Klicke hier, um ein unverbindliches Erstgespräch zu buchen!
Suche

Suche Warenkorb 0

Helpdesk und Abrechnung für Systemhäuser und MSPs

Wie verbinde ich Helpdesk, Zeitbuchung und Rechnung im Systemhaus?

Mail-to-Ticket legt das Ticket an, die Zeit wird am Ticket gebucht, und aus dem Ticket oder einem verknüpften Auftrag entsteht die Rechnung, ohne dass dein Systemhaus am Monatsanfang Zeiten und Tickets von Hand zusammensucht. Diese Kette richten wir bei Systemhäusern ein; so läuft auch unser eigener Helpdesk, mit einem KI-Agenten, der Antwort und Zeitbuchung vorbereitet und von einem Menschen freigegeben wird. Dafür rechnest du mit ERP Dienstleistung zu 86 € pro Nutzer:in und Monat bei jährlicher Buchung plus Helpdesk-Add-on 55 € pro Person und Monat (Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026).

Dies ist eine Unterseite von ERP und Helpdesk für Systemhäuser.

Termin buchen

Wo Zeit und Rechnung verloren gehen

In Einführungen bei Systemhäusern sehen wir, dass zu Monatsbeginn Zeiten und Tickets von Hand zusammengesucht werden, bevor Rechnungen entstehen. Der Verlust entsteht an den Übergängen zwischen Mail, Zeit und Rechnung. Wo etwas weclapp-Funktion ist und wo unsere Praxis, steht jeweils im Abschnitt.

Von der Mail zum Ticket: Kundenzuordnung

Der Helpdesk legt aus Mails an definierte Adressen Tickets an (Mail-to-Ticket), dazu Web-to-Ticket, Kundenportal und eine mobile App für Tickets (laut Produktseite).

weclapp ordnet den Kunden über die Absenderadresse zu: erst über die exakte Adresse am Kontakt, dann über die Domain. Bei Freemail-Absendern erkennt weclapp meist keinen Kunden. Gibt es mehrere Firmen mit derselben Domain, findet keine Zuordnung statt. Pflege Kontakte vor dem Start und prüfe Tickets ohne Kunden täglich, denn ihnen fehlen Auftrag und Vertrags-SLA.

Zeit buchen und abrechnen: zwei Wege

Du buchst am Ticket über „Zeit erfassen“, mit Dauer, Artikel und Leistungsort. Dabei entsteht am Ticket eine Dienstleistungsaufgabe, an der die Buchung hängt. Zwei Wege führen zur Rechnung:

  • Direkt aus dem Ticket: Leistungsnachweis, dann Rechnung, auch gesammelt für mehrere Tickets.
  • Über einen Auftrag: Du verknüpfst das Ticket mit einem Auftrag, danach gehen die Zeiten auf dessen Aufgaben.

„Mit Auftrag verknüpfen“ klappt in der Oberfläche nur, solange am Ticket noch keine Aufgabe hängt und nichts abgerechnet ist. Auch der Kunde lässt sich danach nicht mehr ändern. Mit der alten Logik „Zeit & Material (veraltet)“ geht es gar nicht.

Bei Kunden ohne Kontingent nehmen wir den zweiten Weg. In unserer Praxis verknüpft ein Webhook-Flow (n8n oder Power Automate) neue Tickets dieser Kunden mit deren Projektauftrag. Tickets von Kunden mit Kontingent bleiben unverknüpft, denn eine Buchung geht entweder auf das Kontingent oder auf eine Auftragsaufgabe, nie auf beides; der Flow prüft dafür den Kunden. Das ist ein Flow, den wir bei Systemhäusern einrichten, kein Schalter in weclapp. Prüfe in deinem Mandanten auch die Helpdesk-Einstellung „Standardaufgabe zu Ticket anlegen“: Legt weclapp beim Anlegen schon eine Aufgabe an, lässt sich das Ticket nicht mehr verknüpfen. Im Auftrag legen wir zwei Positionen an: abrechenbar und 0 €. Interne Nacharbeit geht auf die 0-€-Position; ob sie im Leistungsnachweis als Zeile erscheint, hängt von deinen Vorlagen ab. Das testen wir vorab mit dir.

