Wie verbuche und bezahle ich Eingangsrechnungen automatisch?

1. Eingang als Einkaufsrechnung, bei OCR und Mail2Invoice im Status „Rechnung eingegangen“.
2. Prüfung: Du setzt „Rechnung geprüft“.
3. „Offenen Posten erzeugen“: Dabei entsteht der Buchungsentwurf.
4. Zahllauf und Zahlung.
5. Zahlung in der Bank buchen, Belege und Zahlungen festschreiben und exportieren.

Den Überblick findest du auf der Seite Buchhaltung für SaaS, Apps und Abo-Geschäft, die Gegenrichtung (Ausgangsrechnungen) auf der Seite Wie automatisiere ich das Mahnwesen für Abo-Rechnungen mit Zahlungsziel?

Fiktives Beispiel: Ein App-Unternehmen bekommt im Monat 60 Lieferantenrechnungen: 15 als E-Rechnung, 30 als PDF per Mail, 5 auf Papier, 10 als Kreditkartenbeleg von SaaS-Tools.

Laut weclapp-Preisseite (Stand Oktober 2026) stecken OCR, E-Rechnungs-Erfassung, Zahllauf, Kontierungsregeln sowie DATEV- und BMD-Export in allen Paketen. Es gibt drei Wege. Erstens lädst du unter Einkauf > Rechnungen/Gutschriften Dateien über den Button „E-Rechnung / OCR“ hoch. Zweitens importierst du eine E-Rechnung im Workflow einer Bestellung, nachdem du „E-Rechnung für Bestellungen importieren“ aktiviert hast. Drittens liest Mail2Invoice einen Postfachordner aus; es ist in allen drei Paketen enthalten, ab ERP Starter. Für Integrationen nimmt zusätzlich die REST-API E-Rechnungen als XML an; die Rechnung entsteht im Status „Rechnung eingegangen“. In einem Testmandanten geprüft: Eine XRechnung (CII) wurde angelegt, eine unvollständige Datei nicht.

E-Rechnungen validiert weclapp beim Import nur auf technisch gültiges Format. Eine ungültige verarbeitet weclapp nicht; das Prüfprotokoll kannst du herunterladen und bei den Aussteller:innen reklamieren.

PDF per Mail ist in Deutschland seit 2025 eine sonstige Rechnung. Für bis Ende 2026 ausgeführte Umsätze dürfen Aussteller:innen sie mit deiner Zustimmung weiter nutzen, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz der Aussteller:innen bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG, BMF-FAQ Frage 11); Papier ist in denselben Fristen zulässig. Bis 250 € Gesamtbetrag darf eine Rechnung dauerhaft als sonstige Rechnung (auch PDF) kommen, außer bei Reverse Charge (§ 33 UStDV). Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Umsatzes, nicht das Rechnungsdatum. In Österreich gilt ein PDF mit Zustimmung des Empfängers als elektronische Rechnung, solange Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind (§ 11 Abs. 2 UStG 1994, ris.bka.gv.at). Mehr zur Ausstellung: E-Rechnung für Abo-Anbieter. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Die weclapp-Doku beschreibt Mail2Invoice; Release 26.04.1. Es ist in allen drei Paketen enthalten, ab ERP Starter. Es liest ungefähr alle fünf Minuten die Mails der letzten 30 Tage (PDF- und XML-Anhänge). Als Quelle nimmst du einen Unterordner, nicht den Posteingang. Die Zielordner „Fehler“ und „Keine Verarbeitung“ sind optional; richtest du sie ein, prüfst du sie regelmäßig, denn diese Rechnungen sind noch nicht erfasst. Doppelte Rechnungen erwähnt die Doku nicht. In einem Testmandanten geprüft: Beim E-Rechnungs-Import über die REST-API kennzeichnete weclapp eine zweite Rechnung mit gleicher Nummer derselben Lieferant:in als Dublette („DUP-“ vor der internen Nummer, auch bei anderem Betrag), legte sie aber an; du entscheidest, ob sie ein Duplikat ist. Beim manuell oder per API angelegten Beleg kam keine Warnung. Ob Mail2Invoice Dubletten erkennt, haben wir nicht geprüft.

Bei OCR ordnet weclapp die Lieferant:in über Kundennummer, Firmenname oder USt-ID zu und liest Rechnungsnummer, Datum, Positionen und Beträge. Laut Doku gilt aktuell: nur Einkaufsrechnungen, keine Gutschriften oder Stornorechnungen; Scans mit 300 dpi als PDF, JPG, PNG, GIF oder TIF; Zahlungsbedingung und Zahlungsart können grundsätzlich nicht ausgelesen werden. Wie gut die Erkennung bei deinen Lieferant:innen klappt, zeigen erst deine Belege. Am Beleg führt die API das Kennzeichen createdViaOcr (nur lesbar); einen OCR-Beleg haben wir nicht gesehen. Einen Hinweis auf Mail2Invoice oder die Ursprungsmail trägt der Beleg nicht.

