Mahnlauf in weclapp: vorbereiten, starten, ohne die Falschen zu mahnen

Kurz vor dem ersten Mahnlauf kommt fast immer dieselbe Frage: Was muss vorher stehen? Die weclapp-Hilfe erklärt die Einstellungen einzeln, die Reihenfolge entscheidet aber, ob die erste Mahnung bei den richtigen Kund:innen ankommt. Dieser Artikel führt durch die Reihenfolge und die typischen Fehlerbilder.

Das Wichtigste in Kürze

• Jede Mahnstufe braucht Text, Vorlage und Mailkonto. Fehlt eines davon, entsteht die Mahnung, aber die Mail geht nicht raus.
• Erzeugen und Versenden sind getrennt. Für die nächtliche Automatik gibt es eine eigene Einstellung, den automatischen Versand schaltest du mit einem eigenen Häkchen ein.
• Gebühren und Zinsen legst du selbst fest. weclapp rechnet mit den Werten, die du hinterlegst; ob sie rechtlich passen, prüft das Werkzeug nicht.

Bevor du mahnst: Stimmen deine offenen Posten?

Bevor du den ersten Mahnlauf startest, muss die Liste der offenen Posten in weclapp stimmen, denn genau daraus macht der Mahnlauf seine Vorschläge. Laut weclapp-Hilfe zum Mahnlauf setzt er eine initialisierte Buchhaltung mit Mahntexten voraus, dazu erzeugte offene Posten, die überfällig sind. Wann eine Rechnung überfällig ist, bestimmen die Zahlungsbedingungen, Skontovereinbarungen eingeschlossen.

Das häufigste Fehlerbild: Die Rechnung ist bezahlt, steht in weclapp aber noch offen. Mit angebundenem Zahlungsdienstleister und aktiviertem Auto Sync, also dem automatischen Abruf der Transaktionen, ruft weclapp laut Hilfe zu offenen Posten stündlich neue Kontoauszüge ab und ordnet Eingänge Rechnungen zu, wenn die automatische Verarbeitung aktiv ist. Alternativ importierst du Kontoauszüge als camt.053 oder MT940. Was dabei keinen Treffer findet, bleibt offen und landet im Mahnvorschlag.

Typische Ursachen:

• Die Zahlung kam vor der Rechnung. Ist die Rechnung beim Bankimport noch nicht abgeschlossen, findet die Zuordnung keinen Treffer, und die Zahlung muss von Hand zugeordnet werden.
• Der Zahlungsdienstleister zahlt gesammelt aus. Eine PayPal- oder Shopify-Payments-Auszahlung enthält viele Zahlungen abzüglich Gebühren und passt zu keiner einzelnen Rechnung. Wie du sie auflöst, steht im Ratgeber Auszahlungen von PayPal und Co. abgleichen.
• Die Zahlungen werden woanders geprüft. Wer Zahlungseingänge in DATEV abhakt und erst danach in weclapp auf bezahlt stellt, führt zwei Listen offener Posten. Der Mahnlauf kennt nur die in weclapp.
• Die Kundschaft zahlt nur einen Teil. Eine Teilzahlung ordnest du vor dem Mahnlauf von Hand zu, sonst mahnt der Lauf Kund:innen, die schon gezahlt haben.

Wie du Bank und Zahlungsdienstleister sauber trennst, zeigt der Artikel Bank und Zahlungsdienstleister in weclapp trennen. Für Abo-Zahlungen gibt es einen eigenen Ratgeber: Abo-Zahlungen Rechnungen zuordnen. Wer die Zuordnung nicht von Hand machen will: Zahlungsabgleich 4 weclapp von wals.pro gleicht offene Posten und Banktransaktionen ab und löst Sammelavise etwa von PayPal in Einzelzahlungen und Gebühren auf.

Fazit: Stimmen die offenen Posten nicht, mahnt auch der beste Mahnlauf die Falschen.

Wie richtest du die Mahnstufen ein?

Mahnstufen richtest du laut weclapp-Hilfe unter Globale Einstellungen > Finanzen > Mahnstufen ein, und zwar mit Mahntext, Mahngebühr, E-Mail-Konto und Vorlage je Stufe. Die Gebühr hinterlegst du in jeder Stufe einzeln.

