Retouren, Storno und Gutschrift bei Marktplatzaufträgen in weclapp: Wer löst was aus, und was kommt zurück

Die Fragen klingen ähnlich: Was passiert bei Stornos und Retouren? Gibt es automatische Gutschriften bei Teilretouren? Wie läuft der Retourenprozess bei Kaufland? Dahinter stecken drei Vorgänge, die man auseinanderhalten muss, weil jeder einen anderen Auslöser hat. Wer sie vermischt, bekommt doppelte Gutschriften oder versendet stornierte Bestellungen.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Storno muss in beiden Systemen stehen. Steht es nur in einem, entsteht eine Sendung ohne Bestellung oder eine Bestellung ohne Sendung.
• Den Rückweg der Ware organisiert in der Regel der Marktplatz. In weclapp buchst du die Ware ein und hängst die Retoure an den Auftrag.
• Zu jeder Erstattung gehört eine Gutschrift in weclapp. Sonst bleibt die Rechnung als bezahlt stehen, obwohl das Geld zurückging.
• Bei OTTO Market kommt die Gutschrift von OTTO. Bei den anderen Marktplätzen legst du sie selbst an.
• Die Gutschrift gehört zur Erstattung, nicht zur Ware. So vermeidest du doppelte Belege.

Wer macht was bei Storno, Retoure und Gutschrift?

	Storno vom Marktplatz	Storno aus weclapp	Retourenlabel	Gutschrift
Amazon	Seller Central prüfen	Seller Central	Amazon	du legst sie an
eBay	Einstellung „stornierte Aufträge importieren“	weclapp meldet storniert	eBay	du legst sie an
OTTO Market	OTTO Partner Connect prüfen	OTTO Partner Connect	DHL Online-Retoure aus weclapp	OTTO erstellt, weclapp importiert
Mirakl-Marktplätze	Händlerportal prüfen	Händlerportal	Marktplatz	du legst sie an
Kaufland.de, Temu	Händlerportal prüfen	Händlerportal	Marktplatz	du legst sie an

Fazit: Bei OTTO Market erledigt weclapp Retourenmeldung und Gutschriftimport, bei Amazon legst du die Gutschrift selbst an, bei Mirakl-Marktplätzen löst du Storno und Erstattung im Händlerportal aus.

1. Storno: Wie verhinderst du, dass ein stornierter Auftrag auf den Packtisch kommt?

Ein Storno kommt in zwei Richtungen. Entweder storniert die Kund:in beim Marktplatz, bevor du versendet hast, oder du stornierst, weil kein Bestand da ist.

Kommt das Storno vom Marktplatz, muss es in weclapp bekannt sein, bevor die Lieferung erzeugt wird. Bei eBay liest weclapp stornierte Bestellungen mit der Einstellung „Importiere stornierte Aufträge“ ein. Bei Mirakl-Marktplätzen holt unsere Anbindung Bestellungen, die der Marktplatz vor dem Import storniert hat, gar nicht erst nach weclapp. Storniert der Marktplatz nach dem Import, bleibt der Auftrag in weclapp offen. Deshalb gehört vor den Versand ein Blick auf den Status im Händlerportal, und der Auftrag wird in weclapp storniert.

Stornierst du selbst, gilt die Gegenrichtung: Bei eBay meldet weclapp den Status storniert zurück. Bei Mirakl-Marktplätzen lehnst du die Bestellung im Händlerportal ab und stornierst den Auftrag in weclapp. Bei Amazon und OTTO stornierst du im Seller Central beziehungsweise in OTTO Partner Connect.

Fazit: Prüfe vor dem Versand, ob der Marktplatz die Bestellung noch will. Ein Storno, das nur in einem der beiden Systeme steht, erzeugt entweder eine Sendung ohne Bestellung oder eine Bestellung ohne Sendung.

2. Retoure: Was passiert, wenn die Ware über den Marktplatz zurückkommt?

Die Rücksendung organisiert in der Regel der Marktplatz. Die Kund:in meldet die Retoure dort an, bekommt das Label dort, und die Erstattung erscheint in deiner Abrechnung. In weclapp hast du damit zwei Aufgaben: die Ware wieder einbuchen und den Beleg dazu erzeugen.

Bei OTTO Market ist beides in weclapp abgebildet. Du legst die Retoure zum Auftrag an und buchst sie ein, weclapp meldet die Retourenpositionen an OTTO, mit Grund und Zustand. OTTO erstellt die Gutschrift in deinem Namen, weclapp importiert sie. Die Einstellung „Retourenpositionen standardmäßig zu OTTO synchronisieren“ regelt, ob das für jede Position gilt oder du je Position entscheidest.

Das Retourenlabel für OTTO-Kund:innen entsteht aus weclapp als DHL Online-Retoure, nicht als normales Retourenlabel, sonst passt die Kennung bei OTTO nicht. Die Adresse, an die Retouren gehen, stellst du in den Grundeinstellungen unter Retouren ein, sonst nimmt weclapp deine Hauptadresse. Den ganzen Weg einer Shop-Retoure vom Label bis zur Gutschrift beschreibt Wie laufen Retouren im Onlineshop durch?.

Bei Amazon, Kaufland.de, Temu und Mirakl-Marktplätzen läuft der Rückweg über den Marktplatz. In weclapp buchst du die Ware ein, wenn sie da ist, und legst die Gutschrift zur Rechnung an. Welche Felder und Fristen dein Marktplatz dabei verlangt, gehen wir im Vorgespräch durch.

