Wie ordne ich Abo-Zahlungen automatisch den offenen Rechnungen zu?

Du hinterlegst deine Zugangsdaten unter „Globale Einstellungen > Finanzen > Zahlungsdienstleister“ und verknüpfst den Dienstleister mit einer Hausbank. Laut weclapp-Hilfe werden finAPI, Tink, Qwist, Stripe, Klarna und PayPal unterstützt. Alle sechs können Transaktionen abrufen. Zahlungen ausführen können laut Hilfe nur Tink und finAPI. Ob die Anbindung einzelne Zahlungen oder Auszahlungen des Anbieters liefert und mit welchem Datum, beschreibt die Hilfe nicht. Frag den weclapp-Support, bevor du auf die Automatik baust; Anfragen zu Zahlungsdienstleistern laufen laut Hilfe ausschließlich dort.

Zwei Schalter in der Hausbank steuern sie: „Auto Sync“ holt jede Stunde neue Kontoauszüge, „Verarbeiten neuer Transaktionen“ erkennt eingehende Zahlungen und ordnet sie Rechnungen zu. Die Hilfe (Stand Mai 2024) bezeichnet die Anbindung von Stripe und Klarna als experimentell und nennt sie nur auf Anfrage beim Support; der Storeeintrag zu Stripe (07.10.2026) nennt diese Einschränkung nicht.

weclapp geht in drei Schritten vor. Es identifiziert die Kund:in über IBAN und BIC, sonst über den Namen, der vollständig übereinstimmen muss. Dann sucht es einen offenen Posten mit passendem Betrag; ein erlaubter Skonto wird berücksichtigt. Zusätzlich liest es den Verwendungszweck und sucht dort Auftrags-, Rechnungs- oder Gutschriftsnummer als Referenz.

Keine Zuordnung gibt es laut Hilfe, wenn mehrere offene Posten denselben Betrag haben, der Betrag wegen unberechtigten Skontoabzugs niedriger ist oder die Zahlung außerhalb der Skontofrist eingeht. Über die Referenz im Verwendungszweck erkennt weclapp nur Rechnungsnummern ab sechs Zeichen; gib sie deinen Kund:innen als Zahlungsreferenz mit.

Buchen und Ausziffern sind zwei Schritte. Findet weclapp ein Personen- oder Sammelkonto, bucht es die Zahlung laut Hilfe automatisch ins Journal, auch ohne gefundenen offenen Posten. Prüfe in der OP-Liste, ob die Rechnung als bezahlt erscheint, bevor ein Mahnlauf läuft (mehr auf der Seite Mahnwesen für Abo-Kund:innen automatisieren). Rücklastschriften nennt die Hilfe als automatisch erkannte Fälle; Rückbuchungen von Kartenzahlungen beschreibt sie nicht.

Ein fiktives Beispiel für Deutschland (Inlandsfall mit 19 % Umsatzsteuer; in Österreich gelten 20 % und andere Vorschriften); bei Kleinunternehmer:innen, Reverse Charge oder Privatkund:innen in anderen EU-Ländern gelten ebenfalls andere Regeln. Ein App-Anbieter stellt die Rechnung RE-2026-0412 für ein Jahres-Abo aus: 1.000,00 € netto plus 190,00 € Umsatzsteuer, zusammen 1.190,00 €.

• Vollzahlung: Die Kundin überweist 1.190,00 € und nennt die Rechnungsnummer. Beides ist eindeutig, weclapp ordnet zu und bucht.
• Teilzahlung: Zahlt sie zuerst 600,00 €, ordnet weclapp laut Hilfe nicht automatisch zu, weil der Betrag nicht zum offenen Posten passt; rechnerisch bleiben 590,00 € offen. Die Mahnstufe bei Teilzahlung beschreibt die Hilfe nicht; prüfe das im Testmandanten.
• Erstattung per Überweisung: Erstattest du bei Kündigung anteilig, schreibst du eine Gutschrift über 238,00 € (200,00 € netto plus 38,00 € Umsatzsteuer). Ist die Rechnung bezahlt, kannst du sie mit einer anderen Rechnung verrechnen, eine Zahlung für die Gutschrift erstellen oder sie im Zahllauf bezahlen: online über einen Dienstleister, der Zahlungen ausführen kann (laut Hilfe Tink, finAPI), oder als SEPA- oder SWIFT-Datei für deine Bank.
• Erstattung per Karte: Hast du per Karte kassiert, erstattest du meist im Zahlungstool und ordnest die Rückzahlung selbst zu: Bei negativen Beträgen sucht die Erkennung laut Hilfe nach Lieferant:innen, nicht nach Kund:innen. Für Vorkasse-Rechnungen beschreibt die Hilfe einen anderen Weg (Rechnung stornieren); ob das auf dein Abo-Modell zutrifft, klärst du mit dem weclapp-Support. Die Gutschrift (hier der Korrekturbeleg des Rechnungsausstellers, nicht die Gutschrift nach § 14 Abs. 2 UStG) mindert das Entgelt. Du berichtigst die Umsatzsteuer für den Zeitraum, in dem die Änderung eintritt; ein Unternehmerkunde berichtigt seinen Vorsteuerabzug (§ 17 Abs. 1 und 2 UStG).