Stundenkontingent: das Beispiel

Hat der Kunde ein Kontingent, buchst du über das Feld „Dienstleistungskontingent“ im Buchungsbericht, nicht auf einen Auftrag. Das Kontingent ist ein Artikel auf einem Auftrag und wird im Regelfall vorab abgerechnet; die Buchungen darauf sind nicht noch einmal einzeln abrechenbar.

Beispiel (fiktiv): Ein Kunde hat ein Kontingent von 10 Stunden im Monat. Ein Ticket „Drucker im Büro druckt nicht“ kostet 45 Minuten Remote-Arbeit, gebucht auf das Kontingent. Es bleiben 9 Stunden 15 Minuten. Am Monatsende stehen 11 Stunden 30 Minuten darauf: 1 Stunde 30 Minuten sind Überhang. Mehrstunden entstehen als Überbuchung des Kontingents oder als Zeiten auf dem Auftrag, nie beides für dieselbe Buchung; welche Variante greift, prüfst du in deinem Mandanten. In einem Test über die API (Sandbox, Stand 11.10.2026) standen Buchungen auf dem Kontingent im Leistungsnachweis, aber nicht auf der Rechnung. Die 1 Stunde 30 Minuten Überhang berechnest du deshalb voraussichtlich selbst, zum Beispiel über den Auftrag. Den Leistungsnachweis für Kontingent-Zeiten erstellst du auf der Detailseite des Kontingents; er kann den Kontingentstand andrucken.

weclapp lässt Minderaufwand am Ende des Zeitraums verfallen. Ob Stunden gegenüber deinem Kunden verfallen dürfen, regelt dein Vertrag. Das ersetzt keine Rechtsberatung. Den Monatsreset per Vertrag setzen wir als Praxis ein, siehe Wie rechne ich Wartungsverträge, Lizenzen und Managed Services wiederkehrend ab?. Einen Einsatztag mit Wegzeit und 0-€-Buchung zeigt Wie buchen Techniker:innen Zeiten ohne Nachtragen?.

Vom Ticket zur Rechnung: die Kette im Überblick

SchrittWas passiertWer oder WerkzeugErgebnis
1. Mail kommt anTicket entsteht, Absenderadresse ordnet den Kunden zuweclapp HelpdeskTicket mit Kunde
2. Auftrag verknüpfen (optional)Von Hand oder per Flow ans Projektweclapp, optional n8n oder Power AutomateTicket mit Auftrag
3. Arbeiten und buchen„Zeit erfassen“ mit Dauer, Artikel, LeistungsortTechniker:inBuchung an der Dienstleistungsaufgabe
4. Position wählenAuftrag: abrechenbar oder 0 €. Kontingent: KontingentfeldTechniker:inKontingent sinkt, alle Zeit erfasst
5. MonatsendeMassenaktion, optional Flow mit Regeln je Kundeweclapp, optional FlowLeistungsnachweise je Kunde
6. RechnungAus dem Ticket oder aus dem AuftragAdministrationRechnung
7. KI (optional)Ticket lesen, Antwort entwerfen, Zeit mit Vorschau buchenwals.pro AI 4 weclapp, Mensch gibt freiBuchung mit Protokoll

Monatsende, Leistungsnachweis und Rechnung

So richten wir es bei Systemhäusern ein: Je Kunde legen wir einmal fest, was berechnet wird, und setzen diese Regel vor dem Monatsende auf. Das ist unsere Praxis aus Einführungen bei Systemhäusern.

Ohne eigenen Flow geht es so: In der Ticketübersicht markierst du die Tickets des Monats, erstellst per Massenaktion die Leistungsnachweise (auf Wunsch einen je Kunde) und danach die Rechnungen.

