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Veröffentlicht von Markus Wals

E-Rechnung im Onlineshop für B2B: Was Händler jetzt ändern müssen

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KI-generierte Illustration: Ein Warenkorb, dessen Weg sich teilt: zu einer Privatperson mit Papierbeleg und rot markiert zu einem Firmengebäude mit strukturierter Rechnung. Überschrift: E-Rechnung im Onlineshop für B2B

Kurz gesagt: Bestellt ein Unternehmen aus Deutschland für sein Unternehmen, braucht die Rechnung nach der Übergangsfrist (ab 01.01.2027 oder 01.01.2028, je nach Vorjahresumsatz) das E-Rechnungsformat, Privatkund:innen bekommen weiter eine normale Rechnung. Dein Shop muss deshalb Firmenbestellungen erkennen, und genau ein System, Rechnungs-App oder ERP, schreibt die E-Rechnung.

Die E-Rechnung im Onlineshop betrifft B2B-Bestellungen, nicht dein ganzes Geschäft. Ab wann das für dich gilt, steht im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht für Händler. Hier geht es darum, was du im Shop und im ERP ändern musst.

Das Wichtigste in Kürze

  • B2C bleibt, wie es ist. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für Leistungen an andere Unternehmen im Inland, nicht für Privatkund:innen.
  • Der Shop muss B2B erkennen. Firmenname, USt-IdNr. oder eine Kundengruppe trennen die Bestellungen; das ERP muss die Unterscheidung übernehmen.
  • Die Rechnung kommt aus dem System, das E-Rechnungen kann. Ob das eine Rechnungs-App im Shop oder das ERP ist, entscheidest du nach Format und Prozess.
  • Kleinbeträge und Übergangsfristen bleiben. Rechnungen bis 250 Euro dürfen weiter als normale Rechnung gehen. Papier geht bis Ende 2026 ohne Weiteres, ein PDF mit Zustimmung der Empfänger:in; 2027 gilt das nur noch bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
  • Shop-Abgleich und Korrekturen prüfen. Der Abgleich kann die Rechnungsadresse überschreiben, und Korrekturen zu E-Rechnungen gehen wieder als E-Rechnung.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Privatkund:innen?

Grafik: Wen die E-Rechnung im Shop trifft. Für Privatkund:innen bleibt es bei der Rechnung wie bisher, eine E-Rechnung ist nur mit Zustimmung möglich. Für Unternehmen im Inland, die für ihr Unternehmen bestellen, wird die E-Rechnung zur Pflicht, ab 2027 oder 2028 je nach Vorjahresumsatz.

Nein. Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG musst du eine E-Rechnung ausstellen, wenn du an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen leistest und ihr beide im Inland ansässig seid. Ansässig heißt: Sitz, Geschäftsleitung oder beteiligte Betriebsstätte im Inland, ersatzweise Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt. Für Privatkund:innen bleibt es bei der Rechnung, die du heute schon ausstellst. Ausgenommen sind außerdem steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG; für den typischen Warenverkauf im Shop spielt das selten eine Rolle.

Eine E-Rechnung an Privatkund:innen schicken darfst du grundsätzlich auch, aber nur, wenn sie zustimmen: Außerhalb der Pflicht verlangt § 14 Abs. 1 UStG die Zustimmung des Empfängers.

Fazit: Für B2C-Bestellungen ändert sich nichts, die Arbeit liegt bei den Bestellungen von Firmen. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Wie erkennt dein Shop eine B2B-Bestellung?

Grafik: Woran der Shop eine Firma erkennt. Der Firmenname im Adressfeld ist einfach, aber unscharf, weil auch Privatkund:innen dort manchmal etwas eintragen. Die USt-IdNr. im Checkout ist ein klares Signal, wenn das Feld geprüft wird, aber nicht jedes Unternehmen hat eine. Eine Kundengruppe oder ein B2B-Konto ist am verlässlichsten, weil jede Bestellung die Einordnung mitbringt.

