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Veröffentlicht von Markus Wals

E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Wen sie trifft und ab wann

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KI-generierte Illustration: Zeitstrahl mit drei Kalendern und Schildern, Papierrechnungen wandeln sich unterwegs zu Datenblöcken und laufen in einen Schrank. Überschrift: E-Rechnungspflicht 2027 und 2028

Kurz gesagt: Die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, trifft dich ab dem 01.01.2027, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag, sonst ab dem 01.01.2028. Sie gilt nur für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland, ausgenommen sind Kleinbeträge bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmer:innen. Empfangen müssen alle seit 2025.

Ob du betroffen bist, klärst du mit drei Fragen: Ist dein Kunde ein Unternehmen in Deutschland? Greift eine Ausnahme? Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €?

Das Wichtigste in Kürze

  • Empfangen musst du schon heute. Seit dem 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen annehmen können, auch Kleinunternehmer:innen.
  • Ausstellen hängt an deinem Vorjahresumsatz. Über 800.000 € Gesamtumsatz 2026 bedeutet Pflicht ab 2027, alle anderen folgen 2028.
  • Nur B2B im Inland ist betroffen. Rechnungen an Privatpersonen und ins Ausland fallen nicht unter die deutsche Pflicht.
  • Kleinbeträge bleiben frei. Rechnungen bis 250 € brutto darfst du dauerhaft als sonstige Rechnung schicken, mit wenigen Ausnahmen.
  • Bis Ende 2026 darfst du Papier und PDF weiter schicken. Papier geht ohne Zustimmung, ein PDF mit Zustimmung deines Kunden.

Was die Pflicht genau verlangt

Das Gesetz unterscheidet zwei Pflichten. Empfangen musst du E-Rechnungen seit dem 01.01.2025. Laut den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Ausstellen musst du sie erst nach den Übergangsfristen in § 27 Abs. 38 UStG.

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD nach der Norm EN 16931. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Welches Format du brauchst, klärt unser Artikel XRechnung oder ZUGFeRD?.

Fazit: Der Empfang gilt für alle, die Ausstellung kommt gestaffelt. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Frage 1: Ist dein Kunde ein Unternehmen in Deutschland?

Die Pflicht greift nach § 14 Abs. 2 UStG nur, wenn du an ein anderes Unternehmen lieferst und ihr beide im Inland ansässig seid. Inländisch heißt laut BMF: Sitz, Geschäftsleitung oder eine an dem Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland.

Nicht unter die deutsche Pflicht fallen:

  • Rechnungen an Privatpersonen,
  • Leistungen an juristische Personen, die kein Unternehmen sind,
  • Rechnungen an Firmen in Österreich oder anderen EU-Staaten. Für Österreich steht die Lage in E-Rechnung in Österreich.

Im Shop ist das die schwierigste Frage, weil du nicht immer weißt, ob eine Firma oder eine Privatperson bestellt. Praktisch hilft ein eigenes Feld für Firma und USt-IdNr. im Checkout oder bei der Registrierung: Damit landet die Angabe direkt beim Kunden im ERP, und du musst sie nicht bei jeder Rechnung nachfragen.

Fazit: Nur Rechnungen an Firmen mit Sitz oder Betriebsstätte in Deutschland zählen. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Frage 2: Fällt die Rechnung unter eine Ausnahme?

Auch innerhalb des B2B-Inlands gibt es Ausnahmen, die nicht befristet sind:

  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto darfst du nach § 33 UStDV immer als sonstige Rechnung schicken. Das gilt nicht für Versandhandelsumsätze nach § 3c, innergemeinschaftliche Lieferungen nach § 6a und Fälle der Steuerschuldumkehr nach § 13b UStG.
  • Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa viele Finanz- und Versicherungsleistungen, brauchen keine E-Rechnung.
  • Kleinunternehmer:innen dürfen ihre Rechnungen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung schicken.

