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Shopware & weclapp

Welche Warenwirtschaft passt zu Shopware?

Kurz gesagt: Mit einem Kanal, einem Lager und einem kleinen Team reicht oft das ERP im Shopware-Admin. Sobald Marktplätze, mehrere Lager oder B2B dazukommen, ist ein externes ERP mit Standard-Anbindung meist der stabilere Weg. Für Sonderfälle gibt es Middleware oder eine eigene Schnittstelle.

Welche Warenwirtschaft passt, hängt daran, wie viele Kanäle und Lager du hast und wer außer dir mit den Daten arbeitet. Shopware ist das Shopsystem: Artikel, Preise und Bestellungen pflegst du dort. Bestand über mehrere Kanäle, Einkauf und Buchhaltung gehören in eine Warenwirtschaft.

Fünf Fragen entscheiden: Lager, Kanäle, Team, Buchhaltung, B2B. Weiter unten steht, wie du sie beantwortest, und eine Prüfliste aus unseren Projekten für den Start.

Das Wichtigste in Kürze

  • Es gibt vier Wege. ERP im Shop-Admin, externes ERP mit Standard-Anbindung, Middleware oder Eigenbau unterscheiden sich darin, wo die Daten liegen und wer die Verbindung pflegt.
  • Die Zahl der Kanäle und Lager entscheidet. Bei einem Kanal und einem Lager reicht oft das ERP im Shop; bei mehreren gehört die Warenwirtschaft in die Mitte, sonst pflegst du Bestand und Aufträge in jedem Kanal einzeln.
  • Erweiterungen, Buchhaltung und B2B früh prüfen. Standard-Anbindungen decken den Standard-Shop ab; Belegübergabe, Zahlungsziele und Kundenpreise entscheiden oft mehr als der Shop.

Welche vier Wege gibt es?

Shopware selbst gibt es laut Preisseite von Shopware als Community Edition ohne Lizenzgebühr; die bezahlte Edition Rise beginnt bei 600 € im Monat zuzüglich Mehrwertsteuer (abgerufen am 04.11.2026). Die Warenwirtschaft kommt auf einem von vier Wegen dazu.

Weg 1: ERP im Shopware-Admin

Die Warenwirtschaft ist eine Erweiterung aus dem Shopware-Ökosystem und läuft im Shop selbst. Shop und Warenwirtschaft teilen sich Oberfläche und Datenbasis. Dafür hängt die Warenwirtschaft an den Updates, dem Hosting und den Benutzer:innen des Shops.

Weg 2: Externes ERP mit Standard-Anbindung

Die Warenwirtschaft ist ein eigenes System, oft in der Cloud, mit fertiger Shopware-Anbindung. Du richtest die Verbindung im ERP ein, ordnest Steuern, Währungen und Preise zu und lässt Artikel, Bestand und Aufträge abgleichen. Shop und ERP bleiben getrennt und haben jeweils eigene Updates.

Weg 3: Middleware

Zwischen Shop und Warenwirtschaft sitzt ein drittes System, zum Beispiel ein Integrationsdienst oder eine Automatisierung mit n8n. Es übersetzt Daten und übernimmt Sonderfälle, die eine Standard-Anbindung nicht abdeckt. Du betreibst und überwachst damit ein System mehr.

Weg 4: Eigenbau

Eine eigene Schnittstelle über die Admin-API von Shopware und die API der Warenwirtschaft. Du bestimmst jedes Feld und jeden Ablauf und trägst jede Anpassung, wenn sich eine der beiden APIs ändert.

Fazit: Der Unterschied liegt darin, wo die Daten liegen und wer die Verbindung am Laufen hält.

Wie unterscheiden sich die Wege im Alltag?