An den Daten, die Kund:innen beim Bestellen angeben. Drei Merkmale sind gängig:

  • Firmenname im Adressfeld: einfach, aber unscharf. Auch Privatkund:innen tragen dort manchmal etwas ein.
  • USt-IdNr. im Checkout: ein klares Signal für ein Unternehmen, wenn das Feld geprüft wird. Nicht jedes Unternehmen hat eine.
  • Kundengruppe oder B2B-Konto: am verlässlichsten, weil du Firmenkund:innen einmal einordnest und jede Bestellung die Einordnung mitbringt.

Wichtig ist, dass das Merkmal im ERP ankommt. Rechnet das ERP ab, muss die Kund:in dort als Unternehmen mit Adresse und, für eine XRechnung, mit den nötigen Stammdaten angelegt sein. Laut Zusammenfassung von Haufe zum BMF-Schreiben vom 15.10.2026 wird eine fehlende E-Rechnung nicht beanstandet, wenn du mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konntest, dass ein Unternehmen für sein Unternehmen bestellt. Die Erleichterung, das nur bei Vertragsbeginn und Vertragsänderungen zu klären, gilt für wiederkehrende Massengeschäfte und Dauerschuldverhältnisse, etwa bei Versorgern. Für einzelne Shop-Bestellungen ist das kein Freibrief: Fragt dein Checkout Firmenname oder USt-IdNr. ab, ist die Firma in aller Regel erkennbar.

Für die Praxis heißt das: Frag die Unternehmereigenschaft einmal sauber ab, etwa beim Anlegen des Firmenkontos, und halte fest, wie du sie geprüft hast.

Fazit: Eine eigene Kundengruppe für Firmenkund:innen ist die sauberste Grundlage für die E-Rechnung.

Rechnung aus der Shop-App oder aus dem ERP?

Grafik: Eine Rechnung, ein System. Entweder schreibt eine Rechnungs-App im Shop die E-Rechnung und trennt dabei B2B von B2C, oder das ERP schreibt sie zusammen mit Lager, Versand und Buchhaltung. Beides zugleich ist keine Option, weil dann zwei Rechnungen zur selben Bestellung entstehen.

Aus dem System, das die Rechnung ohnehin führt und E-Rechnungen erzeugen kann: einer Rechnungs-App im Shop, die XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (nicht MINIMUM oder BASIC-WL) erzeugt und B2B von B2C trennt, oder dem ERP, das die Rechnung mit Lager, Versand und Buchhaltung schreibt. Shopify selbst stellt laut Shopify-Hilfe Mehrwertsteuerrechnungen als PDF bereit, eine E-Rechnung im XML-Format beschreibt die Hilfe nicht.

Wichtig ist, dass nur ein System abrechnet, sonst hast du zwei Rechnungen zur selben Bestellung. Den Vergleich der Wege für Shopify findest du in Rechnung aus Shopify erstellen: Rechnungs-App oder ERP, die Einrichtung in weclapp in E-Rechnung in weclapp einrichten.

Fazit: Leg fest, welches System die Rechnung schreibt, bevor du das Format umstellst.

Was gilt für Kleinbeträge und in der Übergangszeit?

Zwei Ausnahmen entlasten gerade Shops mit vielen kleinen Bestellungen:

  • Kleinbeträge: Rechnungen bis 250 Euro gesamt darfst du nach § 33 UStDV immer als sonstige Rechnung übermitteln, also auch als PDF. Bei Lieferungen ins EU-Ausland und bei Reverse Charge gelten die vereinfachten Angaben für Kleinbeträge nicht; diese Fälle klärst du mit deiner Steuerberatung.
  • Übergangsfristen: Nach § 27 Abs. 38 UStG darfst du für Umsätze bis Ende 2026 noch Papierrechnungen schicken; ein PDF oder ein anderes elektronisches Format, das keine E-Rechnung ist, nur mit Zustimmung der Empfänger:in. 2027 geht das nur noch, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Rechnungen über EDI, also den automatischen Datenaustausch zwischen zwei Systemen, darfst du mit Zustimmung bis Ende 2027 weiter nutzen.

Empfangen musst du E-Rechnungen schon heute können, auch wenn du selbst noch PDF verschickst. Wie das in weclapp läuft, steht in E-Rechnungen empfangen und prüfen.

