ERP-Wechsel zu weclapp: vom Datenplan bis zur Abnahme

Wir begleiten den Wechsel zu weclapp von der Sichtung des Altsystems über Mapping und Probeimport bis zum Abgleich am Stichtag. Im vereinbarten Umfang bereiten wir Importdateien vor und prüfen, ob Standardimporte reichen oder eine individuelle API-Übernahme nötig ist. Welche Daten und angebundenen Prozesse tatsächlich mitgehen, legen wir vor der Umsetzung gemeinsam fest.

Diese Seite erklärt den Projektablauf. Die konkrete Vorbereitung von Dateien, Importreihenfolge und Datenarten findest du im Ratgeber zur weclapp-Datenübernahme. Ohne Altdaten ist die weclapp-Einrichtung der passende Einstieg.

Wir nehmen Ausgangssystem, Zielprozesse und alle beteiligten Systeme auf: Shop, Marktplätze, Lager, Versand, Zahlung und Buchhaltung. Für jede Datenart halten wir fest, woher sie kommt, welches System sie künftig führt und wer sie fachlich abnimmt. Das gilt auch für Dienstleistungs- und Projektbetriebe ohne Shop.

• Stammdaten: Artikel, Kund:innen, Lieferant:innen, Preise und Zuordnungen. Pflichtfelder, Dubletten, Einheiten und alte Kennungen werden vor dem Import geprüft.
• Bestand und offene Vorgänge: Lagerbestände, Reservierungen, offene Aufträge und Bestellungen sowie noch nicht abgeschlossene Zahlungen, Lieferungen oder Retouren. Je Vorgang wird entschieden: im Altsystem abschließen, gezielt übernehmen oder separat weiterbearbeiten.
• Historie: abgeschlossene Belege und Anhänge. Übernahme oder Archiv werden nach Nutzungsbedarf und Aufbewahrung geklärt. Eine pauschale Übernahme sämtlicher Belege ist kein zugesagter Standardumfang.

Ergebnis: eine abgestimmte Liste der Daten, Importwege, Ausschlüsse und zuständigen Personen. Bewertung, offene Posten und Aufbewahrung stimmt dein Team mit der Steuerberatung ab.

Vor dem produktiven Import prüfen wir Mapping und Importwege in einer getrennten Testumgebung. Die Probe enthält typische Datensätze und Sonderfälle: Varianten, abweichende Lieferadressen, Sonderpreise, Teillieferungen und Retouren. Die Testumgebung wird so eingerichtet, dass Testdaten keine echten Kundenmails, Versandaufträge oder Buchhaltungsübertragungen auslösen.

Ein fehlerfreier Importlauf reicht für die Freigabe nicht aus. Der Abgleich prüft die vereinbarte Datenmenge über Quell- und Zielkennungen, Datensatzanzahlen, relevante Summen und Beziehungen zwischen den Datensätzen. Stichproben prüfen zusätzlich die fachliche Bedeutung. Fehlende, doppelte oder abweichende Datensätze kommen mit Ursache und Entscheidung ins Abgleichsprotokoll.

Danach spielt dein Team die vereinbarten Geschäftsabläufe durch, zum Beispiel Auftrag, Lieferung, Rechnung und Retoure. Die Probe ist abgeschlossen, wenn die Abnahmekriterien erfüllt und verbleibende Abweichungen ausdrücklich entschieden sind.

Der Cutover-Plan beschreibt den Wechsel im Tagesgeschäft: letzter Datenstand, Export- und Importreihenfolge, Nachlauf seit der Probe, Zeitfenster, zuständige Personen und Stopp-Kriterien. Für jede Schnittstelle wird festgelegt, welches System lesen oder schreiben darf. Zwei Systeme dürfen nicht gleichzeitig Bestände melden, Belege versenden oder dieselben Aufträge verarbeiten.

Mit Shop- oder Schnittstellenbetreiber:innen klären wir, wie neue Bestellungen während einer Verarbeitungspause erhalten bleiben und anschließend vollständig nachlaufen. Die tatsächliche Übertragung wird in der Probe geprüft. Shop-Erreichbarkeit allein beweist keinen funktionierenden Versand. Hintergründe findest du bei Bestands- und Auftragsabgleich und weclapp-Schnittstellen.

