Chargen & Seriennummern in weclapp

Wie funktioniert Chargenrückverfolgung im ERP, vom Wareneingang bis zum Rückruf?

Kurz gesagt: Du kannst eine Charge nur zurückverfolgen, wenn sie an jeder Station mitgebucht wird: Wareneingang, Entnahme, Packtisch, Lieferung. Lege die Chargenpflicht am Artikel vor der ersten Lagerbuchung fest; weclapp führt Chargen in den Paketen ERP Handel und Enterprise.

Chargenrückverfolgung heißt: Du weißt zu jeder Charge, von wem sie kam und an wen sie ging. Ein ERP schafft das, weil es die Charge mit jedem Beleg verknüpft.

Lücken entstehen dort, wo die Charge nicht mitgebucht wird: beim Picken, beim Packen oder an der Schnittstelle zu einem Fulfiller.

Hier siehst du die Kette Station für Station, die Rechtslage, die Rückrufvorbereitung und typische Fehler bei Umstellungen.

Das Wichtigste in Kürze

Rückverfolgung ist eine Kette. Fehlt die Charge an einer Station, fehlen im Rückruf die Namen der belieferten Kund:innen.
Die Chargenpflicht gehört vor die erste Buchung. Hat ein Artikel schon Lagerbewegungen, wird die Umstellung aufwendig.
weclapp kann nach Verfallsdatum entnehmen. Die Entnahmestrategie „Ältestes Verfallsdatum zuerst“ (FEFO) gilt für automatische Entnahmen von Chargenartikeln.
Am Packtisch prüft ein Scan die Charge. Fulfillment 4 weclapp liest GTIN, Charge und, falls vorhanden, das Verfallsdatum aus einem GS1-Code und lehnt eine unpassende Charge ab.
Den Rückruf übst du vorher. Ein Testrückruf zeigt, wer die Liste zieht und wie lange das dauert.

Was bedeutet Chargenrückverfolgung?

Eine Charge ist eine Menge Ware aus demselben Herstellungsdurchgang. Rückverfolgung heißt, für jede Charge zwei Fragen zu beantworten: Von wem kam sie, und an wen ging sie? Im Lebensmittelrecht ist genau das Pflicht: ein Schritt zurück, ein Schritt nach vorn.

Anderswo ist sie Sorgfalt oder Kundenanforderung. Ein Tabellenblatt kann die Charge beim Picken nicht automatisch mitnehmen, und genau dort reißt die Kette.

Fazit: Rückverfolgung entsteht nicht im Rückruf, sondern bei jeder Buchung davor.

Wie läuft die Charge in weclapp vom Wareneingang bis zur Lieferung?

Serien- und Chargennummern gehören laut weclapp-Preisseite zu den Paketen ERP Handel und Enterprise, zusammen mit Lagerverwaltung und mobiler Lager-App. Am Artikel legst du fest, dass er Chargen führt, danach läuft die Charge in fünf Schritten mit.

Wareneingang: Beim Wareneingang in der mobilen Lager-App scannst oder tippst du die Chargennummer, danach das Verfallsdatum, oder du überspringst es.
Etikett: Fehlt ein Code auf der Ware, kannst du in weclapp ein Etikett mit GS1-Barcode einrichten, mit EAN, Verfallsdatum und Charge, auch als Data Matrix.
Entnahme: Die Entnahmestrategie entscheidet, welche Charge zuerst rausgeht.
Kommissionierung: Bei der Kommissionierung in der mobilen Lager-App scannst oder wählst du die Charge vor der Menge.
Lieferung: Die Charge steht an der Position der Lieferung, am Packtisch prüft Fulfillment 4 weclapp sie per Scan.

Station	Was erfasst wird	Wo in weclapp	Was passiert, wenn es fehlt
Wareneingang	Charge, Verfallsdatum	Desktop oder mobile Lager-App	Bestand ohne Herkunft
Entnahme	Reihenfolge nach Datum	Entnahmestrategie	Ältere Ware bleibt liegen
Packtisch	gescannte Charge	Fulfillment 4 weclapp	Falsche Charge im Paket
Lieferung	Charge an der Position	Lieferung	Kund:in im Rückruf unbekannt

Im Dropshipping legt weclapp Dummy-Chargen an. Schaltest du das ab, hinterlegst du die Charge der Lieferant:innen an der Position, und sie erscheint auf dem Lieferschein. In der Produktion errechnet weclapp das Verfallsdatum aus den Verfallstagen am Artikel.

