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Veröffentlicht von Markus Wals

Wie verwaltest du das MHD im ERP: Charge, FEFO und Ablaufliste?

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KI-generierte Illustration: Kartons mit Kalenderetikett auf einer Palette, einer rot markiert und herausgezogen, daneben eine Ablaufliste. Überschrift: MHD-Verwaltung im ERP

Kurz gesagt: In weclapp hängt das MHD an der Charge: Du erfasst es im Wareneingang, FEFO entnimmt das früheste Datum zuerst. Eine fertige Ablaufwarnung beschreibt die weclapp-Hilfe nicht, die Ablaufliste baust du dir aus Charge, Datum und Bestand.

Wer Lebensmittel oder Getränke lagert, muss wissen, was bald abläuft. In weclapp gehört das Mindesthaltbarkeitsdatum an die Charge, nicht an den Artikel.

Hier steht, wie du es erfasst, nach Datum entnimmst und rechtzeitig siehst, welche Chargen bald ablaufen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Das MHD gehört an die Charge. Zwei Lieferungen desselben Artikels laufen unterschiedlich ab, deshalb trägt in weclapp jede Charge ihr eigenes Verfallsdatum.
  • Erfasst wird im Wareneingang. Du gibst Chargennummer und Verfallsdatum je Position ein, auch in der mobilen Lager-App.
  • FEFO entnimmt das früheste Datum zuerst. weclapp bietet FEFO als Entnahmestrategie für Chargenartikel mit Verfallsdatum, voreingestellt ist FIFO.
  • Die Ablaufliste baust du dir. Eine Automatisierung oder eine Lesefrage an die KI liest Chargen mit Datum und Bestand aus weclapp.

Was unterscheidet MHD und Verbrauchsdatum im Lager?

Das Mindesthaltbarkeitsdatum („mindestens haltbar bis …“) gibt an, bis wann ein Lebensmittel bei richtiger Lagerung seine Eigenschaften behält. Nach Ablauf ist es oft noch genießbar, so beschreiben es das Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat (BMLEH) und das Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit (BVL).

Das Verbrauchsdatum („zu verbrauchen bis …“) tragen mikrobiologisch sehr leicht verderbliche Lebensmittel. Nach diesem Datum gilt ein Lebensmittel laut Artikel 24 der Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV) als nicht sicher.

Nicht sichere Lebensmittel dürfen nach Artikel 14 der Verordnung (EG) 178/2002 nicht in Verkehr gebracht werden. Als Inverkehrbringen gilt laut Artikel 3 auch die unentgeltliche Weitergabe.

Ware nach dem Verbrauchsdatum geht also weder in den Versand noch in eine Spende.

Ob ein Produkt ein MHD oder ein Verbrauchsdatum trägt, hängt am Produkt. weclapp führt dafür kein eigenes Standardfeld. Leg deshalb ein Attribut am Artikel an, etwa „Datumsart“ mit den Werten MHD und Verbrauchsdatum.

Die Ablaufliste muss beide Datumsarten unterscheiden, sonst behandelst du gesperrte Ware wie Abverkaufsware.

Warum gehört das MHD an die Charge?

Ein Artikel hat kein MHD, eine Lieferung schon. Wenn du heute 200 Gläser Pesto bekommst und in drei Wochen weitere 200, laufen die beiden Lieferungen an verschiedenen Tagen ab. Ein Datumsfeld am Artikel kann das nicht abbilden.

In weclapp löst die Chargennummernverwaltung das Problem. Jede Charge bekommt eine Nummer und optional ein Verfallsdatum, Bestand, Entnahme und Lieferung laufen dann je Charge. Chargen gibt es laut weclapp-Preisseite in den Paketen ERP Handel und Enterprise.

Entscheide die Chargenpflicht vor dem ersten Wareneingang. Hatte ein Artikel schon Lagerbewegungen, ließ sich die Chargenführung in unseren Projekten nicht mehr in der Oberfläche einschalten. Es ging nur per mit weclapp abgestimmtem Script oder über einen neuen Artikel.

Stelle Lebensmittel-Artikel auf chargenpflichtig um, bevor der erste Wareneingang gebucht ist.

Wie erfasst du das MHD im Wareneingang?

Im Wareneingang erfasst du je Position die Chargennummer und optional das Verfallsdatum. Beim Wareneingang in der mobilen Lager-App scannst du die Charge oder tippst sie ein. Danach fragt die App nach dem Verfallsdatum, das du eingeben oder überspringen kannst.

Genau dieses Überspringen ist bei Lebensmitteln die häufigste Lücke. Eine Charge ohne Datum fällt aus jeder Ablaufliste heraus, und FEFO kann sie nicht nach Datum sortieren. Lege deshalb fest, dass bei Lebensmitteln kein Wareneingang ohne Datum gebucht wird.

