Retouren, Storno und Gutschrift bei Marktplatzaufträgen in weclapp: Wer löst was aus, und was kommt zurück
Kurz gesagt: Bei Marktplatzaufträgen gibt es drei Rückwärtsgänge mit verschiedenen Auslösern. Ein Storno kommt vor dem Versand vom Marktplatz oder von dir, eine Retoure läuft nach dem Versand über den Marktplatz zurück zu dir, und zu jeder Erstattung gehört eine Gutschrift in weclapp, sonst findet die Auszahlung ihre Rechnung nicht. Bei OTTO Market erledigt weclapp Retourenmeldung und Gutschrift, bei Amazon legst du die Gutschrift selbst an, bei Mirakl-Marktplätzen löst du Storno und Erstattung im Händlerportal aus.
Die Fragen klingen ähnlich: Was passiert bei Stornos und Retouren? Gibt es automatische Gutschriften bei Teilretouren? Wie läuft der Retourenprozess bei Kaufland? Dahinter stecken drei Vorgänge, die man auseinanderhalten muss, weil jeder einen anderen Auslöser hat. Wer sie vermischt, bekommt doppelte Gutschriften oder versendet stornierte Bestellungen.
Übersicht: Wer macht was
| Storno vom Marktplatz | Storno aus weclapp | Retourenlabel | Gutschrift | |
|---|---|---|---|---|
| Amazon | Seller Central prüfen | Seller Central | Amazon | du legst sie an |
| eBay | Einstellung „stornierte Aufträge importieren“ | weclapp meldet storniert | eBay | du legst sie an |
| OTTO Market | OTTO Partner Connect prüfen | OTTO Partner Connect | DHL Online-Retoure aus weclapp | OTTO erstellt, weclapp importiert |
| Mirakl-Marktplätze | Händlerportal prüfen | Händlerportal | Marktplatz | du legst sie an |
| Kaufland.de, Temu | Händlerportal prüfen | Händlerportal | Marktplatz | du legst sie an |
1. Storno: Der Auftrag darf nicht mehr auf den Packtisch
Ein Storno kommt in zwei Richtungen. Entweder storniert die Kund:in beim Marktplatz, bevor du versendet hast, oder du stornierst, weil kein Bestand da ist.
Kommt das Storno vom Marktplatz, muss es in weclapp bekannt sein, bevor die Lieferung erzeugt wird. Bei eBay liest weclapp stornierte Bestellungen mit der Einstellung „Importiere stornierte Aufträge“ ein. Bei Mirakl-Marktplätzen holt unsere Anbindung Bestellungen, die der Marktplatz vor dem Import storniert hat, gar nicht erst nach weclapp. Storniert der Marktplatz nach dem Import, bleibt der Auftrag in weclapp offen. Deshalb gehört vor den Versand ein Blick auf den Status im Händlerportal, und der Auftrag wird in weclapp storniert.
Stornierst du selbst, gilt die Gegenrichtung: Bei eBay meldet weclapp den Status storniert zurück. Bei Mirakl-Marktplätzen lehnst du die Bestellung im Händlerportal ab und stornierst den Auftrag in weclapp. Bei Amazon und OTTO stornierst du im Seller Central beziehungsweise in OTTO Partner Connect.
Für dich heißt das: Prüfe vor dem Versand, ob der Marktplatz die Bestellung noch will. Ein Storno, das nur in einem der beiden Systeme steht, erzeugt entweder eine Sendung ohne Bestellung oder eine Bestellung ohne Sendung.
2. Retoure: Die Ware kommt über den Marktplatz zurück
Die Rücksendung organisiert in der Regel der Marktplatz. Die Kund:in meldet die Retoure dort an, bekommt das Label dort, und die Erstattung erscheint in deiner Abrechnung. In weclapp hast du damit zwei Aufgaben: die Ware wieder einbuchen und den Beleg dazu erzeugen.