Ein typisches Fehlerbild: Die Mahnungen entstehen, aber keine Mail geht raus. Dann haben die Mahnstufen Texte, aber keine Mailvorlage oder kein Mailkonto. Prüf deshalb jede Stufe einzeln, nicht nur die erste.

Schreibst du Kund:innen in einer anderen Sprache an, braucht das Mahndokument eine Übersetzung. Die pflegst du unter Globale Einstellungen > Formularwesen > Übersetzungen. Soll die Mahnung an eine bestimmte Person gehen, etwa an die Buchhaltung der Kundschaft, setzt du in der Kundenakte eine primäre Mahnungs-E-Mail-Adresse.

Welche Gebühr du verlangen darfst und wie scharf der Ton ab welcher Stufe sein soll, ist keine Einstellungsfrage, sondern eine rechtliche. Darauf geht der Abschnitt zu Verzug und Zinsen unten ein.

Fazit: Je Stufe vier Felder prüfen: Text, Gebühr, Vorlage, Mailkonto.

Was sind Karenztage und Toleranztage?

Karenztage sind die Tage zwischen Fälligkeit und erster Mahnstufe, Toleranztage verlängern die Frist zwischen den weiteren Stufen. Die Karenztage stellst du laut weclapp-Hilfe global unter Globale Einstellungen > Finanzen > Allgemeine Einstellungen > Mahnlauf ein.

Toleranztage gelten ab Mahnstufe 1: Sie werden beim Erreichen einer Stufe auf das aktuelle Fälligkeitsdatum aufgeschlagen. Prüf die Fristen deshalb an deinem ersten manuellen Lauf, bevor du automatisierst.

Fazit: Karenztage regeln den Start, Toleranztage den Abstand zwischen den Stufen.

Wie läuft der erste Mahnlauf ab?

Den ersten Mahnlauf startest du manuell und verarbeitest ihn erst, nachdem du jeden Vorschlag angesehen hast. Laut weclapp-Hilfe läuft das in vier Schritten unter Finanzen > Mahnlauf:

1. Parameter setzen, etwa Filter und den Mindestbetrag „Nur Beträge ab“.
2. „Mahnlauf starten“: weclapp zeigt die Mahnvorschläge und darunter die Belege, die nicht berücksichtigt wurden, jeweils mit Grund.
3. Vorschläge prüfen und einzelne Belege entfernen.
4. „Mahnlauf verarbeiten“: Erst jetzt entstehen die Mahnungen, du findest sie unter Finanzen > Mahnungen.

Dazu gibt es Zusatzoptionen, unter anderem „Guthaben berücksichtigen“, „Mahnsperre ignorieren“ und „Fälligkeitsdatum neu ab Mahnlaufdatum“. Lass beim ersten Lauf alles auf dem Stand, den du verstehst, und ändere eine Option nach der anderen.

Ein weiteres Fehlerbild: Eine Kundin wird gemahnt, obwohl die Ware noch nicht geliefert ist. Ein Mahnlauf weiß nichts über den Lieferstand, er sieht nur das Fälligkeitsdatum der Rechnung. Wenn du Rechnungen vor der Lieferung stellst, prüf, ob die Zahlungsbedingung dazu passt. Soll eine Kundin oder ein Kunde gar nicht gemahnt werden, setzt du laut Hilfe zur Mahnsperre die Checkbox Mahnsperre in der Kundenakte. Betrifft es nur eine Rechnung, sperrst du nur diese Rechnung.

Fazit: Der erste Lauf ist ein Probelauf, und verarbeitet wird erst nach der Prüfung.

Warum landet eine Rechnung nicht im Mahnvorschlag?

Eine Rechnung fehlt im Mahnvorschlag, weil eine Bedingung des Laufs sie ausschließt, und weclapp nennt den Grund unter den nicht berücksichtigten Belegen. Die weclapp-Hilfe zu den Gründen listet diese Fälle:

Grund	Woran du es erkennst	Was du tust
Noch nicht fällig	Fälligkeit liegt nach dem Mahnlaufdatum	Zahlungsbedingung und Rechnungsdatum prüfen, sonst nichts tun
Betrag zu klein	Offener Betrag unter „Nur Beträge ab“	Mindestbetrag bewusst festlegen, Kleinstbeträge gesondert klären
Filter greift	Filter auf Kunde, Vertriebsweg oder Mahnstufe gesetzt	Filter im Lauf zurücksetzen
Mahnsperre	Sperre am Kunden oder an der Rechnung	Sperre prüfen; „Mahnsperre ignorieren“ nur bewusst nutzen
Lastschrift	Zahlungsart Lastschrift bei aktiver Option „Lastschriften ignorieren“	Rücklastschriften gesondert verfolgen
Gutschrift	Belegart Gutschrift	Nichts, Gutschriften mahnt weclapp nicht
Vorkasserechnung	Vorkasse, Option „Vorkassenrechnungen berücksichtigen“ nicht gesetzt	Option im Mahnlauf setzen, wenn du Vorkasse mahnen willst