Tragen die Codes deiner Lieferant:innen Charge und MHD im GS1-Format, muss niemand das Datum abtippen. Eigene GS1-Etiketten mit Charge und Verfallsdatum druckst du laut weclapp-Hilfe nur aus dem Wareneingang heraus, also direkt beim Einbuchen.

Stellst du selbst her, setzt weclapp das Datum der neuen Charge laut Hilfe zu den Produktionseinstellungen am Artikel aus Tagesdatum plus Verfallstagen. Optional übernimmt es das früheste Datum der verbrauchten Chargen, wenn das vorher liegt. Bei frischen Zutaten ist diese Option meist die sicherere Wahl.

Ein Datum, das im Wareneingang fehlt, holt später niemand mehr nach.

Wie entnimmst du nach FEFO?

weclapp bietet laut Hilfe vier Entnahmestrategien. Voreingestellt ist FIFO, die zuerst eingelagerte Ware geht zuerst raus. Für Chargenartikel mit Verfallsdatum gibt es FEFO, „Ältestes Verfallsdatum zuerst“. Haben zwei Chargen dasselbe Datum, greift die allgemeine Strategie.

Eingestellt wird FEFO in den globalen Lagereinstellungen im Bereich Entnahmen. Es wirkt bei automatischen Entnahmen.

FEFO wirkt nur, wenn jede Charge ein Datum trägt.

Wie bekommst du eine Ablaufliste?

Die weclapp-Branchenseite für Lebensmittel wirbt mit einer automatischen MHD-Prüfung. Eine Funktion, die dich vorab auf bald ablaufende Chargen hinweist, haben wir in der weclapp-Hilfe nicht gefunden. Die Daten dafür liegen aber in weclapp: An jeder Charge hängt ihr Verfallsdatum, und der Lagerbestand ist je Charge und Lagerplatz gebucht.

Automatisierung mit n8n: Ein Workflow liest einmal pro Woche über die weclapp-API alle Chargen mit Bestand, deren Datum in den nächsten Wochen erreicht wird. Die Liste geht an dein Einkaufs- oder Vertriebsteam. Als Automatisierung für weclapp bauen wir sie mit Artikel, Charge, Lagerplatz, Menge, Datum und Datumsart aus dem Artikel-Attribut.

Lesefrage an die KI: Mit wals.pro AI for weclapp fragst du dein weclapp direkt und nur lesend, zum Beispiel „Welche Chargen laufen in den nächsten 30 Tagen ab?“ Für jede Änderung daraus, etwa eine Umbuchung, gilt: Die KI schreibt nie ungefragt — Vorschau, Freigabe, Protokoll.

Was mit den Chargen auf der Liste passiert, entscheidet dein Team: Abverkauf, Preisnachlass, Spende oder Entsorgung. Abverkauf und Spende kommen nur für Ware mit MHD in Frage, Ware nach dem Verbrauchsdatum ist gesperrt.

Eine Ablaufliste lohnt sich nur, wenn jemand sie jede Woche liest und entscheidet.

Wie prüft der Scan das MHD im Warenausgang?

Die letzte Kontrolle passiert am Packplatz. Fulfillment 4 weclapp liest GS1-128 und GS1-DataMatrix mit GTIN, Charge und optional MHD in einem Scan und bucht auf die gescannte Charge. Steht die Charge nicht in der Lieferung, nicht auf Lager, ist sie reserviert oder schon zugeordnet, lehnt die App den Scan mit Grund ab.

Weicht nur das MHD vom Bestand ab, zeigt sie eine Warnung, die Entscheidung bleibt bei deinen Packer:innen. Für DataMatrix brauchst du einen 2D-Scanner. Details zum Scan findest du auf der Seite Chargen- und Seriennummern-Scan.

Der Scan am Packplatz fängt Verwechslungen ab, die FEFO allein nicht verhindert.

Worauf es in der Praxis ankommt

In unseren Einrichtungsprojekten haben sich diese Regeln bewährt:

  • Altbestand: Ware von vor der Umstellung liegt auf einer Sammelcharge ohne Datum je Lagerplatz. Am fehlenden Datum erkennt jeder Abgleich die Altware.
  • Keine Reservierung auf Chargenebene: Lass Lieferscheine ohne feste Charge entstehen und ordne sie beim Picken oder am Packplatz zu. Sonst blockiert eine reservierte Charge den Scan für den nächsten Auftrag.
  • Abverkauf je Charge: Die Charge mit dem kürzesten Datum bestimmt den Preis, der Normalpreis kommt zurück, wenn sie leer ist. Sichere den Originalpreis, bevor eine Automatisierung ihn ändert, und entscheide je Verkaufskanal.
  • MHD im Shop: Leg vorher fest, welche Charge zählt, etwa die nächste nicht gesperrte, und aktualisiere das Feld täglich.
  • Inventur je Charge: Zähle bei der Inventur in der mobilen Lager-App je Charge, sonst stimmt die Ablaufliste danach nicht mehr.