Fazit: Jede Station hat einen festen Ort für die Charge, du musst ihn nur nutzen.

Wann lohnt sich FEFO statt FIFO?

weclapp kennt vier Entnahmestrategien, Standard ist FIFO: Was zuerst kam, geht zuerst raus. Eine davon ist „Ältestes Verfallsdatum zuerst“ (FEFO) für Chargenartikel, einstellbar unter Globale Einstellungen > Lager > Lagereinstellungen für automatische Entnahmen. Bei gleichem Verfallsdatum greift die allgemeine Strategie.

FEFO lohnt sich, sobald eine spätere Lieferung früher ablaufen kann als die Ware im Regal. Für manuelle Entnahmen wählst du die Charge selbst.

Fazit: FEFO stellst du einmal ein, dann entscheidet weclapp bei jeder automatischen Entnahme.

Was prüft der Chargen-Scan am Packtisch?

In einem GS1-Code, als Strichcode GS1-128 oder als GS1-DataMatrix, stehen hinter Datenbezeichnern die GTIN (01), die Charge (10) und das Verfallsdatum (17). Fulfillment 4 weclapp liest diese Codes am Packtisch, findet die Position über die GTIN und bucht die Menge genau auf die gescannte Charge.

Die App lehnt den Scan mit Grund ab, wenn die Charge

nicht in der Lieferung steht,
nicht auf Lager ist,
reserviert ist oder
schon vollständig zugeordnet ist.

Weicht das Datum ab, warnt sie. Steht nur die Chargennummer als einfacher Barcode auf der Ware, reicht auch das.

Für DataMatrix brauchst du einen 2D-Scanner, und den GS1-Scan schalten wir für dich frei. Einzelheiten stehen auf der Seite Chargen und Seriennummern scannen am Packtisch.

Fazit: Der Scan verbindet die Charge auf der Ware mit der Charge in der Lieferung.

Was verlangt das Recht bei Lebensmitteln, Kosmetik und Medizinprodukten?

Lebensmittel und Futtermittel: Art. 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 verlangt Rückverfolgbarkeit. Du musst feststellen können, von wem du bezogen (Abs. 2) und an welche Unternehmen du geliefert hast (Abs. 3), und das der Behörde auf Aufforderung mitteilen.
Unsichere Lebensmittel: Steht ein Lebensmittel, das die Sicherheitsanforderungen nicht erfüllt, nicht mehr unter deiner unmittelbaren Kontrolle, leitest du nach Art. 19 Abs. 1 unverzüglich die Rücknahme ein und unterrichtest die Behörde. Kann es Verbraucher:innen erreicht haben, informierst du sie und rufst, wenn nötig, zurück.
Losangabe: Die Richtlinie 2011/91/EU ist in Deutschland in § 1 der Los-Kennzeichnungs-Verordnung (LKV) umgesetzt. Danach darf ein Lebensmittel nur mit einer Angabe in den Verkehr gebracht werden, aus der das Los zu ersehen ist, in der Regel mit vorangestelltem „L“. Sie entfällt unter anderem, wenn das Mindesthaltbarkeits- oder Verbrauchsdatum mindestens Tag und Monat unverschlüsselt nennt (§ 2 Nr. 5 LKV).
Kosmetik: Art. 19 Abs. 1 Buchst. e der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 verlangt die Chargennummer oder ein Identifizierungszeichen auf Behältnis und Verpackung.
Medizinprodukte: Die Verordnung (EU) 2017/745 schreibt eine UDI aus Produkt- und Herstellungskennung vor (Art. 27 Abs. 1). Die UDI vergibt der Hersteller (Art. 27 Abs. 3). Die Herstellungskennung kann laut Anhang VI Teil C Los- oder Chargennummer und Verfallsdatum enthalten. Wirtschaftsakteure, also auch Händler:innen, speichern die UDI bei implantierbaren Produkten der Klasse III oder wenn die EU-Kommission das für weitere Produkte festlegt (Art. 27 Abs. 8).