Kunden mit Fixsumme bekommen von uns einen Leistungsnachweis, damit du den Aufwand siehst. Einen Beleg über 0 € stimmst du mit deiner Steuerberatung ab. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Wo es klemmt: Der erste Abrechnungsmonat deckt Lücken auf. Ticketzeit und Projektzeit müssen zusammenlaufen. Rundungen im Buchungsbericht gleichst du vor dem ersten Lauf mit deinen Kundenverträgen ab.

SLA im Ticket: was weclapp kann und was offen bleibt

Im Helpdesk legst du SLAs mit Zuweisungs-, Antwort- und Lösungszeit an, je Priorität, mit Arbeitszeitprofil. Läuft ein Ziel ab, eskaliert das Ticket, und der Bearbeiter oder die Bearbeiterin kann per Eskalations-E-Mail informiert werden (mit aktiver Mailvorlage). Eine SLA, die am Vertrag hinterlegt ist, kommt von Hand oder per automatischer Vertragsprüfung ins Ticket, wenn der Kunde eindeutig einen gültigen Vertrag mit SLA hat. Mehrstufige Eskalationsketten und ein fertiger SLA-Bericht sind in der weclapp-Dokumentation nicht beschrieben (Stand 11.10.2026); wir rechnen ohne sie. Das Helpdesk misst außerdem Zuweisungs-, Bearbeitungs- und Lösungszeiten und bietet Standardberichte (laut Helpdesk-Seite von weclapp).

Welches Paket brauchst du?

Leistungsnachweise stehen in der Funktionstabelle von weclapp unter ERP Dienstleistung und ERP Handel; die Add-ons Helpdesk und Vertragsmanagement lassen sich dazubuchen. Wir rechnen deshalb mit ERP Dienstleistung. ERP Starter lässt sich nicht kombinieren. Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026, netto: 86 € pro Nutzer:in und Monat bei jährlicher, 95 € bei monatlicher Buchung, Helpdesk-Add-on 55 € pro Person und Monat.

Wir rechnen mit 86 € für alle, die in weclapp arbeiten, und 55 € Helpdesk-Add-on pro Person, die Tickets bearbeitet. Ob Techniker:innen auch mit einer Einzellizenz auskommen, lassen wir offen; das Rechenschema nimmt das volle Paket an. Ab mehr als 10 Lizenzen erstellt weclapp ein individuelles Angebot. Für den Monatsreset per Vertrag kommt das Add-on Vertragsmanagement (55 € pro Person und Monat) dazu, siehe Wie rechne ich Wartungsverträge, Lizenzen und Managed Services wiederkehrend ab?.

KI am Ticket: lesen, entwerfen, buchen mit Freigabe

wals.pro AI liest Tickets (nach Status, Priorität, Kunde, Bearbeiter:in), legt Tickets an, setzt Status, Zuweisung und Priorität und schreibt Kommentare als Kundenantwort oder interne Notiz. Sie bearbeitet Tickets einzeln, jede Änderung mit eigener Vorschau und Freigabe, mit den Rechten des API-Schlüssel-Nutzers.

Zeiten bucht sie auf genau ein Ziel: Ticket, Auftrag oder Aufgabe, auf Wunsch gegen ein Dienstleistungskontingent. Nur bei einem Auftrag muss dieser bestätigt sein. Abrechenbare Zeit braucht eine Position mit Abrechnung nach Aufwand.

Unser eigener Helpdesk läuft mit einem KI-Agenten: Ticket lesen, Kundenkontext ziehen, Antwort entwerfen, Zeit vorbereiten, ein Mensch gibt frei. So arbeiten wir selbst; bei dir richten wir es passend zu deinen Kund:innen ein. Die KI schreibt nie ungefragt: Vorschau, Freigabe, Protokoll, mit payload-gebundener Einmal-Freigabe per SHA-256 (Technik: wals.pro AI 4 weclapp). Der Einstieg ist dauerhaft kostenlos, es gibt keine Credits, bis 31.12.2026 sind alle Funktionen kostenlos, danach gibt es Bezahlstufen nach Umfang. Über 125 Unternehmen haben sich für wals.pro AI 4 weclapp registriert. Die Verarbeitung läuft mit EU-Hosting. Was nach dem 31.12.2026 nach Umfang zu dir passt, besprechen wir im Termin.

