Wie übergibst du als SaaS-Anbieter:in in Österreich die Buchhaltung aus weclapp an BMD?

weclapp bietet für österreichische Kund:innen einen BMD-Export an. Er läuft auf Journalbasis: Du wählst den Zeitraum, startest den Export und findest die Datei im Protokoll zum Download für die Steuerberatung. Eingerichtet wird er unter Globale Einstellungen > Buchhaltung > Export > BMD Export Einstellungen.

Als Standard-Kontenplan für Österreich führt weclapp den Einheitskontenrahmen Österreich, den du über den Buchhaltungswizard importierst. Die Kanzlei kann auf Wunsch einen kostenlosen Zugang zu deinem System bekommen (laut weclapp-Preisseite, Stand Oktober 2026; die Einzellizenz „weclapp Steuerberater“ ist nur zusammen mit ERP Dienstleistung oder ERP Handel buchbar).

Die Menüpfade stammen aus der weclapp-Hilfe (Stand November 2023); klick sie nach.

Das ersetzt keine Steuerberatung.

Ein fiktives Beispiel: Ein Wiener App-Betrieb mit 800 Abos rechnet überwiegend monatlich ab, also rund 800 Rechnungen im Monat, und arbeitet mit einer BMD-Kanzlei.

Beim ersten Weg erzeugt weclapp die wiederkehrenden Rechnungen selbst. Das setzt das Add-on Vertragsmanagement voraus, Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026, 55 € pro Person und Monat.

Beim zweiten Weg legt dein Abrechnungssystem die Rechnungen per REST-API an. Die API gibt es ab ERP Dienstleistung, nicht im Starter: 86 € bei jährlich bzw. 95 € bei monatlich gebuchter Lizenz je Nutzer:in und Monat, netto (Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026).

Rechenschema für den ersten Weg: Paketpreis × Anzahl der Nutzer:innen, plus Add-on für die Personen, die damit arbeiten. Mit einer Person kommst du auf 86 € + 55 € = 141 € bei jährlich bzw. 95 € + 55 € = 150 € bei monatlich gebuchter Lizenz, netto im Monat. Für einen reinen API-Betrieb reicht eine Lizenz ERP Dienstleistung, eine Mindestanzahl gibt es nicht.

Für die Auflösung einer Sammelauszahlung in Einzelzahlungen und Gebühren gibt es keinen nativen weclapp-Standard; wals.pro setzt dafür Zahlungsabgleich 4 weclapp ein. Mehr dazu auf der Seite Abo-Zahlungen den Rechnungen zuordnen. Wie KI beim Einrichten helfen kann und wo ihre Grenzen liegen, beschreibt die Seite KI-Einrichtung für weclapp.

Frist und Pflicht. Rechnest du an Unternehmen im Inland ab, stellst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes aus; an Privatpersonen bist du dazu in der Regel berechtigt, nicht verpflichtet (§ 11 Abs. 1 Z 1 UStG 1994, RIS). Für sonstige Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten, bei denen der Empfänger die Steuer schuldet, gilt eine kürzere Frist: spätestens der 15. Tag des Kalendermonats, der auf den Monat der Leistung folgt (Z 2). Dann gehören die UID-Nummer des Empfängers und ein Hinweis auf seine Steuerschuldnerschaft auf die Rechnung (Abs. 1a). Welcher Fall zutrifft, klärst du mit deiner Kanzlei. Was eine weclapp-Lizenz mit API leistet, steht auf der Seite Buchhaltung für SaaS, Apps und Abo-Geschäft.