Steht eine Rechnung im Vorschlag, die dort nicht hingehört, liegt die Ursache fast immer eine Ebene davor: bei einer nicht zugeordneten Zahlung oder einer falschen Zahlungsbedingung.

Fazit: Erst den Grund in der Liste lesen, dann die Einstellung ändern.

Was passiert, wenn Kund:innen ohne Mahngebühr zahlen?

Zahlen Kund:innen ohne Mahngebühr, entscheidest du bei der Zahlungserfassung, ob du die Gebühr nachforderst oder die Zahlung so akzeptierst. Laut weclapp-Hilfe zu Mahngebühren zeigt die Zahlungserfassung ein Warndreieck, wenn die Rechnung in einem Mahnlauf steht. Fährst du mit der Maus darüber, siehst du Mahnstufe und Gebühr.

Zahlbetrag und Mahngebühr trägst du getrennt ein. Damit ist der offene Posten ausgeglichen, und die Gebühr landet auf dem Konto für erhaltene Mahngebühren, das du unter Finanzen > Kontenzuordnung > Standard Konten zuordnest. Ordnest du die Zahlung aus dem Kontoauszug zu, trägst du Zahlbetrag und Gebühr in einem Panel ein. Sobald du die Mahngebühr einträgst, belegt weclapp das Gebührenkonto vor.

Fazit: Lege vorher fest, wann du Gebühren nachforderst und wann nicht.

Wie stellst du den Mahnlauf auf automatisch?

Auf automatisch stellst du den Mahnlauf unter Globale Einstellungen > Finanzen > Allgemeine Einstellungen mit einem Startdatum und einem Benutzer für die automatische Verarbeitung. Laut Hilfe zur Automatik erzeugt weclapp den Mahnlauf dann jede Nacht mit den hinterlegten Parametern. Ob die Mahnungen auch automatisch verschickt werden, steuert ein eigenes Häkchen „Mahnungen automatisch versenden“.

Unsere Empfehlung, keine Herstellerregel: Schalte die Automatik erst ein, wenn zwei manuelle Läufe nacheinander ohne Korrektur durchgingen. Und schalte zuerst nur die Erzeugung ein, den Versand später. Dann siehst du jeden Morgen, was rausgehen würde, bevor es rausgeht. Manuell versendest du einzeln oder per Massenaktion in der Mahnlauf-Übersicht, wahlweise nur die noch nicht versendeten Mahnungen.

Fazit: Erst automatisch erzeugen, dann automatisch versenden.

Was macht der Mahnlauf nicht?

Der Mahnlauf erzeugt und versendet Mahnungen. Einen Zugang sperren oder eine Forderung an ein Inkassobüro übergeben beschreiben die Hilfeseiten zum Mahnwesen nicht. Wiederkehrende Rechnungen aus Abos haben eigene Fragen, etwa wann ein Zugang gesperrt wird; dazu gibt es den Ratgeber Abo-Mahnwesen automatisieren.

Auch die Buchhaltung bleibt außen vor: Wenn deine Kanzlei offene Posten in DATEV führt, sollte klar sein, wo die führende Liste liegt. Wie Buchungen und Belege aus weclapp zur Kanzlei kommen, beschreibt der Ratgeber zur DATEV-Schnittstelle von weclapp.

Fazit: Der Mahnlauf mahnt. Sperren, Inkasso und die Abstimmung mit der Kanzlei regelst du daneben.