Einordnung zu PSA und Monitoring

PSA steht für Professional Services Automation, das Branchenwerkzeug für Tickets, Zeiten und Abrechnung. weclapp deckt die kaufmännische Kette dahinter ab, ersetzt aber kein Monitoring-Werkzeug (RMM). Alle Lücken im Überblick: Welches ERP deckt Verträge, Tickets, Zeiten und Rechnungen für ein IT-Systemhaus oder einen MSP ab?.

Zahlen auf einen Blick

45 Min.
Beispielticket, gebucht auf das Kontingent (fiktives Beispiel)
9 Std. 15 Min.
Restkontingent nach dem Ticket (fiktives Beispiel)
86 €
ERP Dienstleistung pro Nutzer:in und Monat, jährliche Buchung (Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026)
55 €
Add-on Helpdesk pro Person und Monat (Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026)

Beispielrechnung, kein Angebot. Alle Preise netto, Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026.

Aufbau-Checkliste

Icon: Kontakte

Kontakte pflegen

Mailadressen und Domains am Kunden.

Icon: Prüfliste

Logik prüfen

„Zeit & Material (veraltet)“ darf nicht gesetzt sein.

Icon: Verknüpfung

Weg wählen

Direkt aus dem Ticket oder über den Auftrag, je Kunde einmal.

Icon: Regelwerk

Regeln festschreiben

Was am Monatsende berechnet wird, steht vorher fest.

Wann passt das nicht?

Passt

  • Du willst Tickets, Zeiten und Rechnungen in einem kaufmännischen System.
  • Du rechnest Kontingente, Mehrstunden und Fixsummen.
  • Du betreibst einen Flow oder lässt ihn bauen; ohne Flow verknüpfst du von Hand.
  • Du willst eine Kette, die wir bei Systemhäusern schon eingerichtet haben und selbst im eigenen Helpdesk betreiben.

Passt nicht

  • Du brauchst Remote-Monitoring (RMM) im selben System.
  • Du brauchst einen Gerätestamm mit Vertragsbezug (CMDB) oder eine Einsatzplanung mit Terminzuteilung; beides haben wir bei weclapp nicht gefunden.
  • Deine Verträge verlangen mehrstufige Eskalationsketten oder einen fertigen SLA-Bericht.
  • Du willst Zeiten unterwegs in der mobilen App buchen. Dort kannst du Tickets nur einsehen und bearbeiten.

Häufige Fragen

Kann weclapp aus E-Mails automatisch Tickets anlegen?

Ja. Der Helpdesk bietet Mail-to-Ticket für definierte Adressen, dazu Web-to-Ticket und ein Kundenportal. Den Kunden erkennt weclapp über die Absenderadresse, erst am Kontakt, dann über die Domain. Bei Freemail-Absendern erkennt weclapp meist keinen Kunden; bei mehreren Firmen mit derselben Domain findet keine Zuordnung statt. Tickets ohne Kunde prüfst du täglich, weil ihnen sonst Auftrag und Vertrags-SLA fehlen.

Wie rechne ich Ticketzeit in weclapp ab?

Du buchst die Zeit am Ticket über „Zeit erfassen“. Dabei entsteht am Ticket eine Dienstleistungsaufgabe, an der die Buchung hängt. Abrechnen kannst du direkt aus dem Ticket: Leistungsnachweis, dann Rechnung, auch gesammelt für mehrere Tickets. Alternativ verknüpfst du das Ticket mit einem Auftrag und rechnest darüber ab. Das tun wir bei Kunden ohne Kontingent, weil der Projektauftrag die Zeiten trägt.

Welches weclapp-Paket brauche ich für die Ticketabrechnung?