Wie die Rechnungen per API entstehen, steht auf der Seite Abo-Rechnungen in Masse per API anlegen. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Die weclapp-Hilfe zeigt den direkten Weg für eine Rechnung mit einer Gebühr: Du trägst beim manuellen Ausziffern Zahlbetrag und Gebühr ein, entweder über das Dollarzeichen in der OP-Liste oder in der Detailansicht des Kontoauszugs. weclapp bucht die Differenz auf das Gebührenkonto, standardmäßig „Nebenkosten des Geldverkehrs“. Ob auf die Gebühr Umsatzsteuer entfällt, zeigt die Abrechnung deines Zahlungsanbieters; die Einordnung legt deine Steuerberatung fest (weclapp-Feld „Steuersatz Gebühren“). Verkaufsprovisionen (zum Beispiel von Marktplätzen) lassen sich laut Hilfe über das Gebührenfeld nicht abbilden.

Kleine Abweichungen erfasst du beim manuellen Ausziffern als Zahlungstoleranz. Die Grenzen legst du selbst fest, die Steuer muss korrigiert werden. Eine echte Überzahlung ist keine Toleranz. Zahlen Kund:innen in einer Fremdwährung, bucht weclapp Währungsdifferenzen laut Hilfe nicht standardmäßig; die Funktion ist dort als in Planung genannt.

Wer viele Zahlungen über einen Anbieter bündelt, kann ein Verrechnungskonto je Zahlungsanbieter führen. Dann darf zwischen Zahlung und Auszahlung Zeit liegen, und die Gebühr bleibt ein eigener Aufwand. Ob du so buchst und wie das im Kontenplan aussieht, legt deine Steuerberatung fest. Das Schema steht auf der Seite Auszahlungen von Zahlungsanbietern abgleichen.

Das ersetzt keine Steuerberatung.

Das hängt davon ab, ob du nach vereinbarten oder nach vereinnahmten Entgelten versteuerst (§ 13 UStG; die Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten gibt es nach § 20 UStG nur auf Antrag und unter Voraussetzungen). Bei vereinnahmten Entgelten zählt der Zahlungszeitpunkt. Aber auch bei vereinbarten Entgelten entsteht die Steuer für eine Vorauszahlung, etwa für ein im Voraus bezahltes Jahres-Abo, mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du die Zahlung erhältst, soweit die Leistung noch nicht ausgeführt ist (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Du meldest sie also in dieser Voranmeldung, nicht verteilt über die Laufzeit. Ob als Zahlungszeitpunkt der Eingang beim Zahlungsanbieter oder bei deiner Bank zählt, stimmst du mit deiner Steuerberatung ab. Auf deinen Wunsch bekommt sie laut Preisseite kostenlosen Zugang zu deinem weclapp. Die Übergabe der Buchungen steht unter DATEV-Übergabe mit weclapp. Die Paragrafen gelten für Deutschland; in Österreich gelten andere Vorschriften.

Das ersetzt keine Steuerberatung.

Für Sammelauszahlungen eines Zahlungsanbieters gibt es keinen nativen weclapp-Standard. wals.pro setzt dafür Zahlungsabgleich 4 weclapp ein: Es löst Sammelavise, etwa von Stripe, Mollie, PayPal oder American Express, in Einzelzahlungen und Gebühren auf und lässt sich um weitere Avis-Quellen erweitern.

Diese Seite ordnet einzelne Zahlungen Rechnungen zu; die Schwesterseite zeigt, wie du die Sammelauszahlung eines Zahlungsanbieters mit einem Verrechnungskonto buchhalterisch auflöst.

Zahlungsabgleich 4 weclapp. Das Produkt von wals.pro erkennt offene Posten und Banktransaktionen, prüft sie und verbucht sie in weclapp. Ein fünfstufiger Scoring-Abgleich bewertet jeden Treffer (Betrag, Datum, Referenztext, Händlername); eindeutige Zahlungen werden gebucht, unsichere gehen in die Prüfung. Es löst Sammelavise, etwa von Stripe, Mollie, PayPal oder American Express, in Einzelzahlungen und Gebühren auf und lässt sich um weitere Avis-Quellen erweitern.

Abgleich im Chat mit wals.pro AI. Die Abgleich-Tools suchen zu einer Banktransaktion passende offene Posten, zeigen die Bewertung und wenden eine Zahlung erst nach Vorschau und Freigabe an. Sie arbeiten pro Posten; für das Aufteilen einer Sammelauszahlung sind sie nicht beschrieben.

Den Überblick für Abo-Anbieter findest du auf der Seite Buchhaltung für SaaS, Apps und Abo-Geschäft mit weclapp.