Fazit: Der Rückweg der Ware ist Sache des Marktplatzes. In weclapp zählt, dass die Retoure am Auftrag hängt, damit Bestand und Gutschrift zusammenpassen.

3. Gutschrift: Warum findet die Auszahlung ohne sie die Rechnung nicht?

Erstattet der Marktplatz, steht in der nächsten Abrechnung ein Minusbetrag zur Bestellung. Dieser Betrag braucht in weclapp einen Beleg, sonst bleibt die Rechnung als bezahlt stehen, obwohl das Geld zurückging, und die Abrechnung geht nicht auf.

Bei OTTO kommt die Gutschrift von OTTO und weclapp importiert sie, wenn die automatische Rechnungs- und Gutschriftsübertragung vom Marktplatz aktiv ist. Bei Amazon ist es umgekehrt: weclapp importiert die Erstattung aus dem Abrechnungsbericht nur dann in die Amazon-Bank, wenn du vorher zur Rechnung eine Gutschrift angelegt hast. Das gilt auch bei Teilretouren.

Bei Mirakl-Marktplätzen löst du die Erstattung im Händlerportal aus, der Marktplatz verrechnet sie in der Abrechnung, und du legst in weclapp die Gutschrift zur Rechnung an. Wann die Umsatzsteuer dazu berichtigt wird und wie die Gutschrift aussehen muss, legt deine Steuerberatung fest.

Fazit: Zu jeder Erstattung des Marktplatzes gehört eine Gutschrift in weclapp, bevor die Abrechnung eingelesen wird. Bei OTTO kommt sie von allein, bei allen anderen legst du sie an.

Wo entstehen doppelte Gutschriften?

Der ärgerlichste Fehler ist nicht die fehlende, sondern die doppelte Gutschrift. Amazon erstattet der Kund:in sofort, du legst die Gutschrift an. Wochen später kommt die Ware zurück, das Lager bucht eine Retoure ein, und aus der Retoure entsteht noch einmal eine Gutschrift. Zwei Belege, eine Erstattung, und die Umsatzsteuer zweimal gemindert.

Die Regel dagegen ist einfach: Die Gutschrift gehört zur Erstattung, nicht zur Ware. Hat die Erstattung schon eine Gutschrift, bucht die Retoure nur noch Bestand. Welcher Weg in deinem Lager zuerst kommt, entscheidet, wo der Beleg entsteht. Lege das einmal fest, und die Dubletten verschwinden.

Ein zweiter Fall: Bei OTTO erstellt OTTO die Gutschrift. Legst du in weclapp zusätzlich eine an, hast du ebenfalls zwei Belege. Dort gilt: Retoure anlegen, einbuchen, auf die importierte Gutschrift warten.

Fazit: Lege einmal fest, wo der Beleg entsteht. Hat die Erstattung schon eine Gutschrift, bucht die Retoure nur noch Bestand.

Nächster Schritt

Wenn bei dir Gutschriften doppelt oder gar nicht entstehen, schauen wir im Vorgespräch auf deinen Retourenweg: Wer erstattet wann, wo entsteht der Beleg, und was sieht der Packplatz. Daraus wird eine Reihenfolge, die in weclapp ohne Nacharbeit läuft.

Vorgespräch buchen

Weiterlesen:

• Wie binde ich OTTO Market an weclapp an?
• Wie binde ich Amazon an weclapp an?
• Marktplatz-Auszahlungen in weclapp abgleichen
• Mirakl-Marktplätze an weclapp anbinden

Quellen und Grenzen

Der Artikel beruht auf unserer Projekterfahrung mit weclapp. Er verlinkt keine externen Quellen.

Welche Felder und Fristen dein Marktplatz bei Retouren verlangt, klären wir im Vorgespräch. Wann die Umsatzsteuer berichtigt wird und wie die Gutschrift aussehen muss, legt deine Steuerberatung fest.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Storno, Retoure und Gutschrift?

Ein Storno betrifft eine Bestellung vor dem Versand, eine Retoure die Ware nach dem Versand, und die Gutschrift ist der Beleg zur Erstattung. Jeder Vorgang hat einen anderen Auslöser.

Wer legt die Gutschrift an, weclapp oder ich?

Bei OTTO Market erstellt OTTO die Gutschrift in deinem Namen und weclapp importiert sie. Bei Amazon, eBay, Mirakl-Marktplätzen, Kaufland.de und Temu legst du sie selbst an.

Warum brauche ich bei Amazon die Gutschrift vor dem Abrechnungsimport?

weclapp importiert die Erstattung aus dem Abrechnungsbericht nur dann in die Amazon-Bank, wenn du vorher zur Rechnung eine Gutschrift angelegt hast. Das gilt auch bei Teilretouren.

Wie vermeide ich doppelte Gutschriften?

Die Gutschrift gehört zur Erstattung, nicht zur Ware. Hat die Erstattung schon eine Gutschrift, bucht die Retoure nur noch Bestand. Bei OTTO legst du keine zusätzliche Gutschrift an, sondern wartest auf die importierte.

Was passiert, wenn der Marktplatz nach dem Import storniert?

Dann bleibt der Auftrag in weclapp offen. Prüfe deshalb vor dem Versand den Status im Händlerportal und storniere den Auftrag in weclapp.