E-Rechnung in Österreich

E-Rechnung in Österreich: Gibt es eine B2B-Pflicht?

Nein. Zwischen Unternehmen reicht in Österreich jede elektronische Rechnung, auch ein PDF per E-Mail, wenn deine Kund:in zustimmt. Pflicht ist die strukturierte E-Rechnung nur für Rechnungen an den Bund, seit 2014 im Format ebInterface oder UBL. Die nächste große Änderung kommt am 01.07.2030: Dann verlangt die EU strukturierte E-Rechnungen für meldepflichtige Lieferungen und Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern. Hier siehst du, was das für deine Rechnungen heißt und wie du dich mit weclapp darauf vorbereitest.

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Illustration von Uhr, Kalender und Glocke in wals.pro-Rot als Sinnbild für Fristen

Zeitleiste zur E-Rechnung in Österreich: seit 01.01.2014 Pflicht gegenüber dem Bund, heute B2B nur mit Zustimmung nach § 11 Abs. 2 UStG, ab 01.07.2030 EU-weite Pflicht für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze; Aufbewahrung 7 Jahre in Österreich, 8 Jahre in Deutschland. Geprüft am 11.10.2026

Rechnungen an den Bund

Seit 01.01.2014 bringen Vertragspartner:innen des Bundes ihre Rechnungen nur noch strukturiert ein, als ebInterface oder UBL. Du bringst sie über das Unternehmensserviceportal ein, per Online-Formular, Upload oder Web-Service, oder über Peppol. Für Länder, Städte und Gemeinden gilt diese Pflicht nicht.

Rechnungen an Unternehmen

Jede elektronische Rechnung zählt, auch ein PDF per E-Mail, wenn deine Kund:in zustimmt (§ 11 Abs. 2 UStG). Die Zustimmung braucht keine Form: Es reicht, dass ihr es so handhabt. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit stellst du sicher.

Rechnungen nach Deutschland

Deine deutschen Firmenkund:innen müssen E-Rechnungen seit 01.01.2025 empfangen können. Ausstellen musst du sie nach deutschem Recht nur mit Sitz, Geschäftsleitung oder beteiligter Betriebsstätte in Deutschland.

Ab 01.07.2030 in der EU

Für meldepflichtige B2B-Umsätze in andere EU-Länder verlangt die Richtlinie (EU) 2025/516 eine E-Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931. Papier und PDF reichen dafür dann nicht mehr. Österreich setzt die Richtlinie bis 30.06.2030 um.

Deutschland und Österreich im Vergleich

Thema	Deutschland	Österreich
Empfang	Pflicht seit 01.01.2025	Nur mit Zustimmung des Empfängers
Ausstellung B2B im Inland	Ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz), ab 2028 für alle	Freiwillig, keine allgemeine Pflicht
Ausnahmen von der Pflicht	B2C, Kleinbeträge bis 250 €	Entfällt mangels Pflicht
Öffentliche Hand	XRechnung, bei Behörden mit Leitweg-ID	Pflicht gegenüber dem Bund seit 01.01.2014
Formate	XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1	ebInterface, UBL (Bund); ZUGFeRD kaum verbreitet
PDF per E-Mail	Sonstige Rechnung, befristet zulässig	Zulässig bei Zustimmung
Aufbewahrung	8 Jahre	7 Jahre (Regelfrist)
Kontenpläne in weclapp	u. a. SKR03, SKR04	u. a. Einheitskontenrahmen AT
Kanzlei-Export aus weclapp	DATEV	BMD-Export

ebInterface

Der österreichische XML-Standard, spezifiziert von WKÖ und AUSTRIAPRO. Für den Bund nennt e-Rechnung.gv.at die Versionen 4.3 bis 6.1, empfohlen ist 6.1.

UBL und Peppol

UBL ist das europäische Format, das der Bund neben ebInterface annimmt. Peppol ist das europäische Netzwerk, über das solche Rechnungen laufen. Die Teilnahme läuft meist über einen Service Provider.

