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Veröffentlicht von Markus Wals

E-Rechnungen empfangen und prüfen: So geht es in weclapp

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KI-generierte Illustration: Ein Umschlag mit Rechnung, eine Lupe und eine Checkliste prüfen den Eingang, danach liegt die Rechnung in einem Schrank mit geöffneter Schublade. Überschrift: E-Rechnungen empfangen, prüfen

Kurz gesagt: Für den Empfang von E-Rechnungen genügt seit 2025 ein E-Mail-Postfach. Prüfe jede Eingangsrechnung vor der Zahlung in vier Stufen (Format, Technik, Pflichtangaben, Inhalt) und bewahre das XML acht Jahre unverändert auf.

Ab 2027 und 2028 müssen deine Lieferant:innen im Inland E-Rechnungen ausstellen, je nach ihrem Vorjahresumsatz. Das Gesetz verlangt beim Empfang wenig. Für den Vorsteuerabzug und einen sauberen Monatsabschluss lohnt sich trotzdem ein fester Prüfweg.

Das Wichtigste in Kürze

  • Empfangen heißt: ein Postfach haben. Eine Pflicht, die Daten maschinell zu verarbeiten, hat der Empfänger laut BMF nicht.
  • Prüfen lohnt sich wegen der Vorsteuer. Den Vorsteuerabzug bekommst du nur aus einer Rechnung, die § 14 UStG entspricht.
  • Ein PDF ist nicht automatisch eine E-Rechnung. Fehlt das XML oder nutzt es ein zu schwaches Profil, ist es eine sonstige Rechnung.
  • Das XML ist der Beleg. Du bewahrst den strukturierten Teil acht Jahre unverändert auf.
  • Prüfen und Buchen sind getrennte Schritte. In weclapp setzt du „Rechnung geprüft“ und den Offenen Posten als eigene Workflow-Schritte.

Was verlangt das Gesetz beim Empfang?

Seit dem 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer:innen. Laut BMF genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Netzwerke wie Peppol sind ein weiterer technischer Weg, den manche Geschäftspartner nutzen.

Eine weitergehende Pflicht, E-Rechnungen maschinell zu verarbeiten, hat der Empfänger laut BMF nicht. Zum Ansehen einzelner Dateien bietet die Finanzverwaltung den ELSTER-E-Rechnungsviewer an. Für ein paar Rechnungen im Monat reicht das, für viele nicht.

Fazit: Ein Postfach erfüllt die Pflicht, ein Prozess macht sie handhabbar. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Warum du trotzdem jede Rechnung prüfen solltest

Nach § 15 Abs. 1 UStG setzt der Vorsteuerabzug eine Rechnung voraus, die nach § 14 UStG ausgestellt ist. Sobald dein Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet ist, ist das eine E-Rechnung mit allen Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG, unter anderem: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag.

Bis die E-Rechnungspflicht deiner Lieferant:innen beginnt, bleibt eine PDF- oder Papierrechnung vorsteuerfähig (§ 27 Abs. 38 UStG). Danach brauchst du eine E-Rechnung nach § 14 UStG.

Fazit: Prüfe Pflichtangaben vor der Zahlung, nicht erst bei der Betriebsprüfung. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Die Prüfung in vier Stufen

Stufe Frage Wenn nein
1. Format Enthält die Datei XML nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD in einem Profil außer MINIMUM und BASIC-WL? sonstige Rechnung; ab der Pflicht des Lieferanten reklamieren
2. Technik Ist das XML gültig und lesbar? Prüfprotokoll an den Aussteller schicken
3. Pflichtangaben Stehen alle Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG im XML? Berichtigung anfordern
4. Inhalt Passen Menge, Preis und Lieferung zu Bestellung und Wareneingang? Zahlung stoppen, mit dem Aussteller klären

Die ersten beiden Stufen übernimmt in der Regel die Software. Stufe 3 und 4 brauchen deinen Blick oder eine Prüfung gegen Bestellung und Wareneingang.

Fazit: Erst die Datei, dann die Steuer, dann die Ware.

So läuft der Eingang in weclapp

Laut weclapp-Hilfe (abgerufen am 04.11.2026) gibt es zwei Wege, E-Rechnungen ins System zu holen:

  • Upload: Über „E-Rechnung / OCR“ unter Einkauf lädst du Dateien hoch, so beschreibt es der Artikel E-Rechnungen / OCR. weclapp liest ZUGFeRD 2.x und XRechnung und validiert beim Upload; das Ergebnis steht in der Spalte „E-Rechnung Validierung“. Ungültige E-Rechnungen verarbeitet weclapp nicht. Papier- und PDF-Rechnungen ohne XML liest die Texterkennung (OCR) aus.
  • Mail2Invoice: Mail2Invoice liest einen Unterordner deines Postfachs etwa alle fünf Minuten, berücksichtigt Mails der letzten 30 Tage und verarbeitet nur PDF- und XML-Anhänge. Die Rechnung landet im Status „Rechnung eingegangen“.

