Wer darf was? Rollen für die KI im ERP – klar geregelt, einfach vergeben

Am Anfang ist KI im ERP ein Ein-Personen-Projekt. Eine Person probiert aus, verbindet Claude oder ChatGPT mit weclapp und ist begeistert. Dann kommen Vertrieb, Lager, Buchhaltung und Service dazu, und mit ihnen die Frage, die jeder ERP-Verantwortliche kennt: Wer darf eigentlich was?

Problem

Bisher hieß die Antwort bei uns: Rechte je Person, Aktion für Aktion. Das ist genau, aber bei zehn Leuten mühsam, und es beantwortet eine zweite Frage nicht: Warum darf Jana etwas nicht? Liegt es an ihren Rechten, am Tarif, an der Verbindung oder an ihrem weclapp-Benutzer?

Klassische ERP-Rollenmodelle mit Katalogen, Berechtigungsobjekten und Prüfmatrizen sind sehr gründlich, aber für ein Team von zwanzig Leuten oft zu schwer.

Lösung

Rollen in wals.pro AI 4 weclapp sind bewusst einfach gehalten:

• Jede Person hat genau eine Rolle. Eine Rolle ist ein benanntes Bündel: Was darf die Person lesen, welche Aktionen darf die KI für sie ausführen, in welchen Bereichen darf geschrieben werden.
• Sieben Vorlagen nach Arbeitsbereich. Kunden & Kontakte, Vertrieb, Buchhaltung, Artikel & Lager, Einkauf, Versand & Produktion, Service. Der Grundsatz ist überall derselbe: lesen überall, schreiben im eigenen Bereich. Die Vertriebsrolle legt Angebote und Aufträge an, die Lagerrolle bucht Bestände, die Buchhaltung ordnet Zahlungen zu. Die Buchhaltung darf außerdem Buchhaltungsbelege wie Rechnungen stornieren und den Zahlungsstatus offener Posten setzen, ohne dafür Administrator sein zu müssen. Dazu kommen die Systemrollen Betrachter, Bearbeiter und Administrator.
• Eigene Rollen als Kopie. Passt eine Vorlage fast, kopierst du sie und passt sie an. Pro Arbeitsbereich sind höchstens 20 eigene Rollen möglich.
• Eine Seite pro Person. Zugang, Rolle, persönlicher weclapp-Schlüssel und Verbindungen auf einen Blick. Darunter steht, was diese Person wirklich darf. Bei allem, was sie nicht darf, steht der Grund: die Rolle, der Tarif, die Verbindung oder ein fehlendes Recht ihres weclapp-Benutzers.
• Jede Änderung ist nachvollziehbar. Rollen haben Revisionen: Wer hat wann was geändert, und wie war es vorher? Ein früherer Stand lässt sich wiederherstellen, als neue, protokollierte Änderung.

Was gleich sicher bleibt

Die KI kann nie mehr als die Person, für die sie arbeitet. Die Rolle begrenzt, was die Plattform zulässt. Der persönliche weclapp-Schlüssel begrenzt, was weclapp zulässt. Beides gilt bei jedem einzelnen Aufruf, nicht nur bei der Anmeldung.

Niemand ändert die eigene Rolle, und der letzte Administrator lässt sich nicht aus Versehen herabstufen, deaktivieren oder löschen. Wer die Administratorklasse vergibt oder entzieht, muss sich dafür frisch anmelden.

Ergebnis

Eine Rolle je Person, sichtbare Gründe und ein sauberes Protokoll: Das deckt ab, wofür andere Systeme mehrere Ebenen brauchen. Du weißt für jede Person, was sie und ihre KI dürfen, und du erkennst bei jeder Einschränkung, woran sie liegt.

Was es nicht ist

• Je Person genau eine Rolle: keine Teams, keine Verbotsrollen und keine Regeln zur Funktionstrennung.
• Rollen steuern, was die KI schreiben darf. Lesen ist damit nicht in isolierte Bereiche aufgeteilt: Die Vorlagen beschreiben Schreibverantwortung, keine getrennten Lesebereiche, und es gibt keine Filter auf einzelne Felder.
• Vorlagen und eigene Rollen gibt es auf jedem bezahlten Tarif. Im kostenlosen Tarif gibt es die drei Systemrollen Betrachter, Bearbeiter und Administrator.
• Die Rechte des weclapp-Benutzers hinter dem Schlüssel gelten weiter und werden nicht ersetzt.

Was du tun musst

Zunächst nichts. Wer bisher eine individuelle Rechteliste hatte, behält sie, bis sein Arbeitsbereich auf Rollen umgestellt wird; die Umstellung erweitert keine Rechte. Neue Mitglieder starten als Betrachter, die Standardrolle für Einladungen lässt sich für den Arbeitsbereich ändern.

Willst du Struktur reinbringen, öffnest du die Rollenseite, wählst für jeden Bereich die passende Vorlage und weist sie mit einem Klick mehreren Personen zu.

Wie du dein Team einrichtest, steht im Hilfe-Artikel Team einladen und Rechte verstehen. Was wals.pro AI 4 weclapp sonst kann, findest du auf der Produktseite und im Überblick zum weclapp-MCP-Server. Verbinde wals.pro AI mit deinem weclapp unter ai.wals.pro oder buch dir einen Termin unter wals.pro/termin.