ZUGFeRD und XRechnung

Die deutschen Formate. ZUGFeRD verbindet PDF und XML in einer Datei und ist in Österreich bisher kaum verbreitet. Für Rechnungen an deine deutschen Kund:innen sind beide der Standard.

01

Zustimmung festhalten

Vereinbare mit deinen Kund:innen, dass du Rechnungen elektronisch schickst, etwa in den AGB oder in der Auftragsbestätigung. Dann ist dein PDF per E-Mail eine Rechnung nach § 11 UStG.

02

Rechnungsvorlage prüfen

Deine Vorlage trägt alle Angaben nach § 11 UStG, dazu bei Eintragung im Firmenbuch Firmensitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht. Die Übersicht dazu steht weiter unten.

03

Rechnungen an den Bund testen

Mit dem Test-Upload von e-Rechnung.gv.at siehst du vorab, ob deine Datei angenommen wird. Auftragsreferenz und Lieferantennummer müssen mitkommen. Einzelne Rechnungen erfasst du im Online-Formular des USP.

04

Doppelversand kennzeichnen

Schickst du dieselbe Rechnung als PDF und als XML-Datei, gehört ein Hinweis darauf in die Rechnung. Sonst droht eine Steuerschuld kraft Rechnungslegung.

05

2030 einplanen

Zähl, wie viele deiner Rechnungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern gehen. Für sie brauchst du ab 01.07.2030 eine E-Rechnung nach EN 16931. weclapp erzeugt ZUGFeRD im Profil EN16931 und XRechnung schon heute.

Deine Kund:innen verlangen sie

Großunternehmen fordern von ihren Lieferant:innen aktiv standardisierte E-Rechnungen ein. Das ist Vertragssache, kein Gesetz.

Deine Kund:innen sparen Handarbeit

PDF-Rechnungen müssen beim Empfänger meist noch einmal händisch erfasst werden. Eine strukturierte Rechnung liest ihr System direkt ein.

Du lieferst in andere EU-Länder

Ab 01.07.2030 ist die E-Rechnung für diese Umsätze Pflicht. Wer jetzt umstellt, testet in Ruhe statt unter Fristdruck.

E-Rechnung in allen Paketen

weclapp erstellt Rechnungen als XRechnung, ZUGFeRD und UBL. Verkaufsrechnungen gehen als ZUGFeRD im Profil EN16931 (Version 2.3.1) raus, XRechnungen auch an Behörden mit Leitweg-ID.

Eingangsrechnungen einlesen

Rechnungen deiner Lieferant:innen als ZUGFeRD 2.x oder XRechnung liest weclapp direkt ein. Wie Erfassung, Prüfung und Zahllauf zusammenspielen, zeigt Eingangsrechnungen automatisch verbuchen.

BMD-Export und Kontenrahmen AT

Für österreichische Kanzleien gibt es den BMD-Export, dazu den Einheitskontenrahmen AT als Standard-Kontenplan. Die Monatsroutine beschreibt BMD-Übergabe aus weclapp.

Zugang für deine Steuerberatung

Deine Steuerberatung bekommt auf deinen Wunsch einen kostenlosen Zugang zu weclapp. So arbeitet sie mit denselben Daten wie du.

Wer und was

Name und Anschrift von dir und deiner Kund:in, Menge und Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung, Tag oder Zeitraum der Leistung.

Betrag und Steuer

Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, bei Fremdwährung der Steuerbetrag zusätzlich in Euro.

Kennzeichnung

Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer und deine UID-Nummer. Bei Rechnungen über 10.000 € an Unternehmen auch die UID-Nummer deiner Kund:in.

Kleinbetragsrechnung

Bis 400 € Gesamtbetrag genügen Ausstellungsdatum, Name und Anschrift des Leistenden, Leistung und Leistungstag, Bruttobetrag und Steuersatz. Kleinunternehmer:innen nutzen das unabhängig vom Betrag, außer bei Rechnungen in andere EU-Länder.

Passt

Du rechnest B2B aus Österreich, auch an Kund:innen in Deutschland oder anderen EU-Ländern.
Du willst deine Rechnungen vor 2030 auf strukturierte Daten umstellen, in deinem ERP statt in einer Insellösung.
Deine Kanzlei arbeitet mit BMD oder DATEV und soll die Daten direkt aus weclapp bekommen.

