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Shopify & weclapp

Wann braucht ein Shopify-Shop ein ERP?

Kurz gesagt: Shopify reicht, solange du aus einem Lager an Endkund:innen verkaufst und die Buchhaltung mit Exporten auskommt. Ein ERP lohnt sich, wenn mindestens zwei dieser fünf Punkte zutreffen: mehrere Lager oder Marktplätze, B2B-Preise mit Zahlungszielen je Kund:in, Gutschriften mit eigenem Nummernkreis, Belege bis in die Buchhaltung, Einkauf mit Eingangsrechnungen. Shopify verkauft dann weiter, das ERP führt Bestand, Belege und Zahlungen.

Ein Shopify-Shop braucht ein ERP, sobald mindestens zwei der fünf Punkte oben zutreffen. Die Standorte reichen dabei meist: Laut Shopify-Hilfe sind auf Basic bis Advanced bis zu 10 aktive Standorte möglich. Enger ist die Grenze bei B2B, denn ohne Plus gibt es nur 3 aktive Kataloge.

Die Grenze liegt meist bei Einkauf, Nummernkreisen, offenen Posten und Buchhaltung. Diese Seite zeigt je Bereich, wann Shopify reicht und wann das ERP führen sollte. Was ein Händler-ERP unabhängig vom Shopsystem können muss, steht in ERP für Online-Händler.

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Frage ist nicht „Shopify oder ERP“. Entscheidend ist, welches System für welche Daten führt.
  • Ein Grund allein reicht selten. Ab zwei Bereichen aus der Tabelle unten lohnt sich meist ein ERP.
  • Shopify Plus löst B2B nur im Shop. Mahnwesen, offene Posten und Aufträge außerhalb des Shops bleiben Aufgabe des ERP.
  • Für Rechnungen an Firmen zählt das Format. An inländische Unternehmen stellst du ab 2027 E-Rechnungen aus, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, sonst ab 2028. Ein PDF genügt dann nicht.
  • Ein anderer Shop löst keine Warenwirtschaftsprobleme. Fehlen Einkauf und Belegkette, fehlen sie auch auf der nächsten Plattform.

Wer macht was: Shopify verkauft, das ERP führt

Shopify ist ein Shopsystem. Es führt Produkte, Bestände je Standort, Bestellungen, Kund:innen und Zahlungen, und für viele Händler:innen reicht das lange. Ein ERP wie weclapp führt dagegen das ganze Unternehmen: Einkauf, Lager, Aufträge aus allen Kanälen, Rechnungen mit eigenem Nummernkreis, offene Posten und die Übergabe an die Buchhaltung.

Bewährt hat sich eine klare Aufteilung. Der Shop führt Produkttexte, Bilder, Checkout und das Kundenerlebnis. Das ERP führt Bestand, Preise für Geschäftskund:innen, Belege und Zahlungsstatus.

Bei der Standard-Anbindung von weclapp ist zumindest der Bestand so geregelt. Laut weclapp-Hilfe zur Shopify-Anbindung ist weclapp für den Bestand „immer das führende System“ und überträgt ihn alle 5 Minuten an Shopify; Aufträge und Kund:innen kommen aus Shopify. Für Preise, Belege und Zahlungsstatus legst du die Aufteilung selbst fest; wie du die Anbindung einrichtest, steht in weclapp-Shopify-Anbindung einrichten.

Lege vor jeder Systemwahl fest, welches System welche Daten führt.

Wann reicht Shopify, wann führt das ERP?

Bereich Shopify reicht, wenn … ERP führt, wenn …
Lager ein Lager oder wenige Standorte, Bestand nur für den Shop mehrere Lager, Fulfillment-Dienstleister, Bestand für Shop und Marktplätze
Kanäle du nur im eigenen Shop verkaufst Amazon, OTTO oder Großhandel dazukommen
B2B wenige Preislisten für Geschäftskund:innen kundenspezifische Preise, Staffeln, Zahlungsziele und Mahnwesen
Rechnungen eine PDF-Rechnung je Bestellung genügt eigener Nummernkreis, Gutschriften, E-Rechnung an Firmen
Buchhaltung ein Export an die Steuerkanzlei reicht offene Posten, Zahlungsabgleich und DATEV-Übergabe aus einem System
Einkauf einfache Bestellungen bei Lieferant:innen genügen Eingangsrechnungen, Bestellvorschläge und Lieferantenkonten mitgebucht werden

Eine Zeile in der rechten Spalte ist noch kein Grund für ein ERP. Ab zwei Zeilen wird die Arbeit zwischen Shop, Tabellen und Buchhaltung meist teurer als ein System, das alles führt.