Ein Rückfallplan benennt den letzten rücksetzbaren Stand. Nach echten Lieferungen, Rechnungen oder Zahlungen ist ein einfaches Zurückschalten nicht ausreichend: Bereits ausgeführte Schritte müssen zuerst abgeglichen und ihre weitere Bearbeitung entschieden werden. Dein Team hält Altsystem und geprüfte Exporte bis zur Abnahme zugänglich. Erst wenn auch die Aufbewahrung geklärt ist, entscheidet ihr über die Abschaltung des Altsystems.

1. Verantwortliche bestätigen Bereitschaft, Datenstand und Stopp-Kriterien.
2. Betroffene Übertragungen werden kontrolliert angehalten. Neue Vorgänge bleiben nachvollziehbar erfasst.
3. Der letzte vereinbarte Datenstand und die Änderungen seit der Probe werden übernommen. Offene Vorgänge und Bestände werden erneut abgeglichen.
4. Schnittstellen und Folgeprozesse werden in der getesteten Reihenfolge aktiviert. Je Aufgabe gibt es genau ein führendes System.
5. Das Team prüft reale Vorgänge anhand der vereinbarten Kriterien. Fehlende Aufträge, falsche Bestände oder ungeklärte Belegabweichungen lösen den festgelegten Stopp- und Klärungsweg aus.
6. Die fachlich Verantwortlichen dokumentieren Freigabe oder Restpunkte. Anschließend beginnt die vereinbarte Begleitung im Betrieb.

Der Termin folgt Datenqualität, Testergebnis und betrieblichem Zeitfenster. Er ist keine Freigabe, ungeklärte Fehler zu übergehen. Eine Garantie für einen unterbrechungsfreien Wechsel geben wir nicht.

Vor Projektbeginn benennen wir für jede Rolle eine verantwortliche Person und eine Vertretung. Die konkrete Aufteilung wird im Projekt vereinbart.

• Dein Fachteam entscheidet über Datenumfang und Ausnahmen, prüft Mapping und Testfälle und nimmt die Geschäftsabläufe fachlich ab.
• wals.pro bereitet die vereinbarte Übernahme vor, führt Probe und technischen Abgleich durch und dokumentiert Ergebnisse und Umschaltplan.
• Shop- und Schnittstellenbetreiber:innen prüfen Übergabe, Rückmeldungen und Nachlauf ihrer Anbindungen.
• Deine Steuerberatung klärt mit dir Bewertung, offene Posten, Nummernkreise und Aufbewahrung.
• Benannte Projektverantwortliche entscheiden über Start, Stopp und Restpunkte. Sie bestätigen die Betriebsübergabe.

Das Abnahmeprotokoll verbindet Datenprüfung und Alltagstest: vereinbarte Datensätze zugeordnet, relevante Mengen und Summen abgeglichen, offene Vorgänge bearbeitbar, Schnittstellen geprüft und Verantwortliche für den Betrieb benannt. Ein Importstatus allein genügt nicht.

Für Restpunkte stehen Auswirkung, verantwortliche Person und nächster Schritt fest. Erst nach dieser Entscheidung endet die vereinbarte Begleitphase. Eine neue Automatisierung ist ein eigener Schritt und kein Ersatz für den Nachweis, dass die übernommenen Daten stimmen.

Fiktives Planungsbeispiel, keine Kundenreferenz: Eine Bestellung wurde vor dem Stichtag im Altsystem geliefert. Die Retoure trifft erst nach dem Wechsel ein. Im Projekt wird deshalb vorab festgelegt, wo Rücknahme und Gutschrift bearbeitet werden, wie der ursprüngliche Beleg auffindbar bleibt und welches System den Bestand korrigiert. In der Probe wird dieser Fall durchgespielt. So entsteht aus „offene Vorgänge übernehmen“ eine prüfbare Entscheidung.

Hilfreich sind der Name deines Altsystems, eine Liste der angebundenen Systeme, die betroffenen Datenarten und die offenen Vorgänge. Benenne außerdem dein gewünschtes Zeitfenster und die Personen für Datenprüfung, Buchhaltung und Betrieb. Zugangsdaten oder komplette Kundendateien gehören nicht in das Kontaktformular; den sicheren Austausch stimmen wir im Projekt ab.

Nach der Sichtung stimmen wir den Leistungsumfang in Optionen ab. Erst danach folgt die Projektpauschale für den gewählten Umfang. Eine belastbare Dauer ergibt sich aus Datenqualität, Importwegen und erforderlichen Tests.