Verzug, Zinsen und Gebühren: Was gilt rechtlich?

weclapp rechnet mit den Gebühren und Zinssätzen, die du hinterlegst; ob du sie verlangen darfst, entscheidet das Recht, nicht das Werkzeug. Wann Schuldner:innen in Deutschland in Verzug kommen, regelt § 286 BGB: grundsätzlich durch eine Mahnung nach Fälligkeit, ohne Mahnung etwa bei einem nach dem Kalender bestimmten Zahlungstermin, und bei Geldforderungen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, gegenüber Verbraucher:innen nur, wenn die Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders darauf hinweist. Die Verzugszinsen regelt § 288 BGB, auch hier mit Unterschieden zwischen Geschäfts- und Privatkundschaft. In Österreich gilt für Geldforderungen zwischen Unternehmen § 456 UGB. weclapp kann laut Hilfe zur Verzugszinsberechnung Zinsen ab dem zweiten Mahnlauf berechnen; Basiszinssatz und Aufschläge pflegst du selbst unter Globale Einstellungen > Finanzen > Verzugszinsberechnung. Welche Gebühr und welcher Zinssatz in deinem Fall zulässig sind, klärst du mit deiner Rechts- oder Steuerberatung. Das ersetzt keine Rechtsberatung.

Fazit: weclapp rechnet, was du einstellst; was du verlangen darfst, klärt die Rechtsberatung.

Quellen und Grenzen

Alle Menüpfade und Funktionen stammen aus der weclapp-Hilfe, die wir zwischen dem 11. Oktober und dem 7. November 2026 gelesen haben. Die Hilfeseiten zur Automatik und zur Mahnsperre stammen von 2021; Bezeichnungen können sich seitdem geändert haben. Gesetzestexte haben wir auf gesetze-im-internet.de und im RIS gelesen, aber bewusst keine Gebührenhöhen, Pauschalen oder Zinssätze übernommen.

Nicht beschrieben sind in der Hilfe die Rechenweise der Toleranztage über Stufe 1 hinaus, das Verhalten der Mahnstufe bei Teilzahlungen, ein Warndreieck bei der Zuordnung aus dem Kontoauszug und eine Obergrenze für die Zahl der Mahnstufen. Die Fehlerbilder und die Empfehlung zu zwei manuellen Läufen stammen aus unserer Projektarbeit, nicht von weclapp.

Stand: 7. November 2026.

Häufige Fragen

Was muss ich vor dem ersten Mahnlauf in weclapp vorbereiten?

Alle Zahlungen müssen zugeordnet sein, und die Zahlungsbedingungen müssen die richtige Fälligkeit ergeben. Jede Mahnstufe braucht Text, Gebühr, Mailvorlage und Mailkonto. Den ersten Lauf startest du manuell und prüfst jeden Vorschlag.

Warum sind die Mahn-Mails nicht rausgegangen?

Meist fehlt in einer Mahnstufe die Mailvorlage oder das Mailkonto; die Mahnung entsteht trotzdem, nur der Versand bleibt aus. Prüf jede Stufe unter Globale Einstellungen > Finanzen > Mahnstufen. Bei der Automatik ist der Versand außerdem ein eigenes Häkchen.

An wen geht die Mahnung per Mail?

Hast du in der Kundenakte eine primäre Mahnungs-E-Mail-Adresse gesetzt, geht die Mahnung dorthin, etwa an die Buchhaltung der Kundschaft. Ist keine gesetzt, prüf vor dem ersten Versand an einem Beleg, welche Adresse weclapp verwendet.

Warum steht eine Rechnung offen, obwohl sie bezahlt ist?

Weil die Zahlung in weclapp noch keiner Rechnung zugeordnet ist, etwa weil sie vor der Rechnung importiert wurde, in einer Sammelauszahlung steckt oder nur außerhalb von weclapp geprüft wird. Ordne die Zahlung zu, bevor du mahnst.

Ab wann berechnet weclapp Verzugszinsen?

Laut weclapp-Hilfe ab dem zweiten Mahnlauf, mit dem Basiszinssatz und den Aufschlägen, die du unter Globale Einstellungen > Finanzen > Verzugszinsberechnung pflegst. Ob und in welcher Höhe du Zinsen verlangen darfst, klärt deine Rechtsberatung; das ersetzt keine Rechtsberatung.

Wie stelle ich den Mahnlauf auf automatisch?

Unter Globale Einstellungen > Finanzen > Allgemeine Einstellungen setzt du Startdatum und Benutzer für die automatische Verarbeitung; der Mahnlauf entsteht dann jede Nacht. Den Versand schaltest du mit dem Häkchen „Mahnungen automatisch versenden“ getrennt ein, am besten erst nach zwei sauberen manuellen Läufen.