Zähle die Zeilen, die rechts auf dich zutreffen: ab zwei lohnt der Vergleich.

Lager und Einkauf: Wo hört Shopify auf?

Shopify führt Bestand je Standort. Laut Shopify-Hilfe zu Standorten sind auf dem Plan Starter 2 aktive Standorte möglich, auf Basic, Grow und Advanced 10, auf Shopify Plus 200 (Stand November 2026). Die Zahl der Standorte ist für die meisten Händler:innen also nicht das Problem.

Das Problem entsteht, wenn derselbe Bestand an mehreren Stellen verkauft wird. Verkaufst du neben Shopify auf Amazon oder OTTO, braucht es ein System, das den Bestand einmal führt und an alle Kanäle verteilt. Sonst verkaufst du denselben Artikel zweimal. Wie du das löst, steht in Bestand in Shop und Marktplätzen synchron halten.

Einkauf

Shopify kann laut Hilfe Bestellungen bei Lieferant:innen mit Mengen, Kosten und Zahlungsbedingungen erfassen und den Wareneingang buchen. Eingangsrechnungen, offene Posten bei Lieferant:innen und die Übergabe an die Buchhaltung beschreibt die Hilfe dort nicht.

Sobald derselbe Bestand in mehreren Kanälen verkauft wird oder Eingangsrechnungen mitgebucht werden sollen, gehört der Bestand ins ERP.

Shopify B2B und Shopify Plus: Was ergänzt das ERP?

Shopify B2B ist laut Shopify-Hilfe zu den B2B-Funktionen auf den Plänen Basic, Grow, Advanced und Shopify Plus verfügbar. Ohne Plus sind bis zu 3 aktive B2B-Kataloge möglich, mit Plus unbegrenzt viele; Anzahlungen und Teilzahlungen gibt es nur auf Plus (Stand November 2026). Zahlungsziele bietet Shopify B2B als feste Fristen (7, 15, 30, 45, 60 oder 90 Tage) oder fällig bei Ausführung der Bestellung.

Ein fiktives Beispiel: Ein Großhandel mit zehn Preislisten braucht für den Shop Shopify Plus.

Was das ERP bei B2B ergänzt

Rechnungen mit Zahlungsziel überwachen, Mahnungen schreiben und Staffelpreise für Aufträge per Telefon oder E-Mail anwenden beschreibt die Shopify-Hilfe nicht. In weclapp hinterlegst du laut Hilfe Staffelpreise sowie Preise je Kund:in oder Vertriebsweg, und der Mahnlauf erzeugt Mahnungen auf Wunsch jede Nacht automatisch.

Ob die Standard-Anbindung von weclapp Shopify-B2B-Kataloge, Firmenstandorte und Zahlungsbedingungen abgleicht, beschreibt die weclapp-Hilfe nicht; kläre das vor dem Start. Wie du Kundenpreise, Staffeln und Zahlungsziele im ERP abbildest, steht in Großhandel: Preise und Zahlungsziele im ERP.

Shopify Plus ist eine Entscheidung für den Shop, nicht für die Warenwirtschaft.

Rechnungen und E-Rechnung: Wer schreibt die Rechnung?

Shopify erzeugt laut Shopify-Hilfe für berechtigte Bestellungen in EU und Großbritannien Mehrwertsteuerrechnungen als PDF, verschickt sie aber nicht automatisch; zu Nummernkreisen, Gutschriften und E-Rechnung sagt die Hilfe nichts. An inländische Unternehmen stellst du nach § 14 UStG E-Rechnungen aus, etwa XRechnung (Syntax UBL oder CII) oder ZUGFeRD, die weclapp laut weclapp-Hilfe beide erstellt; Rechnungen an Endkund:innen sind nicht betroffen. Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF erlaubt die Übergangsregel in § 27 Absatz 38 UStG nur noch für Umsätze bis Ende 2026, im Jahr 2027 nur bei höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr.

Ausnahmen, Fristen und Formate erklärt E-Rechnung für Händler in Deutschland, wann eine Rechnungs-App reicht, Rechnung aus Shopify erstellen. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Zahlungen gleichst du mit Auszahlungen abgleichen ab, die Übergabe an die Kanzlei beschreibt DATEV-Übergabe aus weclapp.

Schreibst du Rechnungen an inländische Firmen, plane die E-Rechnung aus dem ERP ein: ab 2027 bei über 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr, sonst ab 2028.

Shopify-Alternative oder ERP dahinter?