Für andere Warengruppen gelten eigene Regeln. Das ersetzt keine Rechtsberatung.

Fazit: Das Recht verlangt die Antwort auf „von wem, an wen“, das ERP liefert die Daten dazu.

Wie bereitest du einen Rückruf vor?

Im Ernstfall zählt Zeit, deshalb klärst du vier Dinge vorher.

Wer zieht die Liste? Lege eine verantwortliche Person und eine Vertretung fest.
Woher kommt die Liste? In weclapp hängt die Charge an Wareneingang und Lieferung. Wie du daraus die Kundenliste und einen Export der Ein- und Ausgänge je Charge ziehst, legen wir bei der Einrichtung fest.
Wie stoppst du die Charge im Lager? Lege einen Lagerplatz vom Lagerplatztyp „Gesperrt“ an. Von dort wird nicht kommissioniert, und du lagerst die Charge mit der mobilen Lager-App um.
Wie übst du? Spiele einmal im Jahr einen Testrückruf mit echter Charge durch und miss die Dauer.

Fazit: Ein geübter Rückruf ist ein Ablauf, kein Projekt.

Worauf es in der Praxis ankommt

Diese Punkte stammen aus Umstellungen und Supportfällen, die wir begleitet haben. Arbeite sie vor dem Start ab.

Lege die Chargenpflicht am Artikel fest, bevor du den ersten Bestand buchst. Hat ein Artikel schon Lagerbewegungen, bleibt ein neuer Artikel oder eine Umstellung per Script: buchungsfrei, zuerst im Testsystem, nicht in der Hochsaison.
Teile dein Sortiment in zwei Listen: Artikel mit Charge oder Verfallsdatum und Artikel ohne.
Übernimm den Anfangsbestand über den Inventur-Import, dessen Vorlage Spalten für Chargennummer und Verfallsdatum hat. Altbestand ohne bekannte Charge buchst du auf eine Platzhalter-Charge wie „ALTBESTAND“ ohne Datum.
Schreib keine Eigenschaften wie Farbe oder Herkunft in die Chargennummer. Hat die Ware nur ein Verfallsdatum, kann das Datum selbst als Charge dienen.
Bitte deine Lieferant:innen um Codes mit Charge auf Karton und Ware. Kommt eine Lieferung ohne Code, legst du den Wareneingang vorab an und druckst die Etiketten selbst.
Arbeitest du mit Fulfiller oder WMS, prüfe die Schnittstelle in beide Richtungen: Bestand mit Charge und Verfallsdatum je Zeile, Rückmeldung mit der gepickten Charge. Melde Chargenartikel vor der ersten Anlieferung an.
In einem begleiteten Projekt pickte das WMS nach eigener Logik eine andere Charge, als weclapp reserviert hatte. weclapp lehnte die gepickte beim Abschluss ab, oder der Lieferschein zeigte die reservierte. Schreib die gepickte Charge vor der Entnahmebuchung nach weclapp.
Liegt am Packtisch die falsche Charge im Paket, lege die Ware zurück und nimm die richtige. Nur im System zu tauschen, verschiebt den Fehler in den Bestand.
Hängt an der Charge ein Analysenzertifikat, gehört es an den Lieferschein, nicht an die Rechnung.

Fazit: Die meisten Lücken entstehen beim Start, nicht im Alltag.

Wann passt das nicht

Deine Ware hat keine Chargen und kein Verfallsdatum. Dann reicht der EAN-Scan am Packtisch.
Du führst nur Einzelstücke mit Seriennummer. Dann reicht die Seriennummernverwaltung.
Du nutzt weclapp im Paket ERP Dienstleistung. Dort gibt es keine Bestandsartikel und damit keine Chargen.
Du erwartest einen Rückrufbericht per Knopfdruck, ohne Ablauf dahinter.