Passt nicht

Du rechnest fast nur an Privatpersonen. Dort ist das PDF meist die bessere Wahl als XML.
Du stellst nur hin und wieder eine Rechnung an den Bund. Dafür reicht das Online-Formular im USP oder das kostenlose ebInterface-Formular der WKO.
Du brauchst eine verbindliche Auskunft zu deinem Einzelfall, etwa zu einer Betriebsstätte in Deutschland. Die gibt dir deine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Gibt es in Österreich eine B2B-Pflicht zur E-Rechnung?

Nein. Das Umsatzsteuerrecht kennt keine Pflicht, elektronische Rechnungen auszustellen. Elektronische Rechnungen, auch ein PDF per E-Mail, gelten mit Zustimmung deiner Kund:in als Rechnung. Eine Pflicht zur strukturierten E-Rechnung besteht nur gegenüber dem Bund.

Muss ich als Lieferant:in des Bundes eine E-Rechnung stellen?

Im Regelfall ja, seit dem 01.01.2014. Vertragspartner:innen des Bundes bringen Rechnungen strukturiert als ebInterface oder UBL ein: über das Unternehmensserviceportal per Online-Formular, Upload oder Web-Service, oder über Peppol. Für den direkten Weg über das USP brauchst du eine USP-Registrierung. Der Leitfaden von e-Rechnung.gv.at nennt Ausnahmen, etwa Barzahlung oder Mietrechnungen. Länder, Städte und Gemeinden verlangen keine E-Rechnung, müssen sie aber annehmen können.

Was ist ebInterface und brauche ich es?

ebInterface ist der österreichische XML-Rechnungsstandard von WKÖ und AUSTRIAPRO. Du brauchst ihn, wenn du an den Bund lieferst (alternativ UBL) oder wenn eine Kund:in ihn verlangt. Zwischen Unternehmen ist das Format frei wählbar: Es zählt, was deine Kund:in annimmt. Für einzelne Rechnungen bietet die WKO ein kostenloses Online-Formular.

Reicht ein PDF per E-Mail?

In Österreich ja, wenn deine Kund:in zustimmt. Das geht auch stillschweigend, indem ihr es beide so handhabt. Schickst du dieselbe Rechnung als PDF und als XML-Datei, gehört ein Hinweis darauf in die Rechnung, sonst droht eine Steuerschuld kraft Rechnungslegung. In Deutschland ist ein einfaches PDF seit 2025 nur noch eine sonstige Rechnung mit befristeter Übergangszeit.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

In Österreich in der Regel sieben Jahre (§ 11 Abs. 2 UStG, § 132 BAO), ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Rechnung bezieht. Die Frist verlängert sich, solange die Unterlagen für ein laufendes Abgabenverfahren wichtig sind. Für Unterlagen zu bestimmten Grundstücken gelten 22 Jahre. In Deutschland sind es acht Jahre.

Was ändert sich 2030?

Ab dem 01.07.2030 gilt für innergemeinschaftliche B2B-Lieferungen und -Leistungen mit Meldepflicht die E-Rechnung nach EN 16931, ohne Papier und PDF (Richtlinie (EU) 2025/516). Österreich setzt das bis 30.06.2030 um. Seit 14.04.2025 dürfen die Mitgliedstaaten außerdem eine nationale Pflicht für Inlandsrechnungen einführen.

Gilt in Österreich 2027 oder 2028 eine Pflicht wie in Deutschland?

Nein. Die Stufen 2027 und 2028 stammen aus dem deutschen Umsatzsteuerrecht und gelten für Umsätze zwischen Unternehmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder beteiligter Betriebsstätte in Deutschland. In Österreich bleibt es bei der strukturierten E-Rechnung gegenüber dem Bund und der elektronischen Rechnung mit Zustimmung. Deine deutschen Kund:innen müssen E-Rechnungen seit 2025 empfangen können, eine Pflicht zum Ausstellen folgt daraus für dich nicht.

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