Fazit: Die Ausnahmen verschieben die Umstellung, sie ersetzen sie nicht.

Warum stimmt die Rechnungsadresse im ERP nicht?

Oft, weil der Shop-Abgleich bei jeder Bestellung die Adresse aus dem Shop setzt und eine abweichende Rechnungsadresse im ERP überschreibt. Welche Felder du dafür in weclapp prüfst, steht in E-Rechnung in weclapp einrichten.

Fazit: Teste die Rechnungsadresse mit einer echten Bestellung durch den Shop, nicht nur im ERP.

Was ist mit Bruttopreisen, Retouren und Rabatten?

Hier hakt es im Onlinehandel erfahrungsgemäß oft, weil Shops anders rechnen als die E-Rechnung.

  • Bruttopreise: Shops kalkulieren meist mit Endpreisen. Das Datenmodell der E-Rechnung rechnet dagegen vom Nettobetrag aus. Laut Zusammenfassung von Haufe zum BMF-Schreiben vom 15.10.2026 wird es für E-Rechnungen, die bis 31.12.2027 ausgestellt werden, nicht beanstandet, wenn im XML nur die Gesamtsummen je Steuersatz mit Steuersatz und Steuerbetrag stehen und die einzelnen Positionen in einer lesbaren Anlage, die in die Rechnung eingebettet ist und auf die das XML eindeutig verweist. Prüf trotzdem früh, ob Netto, Steuer und Gesamtbetrag auf den Cent zusammenpassen; Rundungsdifferenzen lösen oft Validatorfehler aus.
  • Retouren und Preiskorrekturen: Musste die ursprüngliche Rechnung eine E-Rechnung sein, ist nach derselben Zusammenfassung auch die Berichtigung eine E-Rechnung.
  • Skonto: Zieht eine Firmenkund:in Skonto ab, musst du die Rechnung nicht berichtigen, solange sich an der Leistung nichts ändert (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, BStBl I S. 1806, Rz. 51a).
  • Rabatte und Boni: Hast du mit Firmenkund:innen Staffelrabatte oder Jahresboni vereinbart, genügt auf der Rechnung laut Haufe-Zusammenfassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2026 ein allgemeiner Hinweis darauf, wenn du die Vereinbarung kurzfristig vorlegen kannst.

Fazit: Schick vor der Umstellung je eine normale Bestellung, eine Retoure und eine Bestellung mit Rabatt als Test durch Shop und ERP.

Was ist bei welcher Bestellung zu tun?

Grafik: Was bei welcher Bestellung zu tun ist. Bei Privatkund:innen ist keine E-Rechnung nötig, du trennst B2C sauber von B2B. Bei Unternehmen im Inland ist sie ab 2027 oder 2028 nötig, du erkennst die Bestellung als B2B und legst die Firma im ERP an. Bei Unternehmen im Ausland besteht keine Pflicht nach deutschem Recht, du klärst es mit der Steuerberatung. Bei Behörden gelten eigene Regeln, du hinterlegst die Leitweg-ID.

Bestellart E-Rechnung nötig? Format Was im Shop zu tun ist
Privatkund:in Nein Rechnung wie bisher Nichts, B2C sauber von B2B trennen
Unternehmen im Inland, für sein Unternehmen Ja, ab 2027 oder 2028 XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1, nicht MINIMUM oder BASIC-WL Als B2B erkennen, im ERP als Firma anlegen, Rechnungsadresse prüfen
Unternehmen im Inland, bis 250 Euro gesamt Nein, darf immer als sonstige Rechnung gehen Normale Rechnung erlaubt Entscheiden, ob du trotzdem einheitlich E-Rechnungen schickst
Unternehmen im Ausland Keine Pflicht nach deutschem Recht Nach Vereinbarung oder Recht des Ziellands Mit Steuerberatung klären
Behörde Ja, nach den Regeln für öffentliche Auftraggeber, zusätzlich gilt eigenes Vergaberecht: für den Bund die E-Rechnungsverordnung (siehe xeinkauf.de), die Länder haben eigene Regeln In der Regel XRechnung, beim Bund mit Leitweg-ID Leitweg-ID und Vorgaben der Behörde bei der Kund:in hinterlegen