Leistungsnachweise gehören laut Funktionstabelle zu ERP Dienstleistung und ERP Handel, die Add-ons Helpdesk und Vertragsmanagement lassen sich dazubuchen. Daraus folgt: Rechne mit ERP Dienstleistung (86 € pro Nutzer:in und Monat bei jährlicher Buchung, Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026) plus Helpdesk-Add-on 55 € pro Person und Monat.

Wie funktionieren Stundenkontingente?

Ein Kontingent entsteht über einen Kontingentartikel im Auftrag. Du buchst Zeit im Buchungsbericht über das Feld „Dienstleistungskontingent“ darauf, nicht auf einen Auftrag. Überbuchung ist möglich, Minderaufwand verfällt am Ende des Zeitraums. Kontingent-Buchungen sind nicht mehr einzeln abrechenbar, weil das Kontingent separat abgerechnet wird. Mehrstunden entstehen als Überbuchung oder als Zeiten auf dem Auftrag, nie beides für dieselbe Buchung. Im Sandbox-Test (Stand 11.10.2026) standen Kontingent-Buchungen im Leistungsnachweis, aber nicht auf der Rechnung; Mehrstunden berechnest du daher voraussichtlich selbst.

Kennt der weclapp-Helpdesk SLAs und Eskalation?

Ja, im Kern. Du legst SLAs mit Zuweisungs-, Antwort- und Lösungszeit an, mit Arbeitszeitprofil. Läuft ein Ziel ab, eskaliert das Ticket, und der Bearbeiter oder die Bearbeiterin kann per Eskalations-E-Mail benachrichtigt werden (mit aktiver Mailvorlage). Eine SLA, die am Vertrag hinterlegt ist, kommt von Hand oder per automatischer Vertragsprüfung ins Ticket. Mehrstufige Eskalationsketten und ein fertiger SLA-Bericht sind in der weclapp-Dokumentation nicht beschrieben (Stand 11.10.2026); wir rechnen ohne sie.

Was kann die KI am Ticket tun?

wals.pro AI liest Tickets und Kundenkontext, entwirft Antworten, setzt Status und bucht Zeiten. Alles, was schreibt, läuft einzeln über Vorschau, Freigabe und Protokoll. Die KI schreibt nie ungefragt. Zeiten bucht sie auf Ticket, Auftrag oder Aufgabe, auf Wunsch gegen ein Kontingent, jede Buchung mit eigener Vorschau. Der Einstieg ist dauerhaft kostenlos, ohne Credits.

Kann ich mehrere Tickets gesammelt abrechnen?

Ja. In der Ticketübersicht erstellst du per Massenaktion Leistungsnachweise für alle markierten Tickets, wahlweise einen je Ticket oder einen je Kunde, und auf Wunsch gleich die Rechnungen. Das setzt voraus, dass die Zeiten auf Dienstleistungsaufgaben am Ticket oder am Auftrag gebucht sind. Welche Stunden berechnet werden, legst du vorher je Kunde fest; das ist unsere Praxis aus Einführungen bei Systemhäusern.

Wie läuft bei dir die Kette von der Mail bis zur Rechnung ohne Zusammensuchen am Monatsende?

Bring dein Ticketaufkommen, deine Vertragsarten und dein Kontingentmodell mit. Wir gehen im Termin die Kette Schritt für Schritt mit dir durch, von der Kundenzuordnung über die Zeitbuchung bis zum Leistungsnachweis und zur Rechnung am Monatsende. Lieber erst selbst testen? wals.pro AI 4 weclapp liest dein weclapp sofort; der Einstieg ist dauerhaft kostenlos.

Kette von Mail bis Rechnung durchsprechen Kostenlos registrieren →

Oder schreib uns

Beschreibe kurz, worum es geht.

Quellen und Prüfdatum

Zahlen geprüft am 12.10.2026. Alle weclapp-Preise netto pro Monat (Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026). Das Beispiel mit Ticket und Kontingent ist fiktiv. Webhook-Flow, Positionen, Monatsroutine und Monatsreset stammen aus der Praxis von wals.pro aus Einführungen bei Systemhäusern; die weclapp-Dokumentation beschreibt sie nicht.