Die OCR führt ein externer Dienstleister aus; welchen, nennt weclapp unterschiedlich. Eine Administrator:in muss zustimmen. Auf Rechnungen stehen auch Namen und Kontaktdaten von Personen: Stimme das Einverständnis mit deiner Datenschutzverantwortung ab. Den Dienstleister und die vertragliche Grundlage klärst du vor der Zustimmung mit weclapp.

weclapp sucht das Konto in dieser Reihenfolge: Buchungskonto am Artikel, Kontierungsregel in der Kontenzuordnung (etwa nach Zahlungsart oder Kennzeichen), Steuerkontenzuordnung, Standardkonto. Bei OCR-Rechnungen entstehen die Positionen zunächst manuell; einen Artikel samt Buchungskonto setzt weclapp nur, wenn es die Artikelnummer eindeutig zuordnen kann. Ohne Artikel greifen Regel, Steuerkonto oder Standardkonto. Meist genügt die Voreinstellung des Buchhaltungsassistenten; welche eigenen Regeln du brauchst, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Wichtig ist der Lieferantenstamm: Daraus übernimmt weclapp Zahlungsbedingung, Zahlungsart, Kostenstelle, Kostenart und Zahlsperre.

Das ersetzt keine Steuerberatung.

Die in einer Rechnung ausgewiesene deutsche Umsatzsteuer kannst du nur abziehen, wenn du eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen auf dem Beleg stehen, etwa Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt sowie Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Die E-Rechnungs-Validierung prüft laut weclapp nur das Format; ob die Angaben stimmen, siehst nur du. Bei Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag genügen weniger Angaben (§ 33 UStDV, nicht bei Reverse Charge).

Rechnungen von Software-Unternehmen aus dem Ausland sind oft keine deutsche E-Rechnung; je nach Sitz schuldet die Leistungsempfänger:in die Umsatzsteuer (Reverse Charge, § 13b UStG), und für diese selbst geschuldete Steuer gilt eine eigene Vorschrift (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG). Wie du das kontierst, legst du mit deiner Steuerberatung fest.

Das ersetzt keine Steuerberatung.

Unter Finanzen > Zahllauf schlägt weclapp fällige Offene Posten vor, die du online bezahlst. Laut Doku (Stand 2023) gilt eine Rechnung ohne Zahlungsbedingung als sofort fällig. Fehlt sie im Lieferantenstamm oder weicht die Rechnung ab, korrigierst du sie am Beleg vor dem Zahllauf.

Laut Doku (Stand 2024) können Zahlungen online nur über Tink und finAPI ausgeführt werden; eine Sammelüberweisung bietet nur finAPI, und deine Bank muss sie unterstützen. Bei Tink gilt der Abruf nur für Banken über PSD2-Schnittstellen; frag vorab den weclapp-Support. Ohne Anbindung lädst du die Zahlungen als SEPA- oder SWIFT-Datei herunter.

Für Kartenbelege (im Beispiel 10) gibt es keine Überweisung. Entweder markierst du den Offenen Posten in der OP-Liste als bezahlt; dabei wird keine Zahlung mit ihm verknüpft. Oder du legst die Kartenabbuchung als manuelle Zahlung am Offenen Posten an (Dollarzeichen); sie ist dann ausgeziffert, aber noch nicht gebucht. Wie du Kartenabrechnungen buchst, klärst du mit deiner Steuerberatung. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Rechnung und Zahlung werden getrennt gebucht. Führst du die Einkaufsrechnung im Workflow bis zum Offenen Posten, erzeugt weclapp einen Buchungsentwurf im Journal. Die Bankbewegung kommt über den Zahlungsdienstleister oder per Kontoauszugsimport nach weclapp; ohne beides legst du die Zahlung am Offenen Posten manuell an. Du buchst sie in der Bank per Schnellbuchung oder Detailansicht; auch sie ist zunächst ein Entwurf. Prüfe die Buchungen vor dem Festschreiben, denn danach sind sie nur noch per Stornobuchung korrigierbar. Für die Steuerberatung schreibst du Belege und Zahlungen fest und exportierst sie: in Deutschland per DATEV-Export (DATEV-Übergabe aus weclapp), in Österreich per BMD-Export (Buchhaltung für SaaS in Österreich).

Das ersetzt keine Steuerberatung.

Deine Steuerberatung kann auf deinen Wunsch kostenlos Zugang zu deinem weclapp-System bekommen, in jedem Paket, auch in ERP Starter.

Rechtlich gilt für Deutschland: Eingehende Rechnungen bewahrst du umsatzsteuerlich acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG), auch PDF-, Papier- und Kartenbelege; Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für die betroffenen Steuern noch nicht abgelaufen ist. Bei einer E-Rechnung bewahrst du mindestens die strukturierten Daten (zum Beispiel die XML-Datei) unverändert auf. Für E-Rechnungen ist eine Archivierung außerhalb eines GoBD-konformen Systems laut BMF umsatzsteuerlich regelmäßig kein Verstoß; die GoBD für deine Buchführung klärst du mit deiner Steuerberatung.

In weclapp liegt die hochgeladene E-Rechnung am Beleg im Tab „Dokumente“; ab dem Offenen Posten ist sie laut Doku (Stand Dezember 2024) dauerhaft gespeichert und nicht mehr löschbar. In einem Testmandanten geprüft: weclapp legt die XML einer importierten E-Rechnung selbst als Dokument ab, per API lässt sich auch ein PDF anhängen; beide ließen sich unverändert abrufen. Einzelne Dokumente ließen sich nicht löschen, auch nicht vor dem Offenen Posten. Für OCR-, Papier-, Karten- und Mail2Invoice-Belege beschreibt die Doku nicht, wo die Originaldatei liegt; das haben wir nicht geprüft. Ob ein Scan das Papieroriginal ersetzen darf, klärst du vorab mit deiner Steuerberatung. Für Österreich gelten andere Regeln, mindestens sieben Jahre Aufbewahrung (§ 132 BAO): E-Rechnung in Österreich.

Das ersetzt keine Steuerberatung.