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Veröffentlicht von Markus Wals

XRechnung oder ZUGFeRD? Welches E-Rechnungsformat du brauchst

E-Rechnung EN 16931 Leitweg-ID weclapp XRechnung ZUGFeRD

KI-generierte Illustration: Ein Schrank gibt eine Rechnung aus, der Weg teilt sich in ein reines Datenblatt und ein Rechnungsblatt mit Datenebene. Überschrift: XRechnung oder ZUGFeRD?

Kurz gesagt: An Firmen schickst du am besten ZUGFeRD im Profil EN 16931 (Comfort). Zulässig ist laut BMF ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit allen Profilen außer MINIMUM und BASIC-WL. XRechnung brauchst du vor allem für Behörden und für Kund:innen, die sie verlangen.

XRechnung und ZUGFeRD sind beide gültige E-Rechnungen. Der Unterschied liegt darin, wer die Rechnung liest: XRechnung ist reines XML für Programme, ZUGFeRD zeigt zusätzlich ein PDF für Menschen. Welches Format du nimmst, hängt an deinen Kund:innen, nicht an deiner Software.

Das Wichtigste in Kürze

  • Beide Formate sind gültige E-Rechnungen. XRechnung und ZUGFeRD erfüllen die europäische Norm EN 16931, die das Umsatzsteuergesetz voraussetzt.
  • XRechnung ist reines XML. Menschen lesen sie nur mit einem Viewer, Programme lesen sie direkt.
  • ZUGFeRD ist PDF plus XML. Deine Kund:innen sehen eine normale Rechnung, ihr System liest die eingebetteten Daten.
  • Nicht jedes ZUGFeRD-Profil zählt. MINIMUM und BASIC-WL enthalten zu wenige Daten und gelten als sonstige Rechnung.
  • weclapp kann beides. ZUGFeRD im Profil EN16931 Comfort per Einstellung, XRechnung per Workflow-Aktion.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist laut der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) der Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Er setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU um und legt fest, wie eine Rechnung als XML-Datensatz aufgebaut ist. Technisch liegt sie in einer von zwei Syntaxen vor, UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII. Gültig ist die Version 3.0 (Stand 11/2026), seit dem 01.02.2024 in Kraft und laut KoSIT mindestens bis zum 31.07.2027.

Eine XRechnung hat kein Rechnungsbild. Du öffnest sie mit einem Viewer, zum Beispiel dem ELSTER-E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung. Für Behörden ist das ideal, weil sie die Daten ohne Abtippen übernehmen.

Fazit: XRechnung ist reines XML und der Standard für Rechnungen an Behörden.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides Format des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ein PDF, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Deine Kund:innen sehen eine gewohnte Rechnung, ihre Buchhaltungssoftware liest die strukturierten Daten. Die aktuelle Version auf der FeRD-Seite ist 2.5.2 (Stand 11/2026).

Wichtig für die Steuer: Weichen PDF und XML voneinander ab, gelten laut BMF die Daten im XML. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen deshalb im strukturierten Teil stehen. Das PDF ist nur die Ansicht.

Fazit: ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit maschinenlesbaren Daten, und rechtlich zählt das XML.

Welche ZUGFeRD-Profile reichen für die Pflicht?

ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die unterschiedlich viele Daten enthalten. Laut BMF erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Profil E-Rechnung im Sinne des UStG? Einsatz
MINIMUM nein, sonstige Rechnung nur Kopfdaten, Buchungshilfe
BASIC-WL nein, sonstige Rechnung ohne Positionen
BASIC ja einfache Rechnungen mit Positionen
EN 16931 (Comfort) ja Standard im B2B-Handel
EXTENDED ja Branchen mit Zusatzangaben
XRECHNUNG ja ZUGFeRD-Variante nach XRechnung-Regeln

Die Spalte „Einsatz“ ist unsere Kurzbeschreibung, keine Definition der Profile. Wenn ein Lieferant dir MINIMUM oder BASIC-WL schickt, ist das während der Übergangsfristen erlaubt, aber keine E-Rechnung.

Fazit: Nimm im Handel EN 16931 (Comfort), MINIMUM und BASIC-WL zählen nicht. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Wann brauchst du XRechnung?

Für Rechnungen an Bundesbehörden gilt die E-Rechnungsverordnung des Bundes. Ausgenommen sind dort nach § 3 Abs. 3 ERechV unter anderem Rechnungen über Direktaufträge bis 1.000 €. Behörden verlangen dafür eine Leitweg-ID, die die Rechnung der richtigen Stelle zuordnet. Länder und Kommunen haben eigene Regeln, die du beim Auftrag abfragst.

