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Posted by Markus Wals

Rechnung aus Shopify erstellen: Rechnungs-App oder ERP?

Buchhaltung E-Rechnung ERP Rechnung Shopify weclapp

KI-generierte Illustration: Von einem Shop-Gebäude führen drei rote Pfeile zu einem Beleg, einem Zahnrad-Modul und einem Serverschrank mit Rechnungsstapel. Überschrift: Shopify-Rechnung: App oder ERP?

Kurz gesagt: Für Endkundenbestellungen in der EU reicht oft die PDF-Rechnung von Shopify, für eigene Rechnungsnummern, Versand per E-Mail und Korrekturbelege eine Rechnungs-App. Brauchst du zusätzlich offene Posten, Mahnlauf, E-Rechnungen an Firmen und DATEV-Export aus einem System, schreibt das ERP die Rechnung.

Verkaufst du über einen Kanal an Endkund:innen in der EU, reicht oft die Rechnung aus Shopify oder aus einer Rechnungs-App. Bei mehreren Kanälen oder Firmenkund:innen gehört die Rechnung ins ERP. Dieser Artikel ist für Shopify-Händler:innen, die das entscheiden müssen: was Shopify selbst kann, wann eine App reicht und woran du merkst, dass das ERP schreiben sollte.

Das Wichtigste in Kürze

  • Shopify kann Rechnungen, aber nur für bestimmte Bestellungen. Die Mehrwertsteuerrechnung gibt es für berechtigte Bestellungen in EU und Großbritannien, wenn du sie aktivierst.
  • Eine Rechnungs-App reicht für viele Shops. Sie ergänzt meist Vorlage, Nummernkreis und automatischen Versand per E-Mail.
  • Das ERP lohnt sich bei mehreren Kanälen und Firmenkund:innen. Dann liegen Rechnung, offene Posten, Mahnung und Buchhaltung in einem System.
  • Für Firmenkund:innen kommt die E-Rechnung. An inländische Unternehmen stellst du ab 2027 E-Rechnungen aus, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, sonst ab 2028.
  • Nur ein System schreibt die Rechnung. Zwei Rechnungen mit unterschiedlichen Nummern für dieselbe Bestellung sorgen für Rückfragen.

Was Shopify selbst an Rechnungen erstellt

Laut Shopify-Hilfe zu Mehrwertsteuerrechnungen erzeugt Shopify Mehrwertsteuerrechnungen, wenn du sie unter Einstellungen, Steuern und Zölle aktivierst. Berechtigt sind Bestellungen über den Shopify-Checkout, die in die EU oder nach Großbritannien gehen, bei denen Mehrwertsteuer berechnet und kein Zoll erhoben wurde. Portugal wird nicht unterstützt.

Die Rechnung erscheint auf der Bestellstatusseite deiner Kund:innen. Per E-Mail verschickt Shopify sie laut Hilfe nicht automatisch. Du kannst das PDF in der Bestellung im Admin herunterladen.

Den Firmennamen auf der Rechnung zieht Shopify aus den Abrechnungseinstellungen. Zu Nummernkreisen, Rechnungskorrekturen und E-Rechnung sagt die Hilfe nichts. Mit der App Shopify Order Printer druckst du zusätzlich Rechnungen und Lieferscheine nach eigener Vorlage.

Welche Angaben eine Rechnung braucht, regelt § 14 Absatz 4 UStG, darunter eine fortlaufende Rechnungsnummer, deine Steuernummer oder USt-IdNr. und den Zeitpunkt der Lieferung. Ob die Shopify-Rechnung alle Pflichtangaben für deinen Fall enthält, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Fazit: Für einfache Endkundenbestellungen in der EU kann die Shopify-Rechnung genügen, wenn dich der fehlende E-Mail-Versand nicht stört.

Drei Wege im Vergleich

Die Tabelle stellt die Shopify-Rechnung laut Shopify-Hilfe, eine typische Rechnungs-App und ein ERP am Beispiel weclapp laut Preisseite gegenüber. „Nicht beschrieben“ heißt: Die Shopify-Hilfe zu Mehrwertsteuerrechnungen nennt es nicht. Bei Apps unterscheiden sich die Funktionen stark; die Spalte nennt deshalb die Frage, die du der App deiner Wahl stellst.

Anforderung Shopify-Rechnung Rechnungs-App ERP (weclapp)
Rechnung je Bestellung ja, für berechtigte Bestellungen ja ja, über alle Kanäle
Eigener Nummernkreis nicht beschrieben prüfen: einstellbar und fortlaufend? ja, anpassbar
Automatischer Versand nein prüfen: Versand per E-Mail? ja, mit E-Mail-Vorlagen
Rechnungskorrektur bei Retoure nicht beschrieben prüfen: Korrekturbeleg mit Bezug zur Rechnung? ja, als Gutschrift
E-Rechnung an Firmen nicht beschrieben prüfen: XRechnung oder ZUGFeRD? XRechnung und ZUGFeRD
Offene Posten und Mahnlauf nicht beschrieben prüfen: offene Posten und Mahnung? ja
DATEV-Übergabe nicht beschrieben prüfen: DATEV-Export? ja, DATEV-Export

Fazit: Je mehr Zeilen du rechts brauchst, desto eher gehört die Rechnung ins ERP.