Wer an Grenzen von Shopify stößt, sucht oft zuerst ein anderes Shopsystem. Ein Wechsel löst aber nur Probleme des Shops wie Design, Checkout oder Kosten des Plans; fehlen Einkauf, Lager über mehrere Kanäle oder eine saubere Belegkette, bleiben diese Lücken. Liegt das Problem in Warenwirtschaft und Buchhaltung, bleibt Shopify und das ERP kommt dahinter, siehe ERP-Wechsel ohne Shop-Ausfall.

Wechsle den Shop nur, wenn das Problem im Shop liegt.

Worauf es in der Praxis ankommt

Die weclapp-Hilfe beschreibt die Einrichtung. Ob das ERP danach sauber führt, entscheidet sich in unseren Shopify-Projekten meist später: im ersten Sale, bei der ersten Erstattung, bei der ersten Bestellung einer Firma aus dem EU-Ausland.

Zwei Beispiele aus Projekten. Ein Artikel ohne SKU wurde selten bestellt und fiel lange nicht auf; im ersten Sale kamen viele Aufträge ohne Zuordnung an und wurden in Shopify nicht als versendet markiert. Und die Standard-Anbindung holt einen Auftrag einmal ab: Erstattungen oder ein Umtausch, die danach in Shopify entstanden, kamen nicht von selbst in weclapp an.

Diese Punkte klären wir vor dem Start:

  1. Führung je Datenart festlegen. Bestand, Preise, Kundendaten, Rechnungen und Zahlungsstatus führt jeweils genau ein System.
  2. Jede Variante hat eine eindeutige SKU. Auch selten bestellte Artikel. Eine später ergänzte SKU hilft bereits angelegten Aufträgen nicht.
  3. Kundendaten an einer Stelle pflegen. Ist „Kunden beim Auftragsimport updaten“ aktiv, aktualisiert jeder neue Auftrag die Kundendaten in weclapp. In einem Projekt gingen so von Hand gepflegte USt-IdNr. verloren.
  4. Je Währung und Steuerfall eine Testbestellung. Inland, Firma aus dem EU-Ausland mit USt-IdNr., Lieferung außerhalb der EU. Kam die USt-IdNr. nicht in weclapp an, rechnete weclapp mit dem Steuersatz des Ziellands.
  5. Änderungen nach dem Import regeln. Lege fest, wer Erstattungen und Umtausch aus Shopify in weclapp als Gutschrift anlegt, und gleiche beide Systeme täglich ab.
  6. Zahlungen getrennt planen. Den Import von Shopify-Payments-Transaktionen führt weclapp als Vorabversion. Damit er Transaktionen mit offenen Posten verrechnen kann, darf die Schnittstelle die Aufträge laut Hilfe nicht schon beim Import als bezahlt setzen. Wie du Auszahlungen zuordnest, steht in Auszahlungen abgleichen.
  7. Automatik erst nach dem Test. Ein im E-Commerce Center einzeln mit eigenen Einstellungen importierter Auftrag löst laut weclapp-Hilfe keine Automatisierungen aus. Den vollen Ablauf siehst du erst mit dem automatischen Import.

Plane vor dem Start, was nach dem Import passiert: Dort entstehen die meisten Fehler.

Wann passt das nicht

  • Du verkaufst nur im eigenen Shop aus einem Lager an Endkund:innen. Dann reichen Shopify und eine Rechnungs-App oft; der Ratgeber Rechnungstool oder ERP hilft bei der Prüfung.
  • Dein Problem liegt im Shop selbst, etwa bei Design, Checkout oder Kosten des Plans. Ein ERP löst das nicht.
  • Du willst Bestände weiter in Shopify pflegen. Bei der Standard-Anbindung von weclapp läuft der Bestand nur vom ERP zum Shop.
  • Du nutzt weclappON, die Variante für die Vor-Ort-Installation. Laut weclapp-Hilfe ist die Shopify-Anbindung dort nicht möglich.

Quellen und Grenzen

Stand: 5. November 2026. Pläne, Grenzen und Preise ändern sich; prüfe sie vor einer Entscheidung neu.