Abos. Auf der Rechnung steht der Tag oder der Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt, bei einem Jahresabo also der Jahreszeitraum (Abs. 1 Z 3 lit. d). Bei abschnittsweiser Abrechnung genügt der Abrechnungszeitraum bis zu einem Kalendermonat; ob deine Abo-Leistung darunter fällt, klärst du mit der Kanzlei. Vereinnahmst du Entgelt für eine noch nicht ausgeführte Leistung, etwa bei einem Jahresabo im Voraus, gelten die Rechnungsvorschriften sinngemäß (Z 4). Die Umsatzsteuer entsteht dabei schon mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du das Entgelt vereinnahmst (§ 19 Abs. 2 Z 1 UStG 1994); nur die Erlöse verteilt die Kanzlei buchhalterisch auf die Monate.

Das ersetzt keine Steuerberatung.

Rechnungen bewahrst du sieben Jahre auf (§ 11 Abs. 2 UStG 1994, § 132 BAO). Die Frist läuft ab Schluss des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht, und länger bei anhängigem Abgabenverfahren. Auf Datenträgern ist sie zulässig, wenn die Wiedergabe vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu gewährleistet ist; bei Unterlagen, die nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt die Urschriftentreue (§ 132 Abs. 2 BAO), bei E-Rechnungen laut USP ebenso.

Eine elektronische Rechnung (auch ein PDF per E-Mail) gilt mit Zustimmung des Empfängers, wenn Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind. Stellst du dieselbe Rechnung in mehreren Formaten aus, weise in der Rechnung darauf hin. Gegenüber dem Bund sind Vertragspartner seit 01.01.2014 zur strukturierten E-Rechnung verpflichtet, übermittelt über das Unternehmensserviceportal oder PEPPOL (USP). Welche Formate weclapp dafür ausgibt, beschreibt die weclapp-Dokumentation nicht. Pflichtangaben, Formate und Kleinbetrag stehen auf der Seite E-Rechnung in Österreich, für deutsche Firmenkunden auf E-Rechnung für Abo-Anbieter:innen.

Das ersetzt keine Steuerberatung.

Umsatzsteuervoranmeldung. Die weclapp-Dokumentation beschreibt nur die Übermittlung über ELSTER, und zwar für das Standardland Deutschland (Seite geändert 17.10.2025); FinanzOnline kommt nicht vor. Eine Voranmeldung aus weclapp an das österreichische Finanzamt ist deshalb nicht belegt. Fällig ist sie spätestens am 15. des zweitfolgenden Monats; bei bis zu 100.000 € Umsatz im Vorjahr gilt das Kalendervierteljahr (Quartal 1 bis 15. Mai), auf Wunsch der Kalendermonat; bei niedrigen Umsätzen kann die Voranmeldung entfallen, das klärst du mit deiner Kanzlei (§ 21 UStG 1994, RIS).

Ist-Versteuerung. Zur ELSTER-Voranmeldung schreibt die weclapp-Dokumentation: „Nein, weclapp unterstützt derzeit nur Soll-Versteuerung.“ In Österreich musst du die Steuer nach vereinnahmten Entgelten berechnen (Istbesteuerung), wenn du für deine gewerblichen Umsätze nicht buchführungspflichtig bist (typisch: Einzelunternehmen mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung), sowie als Freiberufler:in. Kapitalgesellschaften sind in der Regel buchführungspflichtig und versteuern nach vereinbarten Entgelten (Sollbesteuerung). Auf Antrag gestattet das Finanzamt die Sollbesteuerung (§ 17 Abs. 1 und 2 UStG 1994, RIS). Was das für deine Buchungen und den BMD-Export bedeutet, klärst du vor dem Start mit deiner Kanzlei.

Zusammenfassende Meldung. Für Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten mit Steuerschuld beim Empfänger ist eine Zusammenfassende Meldung nötig, grundsätzlich über FinanzOnline (USP). weclapp bietet dafür einen Bericht, den der weclapp-Support auf Anfrage freischaltet; die Dokumentation (Seite geändert 13.11.2023) beschreibt ihn für deutsche Verhältnisse. Ob er für die Meldung über FinanzOnline reicht, prüfst du mit deiner Kanzlei.

Das ersetzt keine Steuerberatung.