Im Geschäft mit Firmen schreibt das Gesetz kein bestimmtes Format vor, solange es EN 16931 erfüllt. Eine Leitweg-ID ist im B2B laut BMF grundsätzlich nicht nötig, ein Platzhalter genügt. Manche Großkunden verlangen trotzdem XRechnung, weil ihr Rechnungseingang darauf ausgelegt ist. Das ist Vertragssache.

Fazit: XRechnung für Behörden und auf Wunsch, ZUGFeRD für die meisten Firmenkund:innen. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Welches Format passt zu deinen Kund:innen?

Nimm … wenn …
ZUGFeRD EN 16931 (Comfort) du an Firmen verkaufst, die weiterhin ein lesbares PDF erwarten
XRechnung du an Behörden lieferst oder ein Kunde sie ausdrücklich verlangt
beides dein Kundenstamm gemischt ist; du legst das Format je Kunde fest
vorerst kein E-Format du nur an Privatpersonen verkaufst; empfangen musst du trotzdem

Fazit: Das Format folgt deinem Kunden, nicht deinem System.

Wie erzeugst du beide Formate in weclapp?

Laut weclapp-Preisseite ist die E-Rechnung in allen Paketen enthalten. Die Schritte stammen aus der weclapp-Hilfe, abgerufen am 04.11.2026.

  • ZUGFeRD: In den globalen Einstellungen für Rechnungen aktivierst du, dass weclapp ZUGFeRD-Daten zu jedem PDF-Rechnungsdokument hinzufügt. weclapp nutzt das Profil EN16931 Comfort nach Spezifikation 2.3.1. Die Hilfe zum ZUGFeRD-Format weist darauf hin, die ZUGFeRD-Codes der Mengeneinheiten zu prüfen. Du findest sie in den Grundeinstellungen unter Grundeinheiten, zum Beispiel H87 für Stück. Bei eigenen Einheiten trägst du den Code selbst ein, wie die Anleitung zu Einheiten zeigt.
  • XRechnung: Du aktivierst eine optionale Workflow-Aktion für Rechnungen, die XML-Datei entsteht in der Rechnung. Die Anleitung zur XRechnung nennt als Voraussetzungen die Leitweg-ID in den Finanzdaten des Kunden und seine E-Mail-Adresse, bei Zahlung per Überweisung eine Standard-Hausbank und die Kontaktdaten des Verkäufers (Name, Telefon, E-Mail). Barzahlung ist nicht möglich, bei Lastschrift braucht es ein SEPA-Mandat. Einen Platzhalter statt der Leitweg-ID erwähnt die Hilfe nicht. Für Firmenkund:innen ohne Leitweg-ID ist ZUGFeRD deshalb der direkte Weg.
  • Nicht dokumentiert: UBL nennt weclapp auf seiner Produktseite, wie du es erzeugst, beschreibt die Hilfe aber nicht. Auch einen Versand über Peppol beschreibt sie nicht. Plane damit nur nach Rückfrage bei weclapp.

Den Überblick über Fristen und Ausnahmen findest du auf E-Rechnung für Händler in Deutschland, ob ein Rechnungstool reicht, in Rechnungstool oder ERP?.

Fazit: In weclapp ist ZUGFeRD eine Einstellung und XRechnung eine Workflow-Aktion mit Voraussetzungen.

Woran scheitern E-Rechnungen in der Praxis?

Das Format einzuschalten ist der kleine Teil. In einzelnen weclapp-Projekten wurden Rechnungen abgelehnt, weil das XML etwas anderes sagte als das PDF. Dein Kunde und seine Software sehen nur das XML. Diese Punkte sind uns dabei begegnet:

  • Einheitencode fehlt oder passt nicht. Der Validator lehnt unbekannte Codes ab. Für Stück passt in der Regel H87 oder C62.
  • Verpackungseinheit nur im PDF. Das PDF zeigt „1 Karton“, das XML 24 Stück zum Stückpreis. Prüft die Plattform deines Abnehmers gegen die Verpackungseinheit, wird die Rechnung abgelehnt. Abhilfe ist ein eigener Artikel für die Verpackungseinheit.
  • Lieferdatum aus einem anderen Feld. PDF und XML ziehen das Datum nicht immer aus derselben Quelle. Vergleich beide an einer Testrechnung.
  • Zusatzangaben des Abnehmers. Handelsketten verlangen oft Lieferscheinnummer, GLN der Adressen oder deine Lieferantennummer. Das schreibt nicht das Gesetz vor, sondern der Vertrag.