Bei OTTO Market ist beides in weclapp abgebildet. Du legst die Retoure zum Auftrag an und buchst sie ein, weclapp meldet die Retourenpositionen an OTTO, mit Grund und Zustand. OTTO erstellt die Gutschrift in deinem Namen, weclapp importiert sie. Die Einstellung „Retourenpositionen standardmäßig zu OTTO synchronisieren“ regelt, ob das für jede Position gilt oder du je Position entscheidest. Das Retourenlabel für OTTO-Kund:innen entsteht aus weclapp als DHL Online-Retoure, nicht als normales Retourenlabel, sonst passt die Kennung bei OTTO nicht. Die Adresse, an die Retouren gehen, stellst du in den Grundeinstellungen unter Retouren ein, sonst nimmt weclapp deine Hauptadresse.
Bei Amazon, Kaufland.de, Temu und Mirakl-Marktplätzen läuft der Rückweg über den Marktplatz. In weclapp buchst du die Ware ein, wenn sie da ist, und legst die Gutschrift zur Rechnung an. Welche Felder und Fristen dein Marktplatz dabei verlangt, gehen wir im Vorgespräch durch.
Für dich heißt das: Der Rückweg der Ware ist Sache des Marktplatzes. In weclapp zählt, dass die Retoure am Auftrag hängt, damit Bestand und Gutschrift zusammenpassen.
3. Gutschrift: Ohne sie findet die Auszahlung die Rechnung nicht
Erstattet der Marktplatz, steht in der nächsten Abrechnung ein Minusbetrag zur Bestellung. Dieser Betrag braucht in weclapp einen Beleg, sonst bleibt die Rechnung als bezahlt stehen, obwohl das Geld zurückging, und die Abrechnung geht nicht auf.
Bei OTTO kommt die Gutschrift von OTTO und weclapp importiert sie, wenn die automatische Rechnungs- und Gutschriftsübertragung vom Marktplatz aktiv ist. Bei Amazon ist es umgekehrt: weclapp importiert die Erstattung aus dem Abrechnungsbericht nur dann in die Amazon-Bank, wenn du vorher zur Rechnung eine Gutschrift angelegt hast. Das gilt auch bei Teilretouren. Bei Mirakl-Marktplätzen löst du die Erstattung im Händlerportal aus, der Marktplatz verrechnet sie in der Abrechnung, und du legst in weclapp die Gutschrift zur Rechnung an.
Wann die Umsatzsteuer dazu berichtigt wird und wie die Gutschrift aussehen muss, legt deine Steuerberatung fest.
Für dich heißt das: Zu jeder Erstattung des Marktplatzes gehört eine Gutschrift in weclapp, bevor die Abrechnung eingelesen wird. Bei OTTO kommt sie von allein, bei allen anderen legst du sie an.
Wo doppelte Gutschriften entstehen
Der ärgerlichste Fehler ist nicht die fehlende, sondern die doppelte Gutschrift. Amazon erstattet der Kund:in sofort, du legst die Gutschrift an. Wochen später kommt die Ware zurück, das Lager bucht eine Retoure ein, und aus der Retoure entsteht noch einmal eine Gutschrift. Zwei Belege, eine Erstattung, und die Umsatzsteuer zweimal gemindert.
Die Regel dagegen ist einfach: Die Gutschrift gehört zur Erstattung, nicht zur Ware. Hat die Erstattung schon eine Gutschrift, bucht die Retoure nur noch Bestand. Welcher Weg in deinem Lager zuerst kommt, entscheidet, wo der Beleg entsteht. Lege das einmal fest, und die Dubletten verschwinden.
Ein zweiter Fall: Bei OTTO erstellt OTTO die Gutschrift. Legst du in weclapp zusätzlich eine an, hast du ebenfalls zwei Belege. Dort gilt: Retoure anlegen, einbuchen, auf die importierte Gutschrift warten.
Nächster Schritt
Wenn bei dir Gutschriften doppelt oder gar nicht entstehen, schauen wir im Vorgespräch auf deinen Retourenweg: Wer erstattet wann, wo entsteht der Beleg, und was sieht der Packplatz. Daraus wird eine Reihenfolge, die in weclapp ohne Nacharbeit läuft.
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