Rechnungstool oder ERP: Was brauchst du?

Mit „schlankem Tool“ meinen wir hier einen Arbeitsumfang, kein bestimmtes Produkt: Bestellungen übernehmen, Rechnung schreiben, Versandlabel drucken, Buchungsdaten an DATEV geben. Was ein einzelnes Produkt darüber hinaus kann, prüfst du in dessen Beschreibung.

Ein ERP ist das führende System für das ganze Geschäft: Bestand, Einkauf, Aufträge, Belege und Zahlungen laufen an einer Stelle zusammen. Im Paket ERP Handel von weclapp gehören dazu Warenwirtschaft, Disposition und Einkauf, Lagerverwaltung mit mobiler Lager-App, Serien- und Chargennummern sowie Produktion. Dazu kommen Anbindungen für Shops wie Shopware, WooCommerce oder Shopify und für Marktplätze wie Amazon, eBay oder Kaufland.de.

Der kleinste weclapp-Tarif, ERP Starter, kostet 39 € je Nutzer:in und Monat und ist nur monatlich buchbar und nicht mit anderen Paketen kombinierbar (Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026). Er deckt Rechnung und Buchhaltung ab, aber keinen Shop-Import: Laut Funktionsliste enthält er Zahllauf, Mahnlauf, DATEV-Export und E-Rechnung, aber keine Shop-Anbindung, keine Marktplätze, keine Lagerverwaltung und keine REST API. Prüfe vor Vertragsabschluss die aktuelle Funktionsübersicht. Die kostenlose Shopify-Anbindung setzt laut App-Listing ERP Handel voraus.

Gehe die fünf Fragen der Reihe nach durch und zähle, wie oft du bei „ERP“ landest. Zähle jede Anforderung nur einmal, auch wenn sie zu zwei Fragen passt. Das ist unsere Faustregel, keine Norm und kein Messwert: Bei null oder einer Frage genügt vermutlich ein Tool, bei zwei prüfst du genauer, ab drei spricht vieles für ein ERP. Die Fragen wiegen nicht gleich schwer. Gewichte sie nach deinem Geschäft.

Lager. Ein Lager mit überschaubarem Bestand lässt sich mit Zählen und einer einfachen Bestandsführung pflegen. Mehrere Lagerorte oder Chargen- und Seriennummern brauchen ein System, das den Bestand je Ort kennt.

Kanäle. Shop plus Marktplatz heißt: Bestand und Aufträge müssen zusammenlaufen. Das Paket Handel nennt Shopware, WooCommerce und Shopify sowie Amazon, eBay und Kaufland.de. Ob ein Tool Marktplätze anbindet, prüfst du beim jeweiligen Produkt. Hier geht es um die Frage, ob Bestand und Aufträge kanalübergreifend stimmen müssen.

Einkauf. Wer Ware nachbestellt, braucht Mindestbestände, Bestellvorschläge und Wareneingang. Das gehört zu Disposition und Einkauf.

Team. Arbeitet eine Person alles ab, braucht es keine Abstimmung im System. Sobald mehrere Personen parallel an Aufträgen und Beständen arbeiten, zählt, wer was sieht und ändert.

Abwicklung. Zahllauf, automatisierter Mahnlauf und DATEV-Export gehören bei weclapp zu allen Paketen, auch zum kleinsten. Sie sprechen deshalb nicht für ein größeres Paket. Ein Handel-Kriterium ist der Versand mit mehreren Carriern: weclapp bindet DHL direkt an, für Kunden aus Deutschland und mit eigenem DHL-Geschäftskundenvertrag. Für weitere Carrier und Speditionen brauchst du eine zusätzliche Anbindung, etwa Fulfillment 4 weclapp.

Die E-Rechnung ist keine sechste Prüffrage, sondern Voraussetzung auf beiden Seiten. Verkaufst du an inländische Geschäftskunden, prüfe, ob dein Tool oder ERP E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen kann. Empfangen muss jedes inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 können; laut BMF genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Ausstellen müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle anderen ab dem 1. Januar 2028. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, als sonstige Rechnung gilt es nur bis zum Ende der jeweiligen Übergangsfrist und nur, wenn der Empfänger dem Format zustimmt (BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Frage 11). Rechnungen an Endverbraucher sind ausgenommen; weitere Ausnahmen, etwa Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Leistungen von Kleinunternehmern, nennt das BMF (Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026). In weclapp ist die E-Rechnung in allen Paketen enthalten. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Beide fiktiven Händler:innen haben rund 600 Bestellungen im Monat. Das Beispiel ist erfunden und zeigt nur das Prinzip.

Händler:in A verkauft über einen Shopify-Shop. Eine Person nimmt Bestellungen an, schreibt Rechnungen, druckt Labels und schickt monatlich die Buchungsdaten an die Steuerberatung. Es gibt ein Lager und keinen eigenen Einkauf. Keine der fünf Prüffragen zeigt auf ERP. Ein schlankes Tool kann genügen.

Händler:in B verkauft über Shop, Amazon und eBay, hat zwei Lager, kauft selbst ein und arbeitet mit drei Personen parallel. Vier der fünf Fragen zeigen auf ERP; zur Abwicklung ist nichts angenommen. Hier spricht vieles für ein ERP.

Die Bestellzahl ist gleich, die Antwort nicht.

Rechenbeispiel ERP Handel, Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026, jährliche Buchung, netto. Annahme: Händler:in A bucht eine Lizenz, Händler:in B drei. Das ist ein Rechenbeispiel, keine Kaufaussage.

• Händler:in A: 1 × 163 € = 163 € pro Monat.
• Händler:in B: 3 × 163 € = 489 € pro Monat.

Nicht enthalten sind Einrichtung, optionale Support-Pakete und Zusatzmodule. Was ein Tool für Händler:in A kostet, hängt vom Preismodell des jeweiligen Tools ab. Die Rechnung für vier Händlerprofile steht in Was kostet ein ERP bei 500 bis 10.000 Bestellungen?. weclapp bietet 30 Tage kostenlose Testphase, die automatisch abläuft.

Bei einem ERP mit Preis pro Nutzer:in zahlst du für die Köpfe im Team, bei einem Preismodell pro Beleg für das Volumen. Viele Belege bei kleinem Team sprechen eher für den Preis pro Nutzer:in, wenige Belege bei größerem Team eher für den Preis pro Beleg. Der Leistungsumfang ist dabei nicht gleich. Rechne es mit deinen Zahlen: Pro Beleg oder pro Nutzer:in?

Wir sind weclapp-Partner und begleiten Einführungen. Trotzdem gibt es Fälle, in denen ein ERP die schlechtere Wahl ist.

Die Zukunft ist offen. Wer noch nicht weiß, ob ein zweiter Kanal oder ein eigenes Lager kommt, muss heute nicht vorsorgen. Ein späterer Wechsel ist möglich, braucht aber Planung. Wie das abläuft, steht in Wie wechsle ich das ERP bei laufendem Shop? Bedenke dabei die Bindung: Bei jährlicher Buchung (Laufzeit) kannst du laut weclapp nur zum Ende der Laufzeit kündigen. Monatlich gebuchte Lizenzen kosten bei ERP Handel 179 € je Nutzer:in und Monat (Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026, netto) und haben einen Monat Kündigungsfrist.