Rechnungen an Behörden folgen eigenen Regeln. Beim Bund gilt die E-Rechnungsverordnung. Ausgenommen sind dort nach § 3 Abs. 3 ERechV unter anderem Rechnungen über Direktaufträge bis 1.000 €.

Eine Ausnahme im Gesetz heißt nicht, dass dein Kunde keine E-Rechnung verlangt. In der Praxis schreiben Handelsketten und große Abnehmer sie oft im Vertrag vor, auch für Fälle, die das Gesetz nicht erfasst. Frag deine wichtigsten Firmenkund:innen deshalb früh, was sie erwarten.

Fazit: Kleinbeträge, viele steuerfreie Umsätze und Kleinunternehmer:innen bleiben dauerhaft außen vor. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Frage 3: Welcher Stichtag gilt für dich?

Bis zum 31.12.2026 darfst du für alle Umsätze noch sonstige Rechnungen ausstellen: Papier ohne weitere Bedingung, andere elektronische Formate wie ein PDF mit Zustimmung deines Kunden.

Für das Jahr 2027 gilt die Erleichterung nur noch, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 € nicht überstiegen hat. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG des Rechnungsausstellers im Jahr 2026.

Für die Fristen zählt, wann du den Umsatz ausführst, nicht das Rechnungsdatum. Rechnungen im EDI-Verfahren bleiben unabhängig vom Umsatz bis Ende 2027 zulässig (§ 27 Abs. 38 UStG). Ab dem 01.01.2028 gilt die Pflicht für alle.

Wie sich dein Gesamtumsatz zusammensetzt und wo du 2026 voraussichtlich landest, rechnest du am besten jetzt mit deiner Steuerberatung durch. Wer knapp an der Grenze liegt, plant sicherer für 2027.

Fazit: Über 800.000 € Gesamtumsatz 2026 heißt E-Rechnung ab 2027, sonst ab 2028. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Der Entscheidungsweg als Tabelle

Deine Situation Ausstellen als E-Rechnung Empfangen können
Firma in Deutschland, Rechnung über 250 €, Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € ab 01.01.2027 seit 01.01.2025
Firma in Deutschland, Rechnung über 250 €, Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 € ab 01.01.2028 seit 01.01.2025
Privatperson nein seit 01.01.2025 (für deine Lieferantenrechnungen)
Firma im Ausland nicht nach deutschem Recht seit 01.01.2025
Kleinbetrag bis 250 € brutto nein, mit wenigen Ausnahmen (§§ 3c, 6a, 13b UStG) seit 01.01.2025
Du bist Kleinunternehmer:in nein seit 01.01.2025

Fazit: Prüf zuerst den Kunden, dann die Ausnahme, dann deinen Umsatz.

Was du bis Ende 2026 erledigen solltest

  • Umsatz schätzen: Gesamtumsatz 2026 mit deiner Steuerberatung hochrechnen und den Stichtag festlegen.
  • Kundenstamm sortieren: B2B Inland, Privatpersonen, Ausland und Kleinbeträge trennen. Beispiel, fiktiv: Von 3.000 Rechnungen im Monat gehen 600 an deutsche Firmen, 180 davon bis 250 €. Es bleiben 420 Pflicht-E-Rechnungen.
  • Format testen: Prüfen, ob dein ERP oder Rechnungstool ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder XRechnung erzeugt, und Testrechnungen an deine wichtigsten Firmenkund:innen schicken. Prüf dabei das XML, nicht nur das PDF. In weclapp beschreiben die Hilfeartikel zu ZUGFeRD und XRechnung die Einrichtung.
  • Eingang aufstellen: Ein Postfach für E-Rechnungen festlegen und die Prüfung regeln. In weclapp liest Mail2Invoice Rechnungen aus einem Unterordner deines Postfachs. Wie die Prüfung geht, zeigt E-Rechnungen empfangen und prüfen.

Wie weclapp E-Rechnungen erzeugt und wie die Fristen zusammenhängen, fasst unsere Seite E-Rechnung für Händler in Deutschland zusammen. Für wiederkehrende Rechnungen gibt es E-Rechnung für Abo-Anbieter.