  • Shopify-Hilfe zu Standorten, B2B, Bestellungen bei Lieferant:innen und Mehrwertsteuerrechnungen, abgerufen am 4. November 2026: Standorte je Plan, B2B-Kataloge, Anzahlungen nur auf Plus, Zahlungsziele Net 7 bis Net 90 oder fällig bei Ausführung, PDF-Rechnung ohne automatischen Versand.
  • weclapp-Hilfe, Shopify-Anbindung, Seite vom 26.08.2025, abgerufen am 4. November 2026: weclapp führt den Bestand im 5-Minuten-Takt, weclappON nicht möglich, Option „Kunden beim Auftragsimport updaten“; Shopify B2B und Erstattungen sind nicht beschrieben.
  • weclapp-Hilfe zu E-Commerce Center (Oktober 2022), Staffelpreisen (November 2023), Mahnungen (Dezember 2021) und ZUGFeRD (Dezember 2025): manueller Einzelimport ohne Automatisierungen, Preisstaffeln, nächtlicher Mahnlauf, XRechnung und ZUGFeRD.
  • weclapp-Preisseite und Listing der weclapp-App im Shopify App Store, abgerufen am 4. November 2026: Listenpreise ERP Handel, Shop-Anbindung in der Paketübersicht bei ERP Handel, App kostenlos installierbar mit Lizenz ERP Handel.
  • § 14 und § 27 Absatz 38 UStG, abgerufen am 4. November 2026, und KoSIT zu XRechnung, abgerufen am 5. November 2026: E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen, Übergang bis Ende 2026 und für 2027 mit Umsatzgrenze 800.000 €, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers, XRechnung in UBL oder CII. Die EDI-Sonderregel 2027 behandelt diese Seite nicht.
  • Praxisangaben: anonymisierte Erfahrungen aus unseren Shopify-Projekten 2024 bis 2026, keine Aussage von Shopify oder weclapp.

Die Folgerung für Shopify B2B ist unsere Einordnung, keine Aussage des Gesetzes; das ersetzt keine Steuerberatung.

Transparenz: wals.pro ist weclapp-Partner, richtet weclapp ein und verkauft Plugins für weclapp.

Häufige Fragen

Ab wann lohnt sich ein ERP für einen Shopify-Shop?

Meist dann, wenn mindestens zwei dieser Punkte zutreffen: mehrere Lager oder ein Fulfillment-Dienstleister, Verkäufe auf Marktplätzen, Geschäftskund:innen mit eigenen Preisen und Zahlungszielen, Gutschriften mit eigenem Nummernkreis, Einkauf mit Eingangsrechnungen. Eine feste Bestellzahl als Schwelle gibt es nicht. Ein einzelner Punkt allein ist selten ein Grund für ein ERP.

Brauche ich Shopify Plus für B2B?

Nicht unbedingt. Laut Shopify-Hilfe gibt es Shopify B2B auch auf Basic, Grow und Advanced, dort mit bis zu 3 aktiven Katalogen; Plus brauchst du für unbegrenzt viele Kataloge sowie für Anzahlungen und Teilzahlungen. Mahnwesen, offene Posten und Staffelpreise für Aufträge außerhalb des Shops führt in beiden Fällen besser das ERP.

Ist ein ERP eine Alternative zu Shopify?

Nein, es ergänzt Shopify. Ein ERP wie weclapp führt Einkauf, Lager, Belege und Buchhaltung, der Shop bleibt die Verkaufsfläche. Liegt dein Problem in der Warenwirtschaft, löst ein anderes Shopsystem es nicht.

Welches System führt den Bestand, Shopify oder weclapp?

Bei der Standard-Anbindung von weclapp führt weclapp. Laut weclapp-Hilfe überträgt weclapp den Bestand alle 5 Minuten an Shopify, wenn die automatische Bestandsübertragung aktiv ist, und nicht umgekehrt. Die Lager in weclapp ordnest du dazu den Shopify-Standorten zu.

Kann Shopify E-Rechnungen erstellen?

Die Shopify-Hilfe beschreibt Mehrwertsteuerrechnungen als PDF für berechtigte Bestellungen in EU und Großbritannien, aber keine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Rechnungen an Endkund:innen sind von der Pflicht ausgenommen. Rechnungen an Firmen schreibst du besser aus dem ERP; das ersetzt keine Steuerberatung.

Was kostet weclapp für einen Shopify-Shop?

Die Shopify-App von weclapp ist laut Listing im Shopify App Store kostenlos installierbar; die kostenlose Nutzung setzt eine Lizenz ERP Handel voraus. ERP Handel kostet 163 € je Nutzer:in und Monat bei jährlicher Zahlung und 179 € bei monatlicher Zahlung, jeweils netto (Listenpreis laut weclapp-Preisseite, abgerufen am 04.11.2026). Laut Paketübersicht der weclapp-Preisseite gehört die Shop-Anbindung zu ERP Handel (abgerufen am 04.11.2026). Kläre vor dem Kauf mit weclapp, ob dein Paket sie enthält.

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