Wann eine Rechnungs-App reicht

Eine Rechnungs-App aus dem Shopify App Store reicht, wenn du nur über Shopify an Endkund:innen verkaufst, wenig Retouren hast und deine Steuerkanzlei mit einem monatlichen Export auskommt. Sie schreibt die Rechnung mit deiner Vorlage, vergibt Nummern und verschickt das PDF per E-Mail. Das ist schnell eingerichtet; was es kostet, steht in der aktuellen Preisliste der App.

Prüfe vor der Wahl zwei Punkte: Wie zählt die App ab, pro Monat oder pro Beleg? Und kann sie Korrekturbelege mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung erstellen? Wann ein schlankes Tool grundsätzlich besser ist als ein ERP, beschreibt der Ratgeber Rechnungstool oder ERP.

Fazit: Ein Kanal, Endkund:innen, wenig Retouren: Dann reicht die App.

Wann die Rechnung aus dem ERP kommen sollte

Verkaufst du zusätzlich auf Amazon, OTTO oder im Großhandel, entstehen Rechnungen an mehreren Stellen. Dann fehlt dir der Überblick über alle offenen Posten, und die Buchhaltung bekommt Daten aus mehreren Quellen. Ein ERP schreibt alle Rechnungen in einem Nummernkreis, egal aus welchem Kanal der Auftrag kommt.

weclapp bietet laut Preisseite E-Mail-Vorlagen mit automatisiertem Belegversand, einen automatisierten Mahnlauf und den DATEV-Export. Für Rechnungen, Gutschriften und Stornos führt weclapp laut Hilfe eigene Nummernkreise, die du zusammenlegen oder trennen kannst. Rechnungen und Gutschriften bucht weclapp ins Journal der Buchhaltung.

Die Aufträge kommen über die Standard-Anbindung aus Shopify; wie du sie einrichtest, steht in Shopify an weclapp anbinden. Wie Retouren, Stornos und Gutschriften aus Marktplätzen zusammenlaufen, zeigt der Artikel Retouren, Storno und Gutschrift.

Fazit: Mehrere Kanäle oder Firmenkund:innen mit Zahlungsziel sprechen für die Rechnung aus dem ERP.

E-Rechnung bei Bestellungen von Firmen

Nach § 14 UStG stellst du Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung in einem strukturierten Format aus; ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Empfangen können musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025, denn seitdem braucht der Aussteller dafür nicht mehr deine Zustimmung. Die Übergangsregel in § 27 Absatz 38 UStG erlaubt Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF noch für Umsätze bis Ende 2026. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug; ab 2028 gilt die Pflicht für alle.

Als E-Rechnung gelten vor allem XRechnung, technisch in der Syntax UBL oder CII (laut KoSIT), und ZUGFeRD. Fristen, Ausnahmen und Formate im Detail erklärt E-Rechnung für Händler in Deutschland.

Nicht betroffen sind Rechnungen an Endkund:innen. Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 € darfst du nach § 33 UStDV weiter als PDF oder auf Papier schicken. Bist du Kleinunternehmer:in, darfst du nach § 34a UStDV immer eine sonstige Rechnung schicken, etwa ein PDF.

Für einen Shopify-Shop heißt das nach unserer Einschätzung: Bestellungen von Endkund:innen bleiben, wie sie sind. Bestellungen inländischer Firmen, etwa über Shopify B2B, brauchen ab der jeweiligen Frist eine E-Rechnung. weclapp erstellt laut weclapp-Hilfe E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Fazit: Verkaufst du an inländische Firmen, plane die E-Rechnung ein: ab 2027 bei über 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr, sonst ab 2028.

So vermeidest du doppelte Rechnungen

Schreibt das ERP die Rechnung, schalte die Rechnungen im Shop ab. Sonst bekommen Kund:innen zwei Belege mit unterschiedlichen Nummern, und die Buchhaltung weiß nicht, welcher gilt. In unseren Projekten legen wir vor dem Start fest, welches System die Rechnung schreibt, welches sie verschickt und wie Erstattungen aus Shopify im ERP ankommen. Die weclapp-Hilfe zur Shopify-Anbindung beschreibt Rechnungen, Erstattungen und Gutschriften nicht; diesen Ablauf testest du deshalb vorab mit Testbestellungen.

Fazit: Ein System schreibt, eins verschickt, und Erstattungen sind vor dem Start getestet.

Worauf es in der Praxis ankommt

Schreibt weclapp die Rechnung, entstehen die meisten Rückfragen in unseren Projekten nicht bei der ersten Rechnung, sondern bei allem, was danach in Shopify passiert. Die Standard-Anbindung holt einen Auftrag einmal ab; eine spätere Erstattung kam bei uns nicht von selbst als Gutschrift in weclapp an. Dazu kommt: Eine Erstattung in Shopify heißt laut Shopify-Entwicklerdoku noch nicht, dass das Geld zurück ist, maßgeblich ist der Status der Transaktion.