Fazit: Nur Bestellungen von Unternehmen im Inland über 250 Euro brauchen nach § 14 UStG eine E-Rechnung, Behörden folgen eigenen Regeln. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Wann passt das nicht

  • Du verkaufst über Marktplätze. Wer dort die Rechnung stellt und in welchem Format, hängt vom Marktplatz ab; das deckt dieser Artikel nicht ab.
  • Du lieferst vor allem ins Ausland. Dann gelten die Regeln der Zielländer, etwa in Österreich.
  • Du verkaufst nur an Privatkund:innen. Dann musst du nur E-Rechnungen empfangen können, nicht ausstellen.

Fazit: Der Artikel deckt den deutschen Shop mit eigenen B2B-Bestellungen ab.

Quellen und Grenzen

Transparenz: wals.pro ist weclapp-Partner und bindet Onlineshops an weclapp an. Die rechtlichen Angaben stammen aus dem Umsatzsteuergesetz und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, die Praxisfälle anonymisiert aus weclapp-Projekten von wals.pro (Stand Oktober 2026). Stand: 07.11.2026.

Der Artikel betrifft Rechnungen deutscher Shops an Unternehmen im Inland. Marktplätze, Rechnungen ins Ausland und Sonderfälle wie Reverse Charge (Steuerschuld beim Empfänger) sind nicht vertieft. Die Merkmale zur B2B-Erkennung sind praktische Hinweise, keine steuerliche Einordnung. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 geben wir laut Zusammenfassung von Haufe wieder; das Original konnten wir zum Prüfdatum nicht abrufen.

Häufige Fragen

Muss ich Privatkund:innen eine E-Rechnung schicken?

Nein. Die Pflicht gilt nach § 14 Abs. 2 UStG nur für Leistungen an Unternehmen im Inland. Privatkund:innen bekommen weiter die Rechnung wie heute. Eine E-Rechnung darfst du ihnen nur mit Zustimmung schicken (§ 14 Abs. 1 UStG); eine ZUGFeRD-Datei öffnen sie wie ein normales PDF.

Ab wann brauchen B2B-Bestellungen im Shop eine E-Rechnung?

Für Umsätze bis Ende 2026 darfst du noch Papier oder, mit Zustimmung, ein PDF schicken, 2027 nur bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. Danach brauchen Bestellungen von Unternehmen im Inland eine E-Rechnung. Rechnungen bis 250 Euro gesamt darfst du nach § 33 UStDV immer als sonstige Rechnung übermitteln.

Woran erkennt mein Shop, dass eine Firma bestellt?

Am Firmennamen, an einer USt-IdNr. im Checkout oder an einer Kundengruppe für Firmenkund:innen. Am verlässlichsten ist die Kundengruppe, weil du die Einordnung einmal triffst. Entscheidend ist, dass das Merkmal im ERP ankommt, das die Rechnung schreibt.

Welches Format brauchen B2B-Bestellungen?

Eine E-Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland meist XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen nicht als E-Rechnung. ZUGFeRD hat den Vorteil, dass die Rechnung zugleich ein lesbares PDF ist. Behörden verlangen in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Welches Format deine Firmenkund:innen erwarten, fragst du am besten vorher ab.

Was passiert, wenn nach der Übergangsfrist doch ein PDF rausgeht?

Laut Zusammenfassung von Haufe zum BMF-Schreiben vom 15.10.2026 ist das keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG. Unabhängig davon setzt der Vorsteuerabzug deiner Firmenkund:in eine Rechnung nach § 14 UStG voraus (§ 15 Abs. 1 UStG); rechne also damit, dass sie eine E-Rechnung nachfordert. Was im Einzelfall gilt, klärt die Steuerberatung.

Muss die Rechnung aus dem ERP kommen?

Nein, auch eine Rechnungs-App im Shop kann E-Rechnungen erzeugen, wenn sie XRechnung oder ZUGFeRD im passenden Profil kann. Wichtig ist, dass nur ein System die Rechnung schreibt. Führst du Lager, Versand und Buchhaltung im ERP, ist die Rechnung dort meist besser aufgehoben.