Quellen und Grenzen

Pakete und Funktionen laut weclapp-Preisseite, Stand November 2026.
Abläufe in weclapp laut weclapp-Hilfe, Stand November 2026, vor allem Entnahmestrategien, Lagerplatztypen, Inventur und Verfallstage.
Aufbau des GS1-Codes laut GS1 DataMatrix Guideline, Issue 2.0, Stand November 2026.
Rechtstexte laut EUR-Lex, Stand November 2026: Verordnung (EG) Nr. 178/2002, Art. 18 und 19, Richtlinie 2011/91/EU, Art. 2 bis 5, Verordnung (EG) Nr. 1223/2009, Art. 19, und Verordnung (EU) 2017/745, Art. 27 und Anhang VI.
Gesetze im Internet: Los-Kennzeichnungs-Verordnung (LKV), §§ 1 und 2, Stand November 2026.
Praxispunkte aus Projekten von wals.pro, ohne Kundennamen, Stand November 2026.

Der Rechtsabschnitt nennt drei Beispiele, keine vollständige Übersicht. Eine fertige Rückruf-Auswertung beschreibt diese Seite nicht als weclapp-Funktion. Das ersetzt keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Was ist Chargenrückverfolgung?

Chargenrückverfolgung heißt, zu jeder Charge zu wissen, von wem sie kam und an welche Kund:innen sie ging. Dafür muss die Charge an jeder Station erfasst sein: Wareneingang, Entnahme, Packtisch und Lieferung. Ein ERP wie weclapp verknüpft die Charge mit diesen Belegen, damit du im Ernstfall nicht in Tabellen suchen musst.

Ab welchem weclapp-Paket gibt es Chargen?

Laut weclapp-Preisseite gehören Serien- und Chargennummern zu den Paketen ERP Handel und Enterprise. Dort sind auch die Lagerverwaltung und die mobile Lager-App enthalten, mit denen du Chargen im Wareneingang und bei der Kommissionierung erfasst. Im Paket ERP Dienstleistung gibt es keine Bestandsartikel und damit auch keine Chargenverwaltung.

Kann ich die Chargenpflicht später einschalten?

Für einen Artikel ohne Lagerbewegungen ja. Hat er schon Bestand und Buchungen, bleibt meist ein neu angelegter Artikel oder eine Umstellung per Script, bei der der Altbestand auf eine Platzhalter-Charge geht. Spiele das zuerst in einem Testsystem durch und lege die Chargenpflicht bei neuen Artikeln gleich zu Beginn fest.

Kann weclapp nach FEFO entnehmen?

Ja, mit der Entnahmestrategie „Ältestes Verfallsdatum zuerst“ für Chargenartikel. Du stellst sie unter Globale Einstellungen > Lager > Lagereinstellungen ein, und sie gilt für automatische Entnahmen. Haben zwei Chargen dasselbe Verfallsdatum, entscheidet die allgemeine Strategie, im Standard FIFO.

Brauche ich für den Chargen-Scan einen besonderen Scanner?

Für GS1-DataMatrix brauchst du einen 2D-Scanner mit Kamera, ein Laserscanner liest nur lineare Codes wie GS1-128. Fulfillment 4 weclapp liest beide Formate, auch wenn dein Scanner das unsichtbare Trennzeichen zwischen den Angaben anders überträgt. Steht nur die Chargennummer als linearer Barcode auf der Ware, reicht auch ein Laserscanner. Den GS1-Scan schalten wir für dich frei.

Was verlangt das Gesetz bei Lebensmitteln?

Art. 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 verlangt, dass du feststellen kannst, von wem du ein Lebensmittel bezogen und an welche Unternehmen du es geliefert hast, und das der Behörde auf Aufforderung mitteilst. Dazu kommt die Losangabe nach § 1 der Los-Kennzeichnungs-Verordnung, mit der Deutschland die Richtlinie 2011/91/EU umsetzt: Ein Lebensmittel darf nur mit einer Angabe in den Verkehr gebracht werden, aus der das Los zu ersehen ist. Sie entfällt unter anderem, wenn das Mindesthaltbarkeits- oder Verbrauchsdatum mindestens Tag und Monat unverschlüsselt nennt. Das ersetzt keine Rechtsberatung.

Erstellt weclapp automatisch einen Rückrufbericht?

Die Daten für einen Rückruf liegen in weclapp, wenn die Charge an Wareneingang und Lieferung erfasst ist. Wie du daraus im Ernstfall schnell eine Liste der belieferten Kund:innen ziehst, legen wir bei der Einrichtung gemeinsam fest und üben es einmal mit einer echten Charge. So weißt du vorher, wie lange es dauert.