Fazit: Wer 2026 Umsatz, Kundenstamm und Format klärt, startet 2027 ohne Eile.

Wann passt das nicht

  • Du verkaufst nur an Privatpersonen. Dann trifft dich die Ausstellungspflicht nicht, nur der Empfang.
  • Du gehörst zu einer Organschaft oder hast Betriebsstätten im Ausland. Diese Sonderfälle klärst du mit deiner Steuerberatung.
  • Du lieferst an Behörden. Dort gelten zusätzlich die E-Rechnungsverordnung des Bundes und Regeln der Länder, mehr dazu in XRechnung oder ZUGFeRD?.
  • Du stellst wiederkehrende Abo-Rechnungen aus. Dafür gibt es E-Rechnung für Abo-Anbieter.

Fazit: Der Entscheidungsweg gilt für den normalen Handel, Sonderfälle brauchen eine Einzelprüfung. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Quellen und Grenzen

Transparenz: wals.pro ist weclapp-Partner, richtet weclapp ein und bietet mit wals.pro AI for weclapp eine KI-Anbindung für weclapp an. Die rechtlichen Angaben stammen aus dem Umsatzsteuergesetz und den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums, die Einordnung ist unsere. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Der Artikel behandelt die deutsche Pflicht für Rechnungen zwischen Unternehmen. Sonderfälle wie Organschaften, Betriebsstätten im Ausland oder Rechnungen an Behörden deckt er nicht ab. Das BMF hat am 15.10.2026 ein weiteres Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Es ist hier nicht ausgewertet, weil das Original zum Prüfdatum nicht abrufbar war; was es für dich ändert, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer:in E-Rechnungen schreiben?

Nein. Als Kleinunternehmer:in darfst du deine Rechnungen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung schicken, also auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, zum Beispiel als PDF. Eine E-Rechnung darfst du trotzdem ausstellen, wenn deine Kund:innen sie wünschen. Empfangen musst du E-Rechnungen aber seit dem 01.01.2025 wie jedes andere Unternehmen, dafür genügt ein E-Mail-Postfach.

Welcher Umsatz zählt für die Grenze von 800.000 €?

Maßgeblich ist dein Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr, für 2027 also im Jahr 2026. Das sind grundsätzlich deine steuerbaren Umsätze, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze. Wie er sich bei dir zusammensetzt, klärt deine Steuerberatung. Liegst du knapp an der Grenze, rechne früh nach, denn davon hängt ab, ob du schon 2027 umstellen musst.

Brauche ich für Bestellungen von Privatpersonen eine E-Rechnung?

Nein. Rechnungen an Privatpersonen sind von der Pflicht ausgenommen, du kannst sie weiter als PDF oder auf Papier schicken. Im Shop solltest du deshalb sauber trennen, wer als Firma und wer privat bestellt, etwa über ein Feld für Firma und USt-IdNr. Nur die Bestellungen von Firmen im Inland brauchen ab deinem Stichtag eine E-Rechnung.

Gilt die Pflicht für Rechnungen an Firmen in Österreich?

Nicht nach deutschem Recht, weil dein Kunde nicht im Inland ansässig ist. Für Österreich gelten eigene Regeln, die unsere Seite zur E-Rechnung in Österreich zusammenfasst. Ab dem 01.07.2030 bringt die EU-Richtlinie 2025/516 (ViDA) die E-Rechnung zusätzlich für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze. Wer in die EU verkauft, plant das also schon heute mit ein.

Was passiert, wenn ich 2027 trotz Pflicht ein PDF schicke?

Dann hast du die Pflicht nicht erfüllt. Dein Kunde braucht für den Vorsteuerabzug eine Rechnung nach § 14 UStG (§ 15 Abs. 1 UStG) und wird deshalb eine E-Rechnung nachfordern. Bis die richtige Rechnung da ist, kann sich die Zahlung verzögern. Welche Folgen das für dich im Einzelfall hat, klärt deine Steuerberatung.

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