Zwei Grenzen solltest du kennen. Erstens legt der allgemeine Upload nur Standardrechnungen und Gutschriften ohne Bestellbezug an. Für Rechnungen zu einer Bestellung nutzt du laut Import-Anleitung die Workflow-Aktion „E-Rechnung für Bestellungen importieren“. Mehrere Auf- und Abschläge auf einer Rechnung kann weclapp nicht importieren.

Zweitens liest weclapp auch das Profil BASIC-WL ein, das laut BMF keine E-Rechnung ist. Eingelesen heißt also nicht steuerlich anerkannt.

Ist eine E-Rechnung ungültig, lädst du das Prüfergebnis herunter und gibst es dem Aussteller, damit er eine berichtigte Datei schickt. Den Ablauf beschreibt der Hilfeartikel Wie verfahre ich mit einer invaliden E-Rechnung?

Danach führst du die Rechnung durch den Workflow: „Rechnung geprüft“, dann „Offenen Posten erzeugen“. Erst dieser Schritt erzeugt den Buchungsentwurf im Journal. Wie das automatisch weitergeht, zeigt Eingangsrechnungen automatisch verbuchen.

Fazit: weclapp prüft die Technik, die Freigabe zum Offenen Posten bleibt bei dir.

Worauf es in der Praxis ankommt

In einzelnen weclapp-Projekten von wals.pro hakte der Rechnungseingang weniger an der E-Rechnung selbst als an der Einrichtung oder an PDFs ohne XML. Diese Punkte sind uns dabei begegnet:

  • Eigener Ordner für Rechnungen. Hängst du Mail2Invoice an einen gemischten Ordner, landen Antworten, Mahnungen und Zahlungsavis im Einkauf. Richte einen Unterordner nur für Rechnungen ein. Bei geteilten Postfächern braucht das oft eine Freigabe deiner IT.
  • Erster Lauf holt 30 Tage nach. Prüf danach auf Dubletten, bevor du etwas freigibst.
  • PDF ohne XML macht Nacharbeit. Die Texterkennung las in diesen Projekten etwa eine Stundenaufstellung als Positionen, vertauschte Brutto und Netto oder nahm das Bestelldatum als Rechnungsdatum. Bitte deine Lieferant:innen deshalb aktiv um ZUGFeRD oder XRechnung.
  • Falsches Datum verschiebt den Monat. Ein Beleg mit Bestell- statt Rechnungsdatum landet im falschen Monat. Prüf das Rechnungsdatum vor der Freigabe.
  • Steuer und Inhalt getrennt prüfen. Ob die Rechnung formal stimmt, ist eine andere Frage als ob die Ware da ist. Verknüpfe Rechnung und Bestellung, dann siehst du Abweichungen zur Bestellung direkt.

So richtest du den Eingang ein:

  1. Leg ein Postfach oder einen Unterordner nur für Rechnungen an und verbinde ihn mit Mail2Invoice.
  2. Prüf nach dem ersten Lauf die eingelesenen Rechnungen auf Dubletten.
  3. Buch den ersten Monat bewusst von Hand und schreib auf, welcher Lieferant auf welches Konto geht. Ein Standardkonto für alles setzt du besser nicht: Lieber fehlt ein Konto als dass ein falsches gebucht wird.
  4. Bitte Lieferant:innen mit häufigen Erkennungsfehlern um ZUGFeRD oder XRechnung.
  5. Lade eine ungültige E-Rechnung aus dem Fehler-Ordner manuell über „E-Rechnung / OCR“ hoch und gib das Prüfprotokoll an den Aussteller.

Fazit: Ein sauberer Rechnungsordner und Lieferant:innen mit XML sparen mehr Zeit als jede Nachkorrektur.

Wie hilft wals.pro AI for weclapp im Rechnungseingang?

Mit wals.pro AI for weclapp verbindest du dein weclapp per MCP mit einem KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT. Du fragst dann etwa, welche Eingangsrechnungen noch auf Status „neu“ stehen und auf Prüfung warten, oder wie hoch die offenen Eingangsrechnungen je Lieferant sind. Die KI schreibt nie ungefragt — Vorschau, Freigabe, Protokoll.