Für den Gutschriftenweg hat sich eine Regel bewährt: Die Gutschrift gehört zur Erstattung, nicht zur Ware. Ist die Rechnung schon bezahlt, stornierst du sie in weclapp laut Hilfe zum Rechnungsstorno nicht mehr, sondern korrigierst sie über eine Gutschrift.

Diese Liste klären wir vor dem Start:

  1. Ein System schreibt die Rechnung. Rechnungen im Shop oder in der Rechnungs-App abschalten, wenn weclapp schreibt.
  2. Rechnung je Auftrag oder je Lieferung festlegen. Bei Teillieferungen entstand in einem Projekt je Lieferung eine eigene Rechnung, obwohl eine je Auftrag gewünscht war.
  3. Erstattung mit Positionen. Erstattet Shopify einzelne Artikel, enthält die Gutschrift genau diese Positionen; Versandkosten bekommen eine eigene Zeile.
  4. Erstattung ohne Positionen. Pauschale oder prozentuale Erstattungen verteilst du anteilig auf die Positionen oder buchst sie als eigene Zeile mit Prüfvermerk, damit Steuer und Erlöskonten stimmen.
  5. Storno vor dem Versand stoppt den Auftrag. Gibt es noch keine Rechnung, braucht es keine Gutschrift. Prüfe aber, dass der Auftrag in weclapp nicht mehr versendet wird; in einem Projekt gingen erstattete Bestellungen trotzdem raus.
  6. Abzüge in die Gutschrift. Behältst du bei einer Retoure etwas ein, gehört der Abzug in die Gutschrift. Sonst ist sie zu hoch, und der offene Posten bleibt stehen.
  7. Täglich und centgenau abgleichen. Gutschriften gegen die Erstattungen in Shopify prüfen, mehrere Teilerstattungen je Auftrag eingeschlossen, und doppelte Gutschriften verhindern.
  8. Je Währung testen. In einem Projekt kamen Bestellungen aus einem Shop in Schweizer Franken als Rechnung in Euro an.

Fazit: Lege vor dem Start fest, wie aus einer Erstattung eine Gutschrift wird, und gleiche beides täglich ab.

Quellen und Grenzen

Stand: 5. November 2026. Der Artikel gilt für Händler:innen mit Sitz in Deutschland und betrachtet keine einzelnen Rechnungs-Apps. Die Sonderregel für EDI-Verfahren 2027 behandelt er nicht.

Die Praxisangaben sind anonymisierte Erfahrungen aus unseren Projekten 2024 bis 2026. Österreich und die Schweiz haben eigene Regeln. Die Folgerung für Shopify-B2B-Bestellungen ist unsere Einschätzung und ersetzt keine Steuerberatung.

Transparenz: wals.pro ist weclapp-Partner und verdient an der Einrichtung von weclapp mit. Die Angaben zu Shopify stammen aus der Shopify-Hilfe, die zu weclapp aus der Preisseite und der Hilfe von weclapp.

Häufige Fragen

Erstellt Shopify automatisch Rechnungen?

Ja, für berechtigte Bestellungen in EU und Großbritannien, wenn du die Mehrwertsteuerrechnungen unter Einstellungen, Steuern und Zölle aktivierst. Die Rechnung erscheint auf der Bestellstatusseite, wird laut Shopify-Hilfe aber nicht automatisch per E-Mail verschickt.

Brauche ich für Shopify eine Rechnungs-App?

Nicht unbedingt. Eine App lohnt sich, wenn du eigene Vorlagen, Nummernkreise oder den automatischen Versand per E-Mail brauchst. Verkaufst du auch auf Marktplätzen oder an Firmen mit Zahlungsziel, ist ein ERP oft der bessere Ort für die Rechnung.

Kann Shopify E-Rechnungen erstellen?

Die Shopify-Hilfe beschreibt Mehrwertsteuerrechnungen als PDF, aber keine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Für Rechnungen an Endkund:innen ist das kein Problem, an inländische Firmen brauchst du ab 2027 eine E-Rechnung, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, sonst ab 2028.

Was passiert mit der Rechnung bei einer Retoure?

Für eine Retoure brauchst du einen Korrekturbeleg mit Bezug zur ursprünglichen Rechnung. Ob deine Rechnungs-App das kann, prüfst du vorab. In weclapp erstellst du dafür eine Gutschrift, die ins Journal gebucht wird; eine bezahlte Rechnung korrigierst du laut weclapp-Hilfe über die Gutschrift und nicht per Storno.

Wer schreibt die Rechnung, wenn Shopify an weclapp angebunden ist?

Das legst du fest. Die Standard-Anbindung holt Aufträge aus Shopify nach weclapp, beschreibt aber keinen Rechnungsweg zurück in den Shop. Schreibt weclapp die Rechnung, schalte die Rechnungen im Shop ab, damit es keine zwei Belege gibt.