So testest du vor dem Stichtag:

  1. Erzeuge für deine wichtigsten Firmenkund:innen je eine Testrechnung.
  2. Prüf das XML mit einem Validator, nicht nur das PDF.
  3. Frag nach, ob der Kunde Zusatzangaben braucht, und schick ihm die Testrechnung.
  4. Stell auf E-Rechnung um, wenn die Testrechnung fehlerfrei durchläuft.

Fazit: Prüf das XML, nicht das PDF, und teste je Kunde, bevor du umstellst.

Wann passt das nicht

  • Du verkaufst nur an Privatpersonen. Dann brauchst du kein E-Format, empfangen musst du E-Rechnungen trotzdem.
  • Ein Kunde verlangt Versand über Peppol oder das Format UBL. Beides beschreibt die weclapp-Hilfe nicht, kläre das vorab mit weclapp.
  • Du lieferst an Behörden in Österreich. Dort gelten andere Formate, siehe E-Rechnung in Österreich.

Fazit: Für den Handel mit Firmen in Deutschland reicht der Entscheidungsweg, Sonderwege klärst du vorab.

Quellen und Grenzen

Transparenz: wals.pro ist weclapp-Partner und richtet weclapp ein, auch die E-Rechnung. Die Angaben zu den Formaten stammen vom Bundesfinanzministerium und von den Stellen, die die Standards pflegen, die Angaben zu weclapp aus der weclapp-Hilfe, die Praxishinweise aus eigenen weclapp-Projekten.

Der Artikel beschreibt die Formate für Deutschland. Österreich nutzt bei Behörden andere Formate, siehe E-Rechnung in Österreich. Die Beschreibung der Profile ist vereinfacht; verbindlich sind die Spezifikationen von FeRD und KoSIT.

Häufige Fragen

Ist ZUGFeRD eine vollwertige E-Rechnung?

Ja. Laut BMF erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen an eine E-Rechnung, mit allen Profilen außer MINIMUM und BASIC-WL. Diese beiden enthalten zu wenige Daten und gelten als sonstige Rechnung. Im Handel nimmst du am besten das Profil EN 16931 (Comfort), das auch weclapp erzeugt.

Muss ich an Firmenkund:innen XRechnung schicken?

Nein. Im B2B ist jedes Format nach EN 16931 zulässig, also auch ZUGFeRD. XRechnung ist nur nötig, wenn ein Kunde sie verlangt oder du an Behörden lieferst. Manche Großkunden schreiben sie in ihren Lieferantenbedingungen vor, weil ihr Rechnungseingang darauf ausgelegt ist. Frag deshalb bei deinen wichtigsten Kund:innen nach, bevor du umstellst.

Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne Rechnungsbild, du öffnest sie mit einem Viewer, etwa dem kostenlosen ELSTER-E-Rechnungsviewer. Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie ein normales PDF und trägt die Daten als eingebettete XML-Datei. Für die Steuer zählen in beiden Fällen die strukturierten Daten, nicht das Bild.

Was gilt, wenn PDF und XML bei ZUGFeRD nicht übereinstimmen?

Laut BMF gehen die Daten im XML vor. Deshalb müssen alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen. Das PDF ist nur eine Ansicht. Vergleich vor der Umstellung an einer Testrechnung, ob Mengen, Preise, Einheiten und Lieferdatum in PDF und XML übereinstimmen.

Warum lehnt mein Kunde meine ZUGFeRD-Rechnung ab?

Meist passt das XML nicht: ein fehlender Einheitencode, eine Verpackungseinheit, die nur im PDF steht, oder Zusatzangaben wie die Lieferantennummer, die der Kunde verlangt. Prüf das XML mit einem Validator und frag nach dem Prüfprotokoll. Daraus siehst du, welche Regel verletzt ist und welches Feld du in weclapp anpassen musst.

Welche ZUGFeRD-Version erzeugt weclapp?

Laut weclapp-Hilfe das Profil EN16931 Comfort nach Spezifikation 2.3.1. Das liegt über der Mindestversion 2.0.1, die das BMF nennt. Dass FeRD inzwischen Version 2.5.2 veröffentlicht hat, ändert daran nichts. Entscheidend ist, dass Version und Profil die Anforderungen erfüllen.

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