Über 125 Unternehmen haben sich für wals.pro AI for weclapp registriert. Der Einstieg ist dauerhaft kostenlos, bis 31.12.2026 sind alle Funktionen kostenlos. Mehr zur Idee eines KI-gestützten Rechnungseingangs steht in KI-gesteuerte Rechnungs-Inbox, alles zum Produkt auf wals.pro AI for weclapp.

Fazit: Die KI zeigt dir, welche Eingangsrechnungen auf Prüfung warten.

Was musst du aufbewahren?

Den strukturierten Teil einer E-Rechnung bewahrst du acht Jahre lang unverändert in seiner ursprünglichen Form auf (§ 147 Abs. 3 AO), bei ZUGFeRD also das eingebettete XML. Eine Archivierung außerhalb eines GoBD-Systems ist laut BMF regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b UStG. Die Anforderungen der GoBD an Ordnung und Nachvollziehbarkeit bleiben davon unberührt.

In weclapp liegt eine hochgeladene E-Rechnung am Beleg im Tab „Dokumente“. Führst du sie bis zum Offenen Posten, ist die Datei dauerhaft gespeichert und lässt sich nicht mehr löschen, wie die Import-Anleitung der weclapp-Hilfe erklärt. Die Übergabe an deine Kanzlei beschreibt DATEV-Übergabe aus weclapp.

Fazit: Bewahre das XML auf, nicht nur das PDF. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Wann passt das nicht

  • Du arbeitest nicht mit weclapp. Die vier Prüfstufen gelten trotzdem, die Schritte in deinem System sehen anders aus.
  • Deine Lieferant:innen schicken Rechnungen mit mehreren Auf- und Abschlägen. Die kann weclapp nicht importieren, du erfasst sie von Hand.
  • Die Rechnung gehört zu einer Bestellung. Dann nutzt du statt des allgemeinen Uploads die Workflow-Aktion an der Bestellung.

Fazit: Der Prüfweg ist allgemein, die weclapp-Schritte gelten für Standardfälle.

Quellen und Grenzen

Transparenz: wals.pro ist weclapp-Partner und entwickelt wals.pro AI for weclapp, das wir in diesem Artikel beschreiben. Die rechtlichen Angaben stammen aus dem Umsatzsteuergesetz und vom Bundesfinanzministerium, die weclapp-Angaben aus der weclapp-Hilfe, die Praxishinweise aus eigenen weclapp-Projekten.

Der Artikel deckt den Eingang von Rechnungen in Deutschland ab. Verbuchung, Zahlungsabgleich und DATEV-Export behandeln eigene Seiten. Die Praxishinweise sind anonymisierte Erfahrungen aus weclapp-Einführungen von wals.pro, Stand Oktober 2026.

Das BMF hat am 15.10.2026 ein weiteres Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht, es ist hier nicht ausgewertet. Ob eine konkrete Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt, entscheidet im Zweifel deine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen?

Ja. Laut BMF genügt ein E-Mail-Postfach, auch für Kleinunternehmer:innen. Netzwerke wie Peppol sind ein weiterer technischer Weg. Praktisch ist eine eigene Adresse oder ein eigener Ordner nur für Rechnungen, damit Eingangsrechnungen nicht zwischen anderen Mails untergehen und sich automatisch einlesen lassen.

Muss ich E-Rechnungen automatisch verarbeiten?

Nein. Eine Pflicht zur maschinellen Weiterverarbeitung gibt es laut BMF nicht. Du musst den strukturierten Teil aber acht Jahre unverändert aufbewahren. Einzelne Dateien kannst du mit dem ELSTER-E-Rechnungsviewer ansehen. Bei vielen Rechnungen hilft ein System wie weclapp, das die Daten einliest und technisch prüft.

Was mache ich mit einer ungültigen E-Rechnung?

Reklamiere sie beim Aussteller. weclapp verarbeitet ungültige E-Rechnungen nicht und stellt ein Prüfprotokoll als XML bereit, das du mitschicken kannst. Daraus sieht der Aussteller, welche Regel verletzt ist. Bezahle am besten erst, wenn eine berichtigte Rechnung vorliegt, denn für den Vorsteuerabzug brauchst du eine ordnungsgemäße Rechnung.

Reicht es, das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung zu archivieren?

Nein. Maßgeblich ist das eingebettete XML, deshalb bewahrst du die Datei vollständig und unverändert auf, acht Jahre lang. Ein Ausdruck oder ein neu erzeugtes PDF reicht nicht. In weclapp liegt die Originaldatei am Beleg im Tab „Dokumente“ und lässt sich nach dem Offenen Posten nicht mehr löschen.

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