Die meisten MHD-Fehler entstehen nicht bei der Entnahme, sondern bei Chargen ohne Datum und bei festen Reservierungen.

Checkliste: MHD-Verwaltung im ERP

  • Alle Lebensmittel-Artikel sind chargenpflichtig, bevor der erste Wareneingang gebucht ist
  • Altbestand liegt auf einer Sammelcharge ohne Datum je Lagerplatz
  • Ein Artikel-Attribut hält fest, ob das Produkt ein MHD oder ein Verbrauchsdatum trägt
  • Im Wareneingang wird bei Lebensmitteln kein Datum übersprungen
  • GS1-Codes der Lieferant:innen werden per Scanner gelesen, wo vorhanden
  • FEFO ist als Entnahmestrategie eingestellt, reserviert wird nicht auf Chargenebene
  • Eine Ablaufliste geht jede Woche an eine verantwortliche Person
  • Für Chargen auf der Liste gibt es eine feste Regel je Kanal, der Originalpreis ist gesichert

Hakst du alle acht Punkte ab, findet jede Charge ihren Platz auf der Ablaufliste.

Wann passt das nicht

Ohne Chargen in deinem weclapp-Paket fehlt die Grundlage: Das MHD lässt sich dann nicht je Lieferung führen. Führt ein Fulfiller dein Lager, laufen Entnahme und MHD-Prüfung in dessen System. weclapp braucht dann Rückmeldungen je Charge, wie das geht, steht in der Säule ERP für Lebensmittel und Getränke.

Welche Datumsart für dein Produkt gilt, klärst du mit deiner Lebensmittelüberwachung. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

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Quellen und Grenzen

Grenzen: Ob die „automatische MHD-Prüfung“ der weclapp-Branchenseite eine Ablaufwarnung umfasst, beschreibt die Hilfe nicht, wir behaupten es deshalb nicht. Das Beispiel mit dem Pesto ist ausgedacht. Die Praxishinweise beschreiben, was sich bei uns bewährt hat, nicht jede mögliche Einrichtung.

Hinweis: wals.pro ist weclapp-Partner, baut Automatisierungen mit n8n und entwickelt Fulfillment 4 weclapp und wals.pro AI for weclapp.

Häufige Fragen

Kann weclapp das MHD verwalten?

Ja, über die Charge. Im Wareneingang erfasst du je Position die Chargennummer und optional ein Verfallsdatum, auch in der mobilen Lager-App. Bestand, Entnahme und Lieferung laufen danach je Charge, FEFO entnimmt das früheste Datum zuerst. Chargen gibt es laut weclapp-Preisseite in den Paketen ERP Handel und Enterprise, prüfe also zuerst, ob dein Paket sie enthält.

Warnt weclapp vor ablaufenden Chargen?

Eine fertige Ablaufwarnung beschreibt die weclapp-Hilfe nicht. Die Daten dafür liegen aber vor: Jede Charge trägt ihr Verfallsdatum, der Bestand ist je Charge gebucht. Die Liste der bald ablaufenden Chargen bauen wir als wöchentliche Automatisierung mit n8n, oder du fragst sie über wals.pro AI for weclapp lesend ab.

Kann ich die Chargenpflicht später einschalten?

Bei Artikeln ohne Lagerbewegung ja. Hatte ein Artikel schon Bewegungen, ging das in unseren Projekten nur per mit weclapp abgestimmtem Script oder über einen neuen Artikel. Leg die Chargenpflicht deshalb vor dem ersten Wareneingang fest. Den Altbestand übernimmst du mit einer Sammelcharge ohne Datum je Lagerplatz.

Was ist FEFO?

FEFO heißt „First Expired, First Out“: Die Charge mit dem frühesten Verfallsdatum geht zuerst raus. In weclapp ist FEFO eine Entnahmestrategie für Chargenartikel mit Verfallsdatum, voreingestellt ist FIFO. Du stellst FEFO in den globalen Lagereinstellungen ein, es wirkt bei automatischen Entnahmen. Chargen ohne Datum kann FEFO nicht sortieren.

Muss das MHD im Online-Shop stehen?

Nach Artikel 14 LMIV müssen im Onlinehandel alle Pflichtangaben vor dem Kauf verfügbar sein. Ausgenommen ist das Mindesthaltbarkeits- oder Verbrauchsdatum, es muss erst bei der Lieferung vorliegen. Zeigst du das MHD trotzdem im Shop, leg fest, welche Charge zählt, und aktualisiere es täglich. Das ersetzt keine Rechtsberatung.

Kann der Scanner das MHD vom Etikett lesen?

Ja, wenn das Etikett einen GS1-Code mit MHD trägt. Fulfillment 4 weclapp liest GTIN, Charge und optional MHD in einem Scan und bucht auf die gescannte Charge. Passt das MHD nicht zum Bestand, zeigt die App eine Warnung. Für DataMatrix-Codes brauchst du einen 2D-Scanner, den GS1-Scan schalten wir frei.