ERP im Shop-Admin Externes ERP Middleware Eigenbau
Daten liegen im Shop im ERP, Abgleich mit dem Shop im ERP, Abgleich über das Zwischensystem wo du es festlegst
Verbindung pflegt entfällt der ERP-Anbieter du oder dein Dienstleister du oder dein Dienstleister
Shopware-Update Erweiterung muss passen Anbieter gibt Versionen frei Zwischensystem zieht mit du passt an
Weitere Kanäle über Shop-Erweiterungen über ERP-Anbindungen über das Zwischensystem was du baust
Passt, wenn … Shopware dein einziger Kanal ist Kanäle, Lager oder Abteilungen dazukommen Sonderfälle zusammenkommen sonst nichts passt

Fazit: Je mehr Kanäle und Menschen mit den Daten arbeiten, desto eher gehört die Warenwirtschaft aus dem Shop heraus.

Mit welchen fünf Fragen entscheidest du?

Wie viele Lager hast du?

Ein Lager im eigenen Haus kommt mit fast jedem Weg zurecht. Mehrere Lager, ein Fulfillment-Dienstleister oder Lagerplätze mit Kommissionierung sprechen für eine Warenwirtschaft, die Bestand unabhängig vom Shop führt und an alle Kanäle verteilt.

Auf wie vielen Kanälen verkaufst du?

Verkaufst du nur über Shopware, ist der Shop der natürliche Mittelpunkt. Kommen Marktplätze oder ein zweiter Shop dazu, sollte die Warenwirtschaft der Mittelpunkt sein, damit Bestand und Aufträge nicht in jedem Kanal einzeln gepflegt werden.

Wer arbeitet außer dir im System?

Lager, Kundenservice, Einkauf und Buchhaltung brauchen eigene Zugänge und Rechte. Liegt die Warenwirtschaft im Shop, arbeiten alle im Shop-Admin. Prüf beim Preismodell, ob nach Nutzer:innen, Aufträgen oder Umsatz abgerechnet wird.

Wie kommt die Buchhaltung an die Belege?

Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen müssen zur Steuerberatung. Prüf bei jedem Weg, wie Belege und Buchungen dorthin kommen, zum Beispiel per DATEV-Übergabe.

Verkaufst du an Geschäftskund:innen?

Angebote, Zahlungsziele, Kreditlimits und kundenindividuelle Preise sind Aufgaben einer Warenwirtschaft. Angebote und Freigaben listet Shopware auf seiner Preisseite ab der Edition Evolve, kundenspezifische Preise erst ab Beyond (abgerufen am 05.11.2026). Leg früh fest, welches System Preise und Konditionen führt.

Fazit: Je weiter deine Antworten über einen Kanal, ein Lager und ein kleines Team hinausgehen, desto eher lohnt ein externes ERP.

Was gilt, wenn du weclapp nutzt oder prüfst?

weclapp ist ein Beispiel für ein externes ERP mit Standard-Anbindung. Die weclapp-Preisseite ist beim Paket nicht eindeutig: Die Paketkarte nennt die Shop-Anbindung, ausdrücklich auch für Shopware, bei ERP Handel, die Funktionstabelle führt Online-Shops auch ab ERP Dienstleistung (abgerufen am 04.11.2026). Kläre das Paket vor dem Kauf mit weclapp.

ERP Handel kostet je Nutzer:in im Monat 163 € bei jährlicher und 179 € bei monatlicher Zahlung, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer (Listenpreis weclapp, abgerufen am 04.11.2026). Schnittstellen und deren Support kosten laut weclapp nichts extra.

Versionen und Grenzen der Anbindung

Die weclapp-Hilfe zur Shopware-6-Anbindung nennt Shopware 6.5 und 6.6 als unterstützte Versionen (Stand der Hilfeseite Juli 2024); zu 6.7 enthält sie keine Aussage, prüf deshalb vor einem Update die Hilfe und den Kompatibilitätshinweis des weclapp-Plugins. Erweiterungen und Eigenentwicklungen im Shop unterstützt weclapp laut allgemeinem Hinweis der Hilfe zu allen Shopsystemen nicht.

Die Einrichtung Schritt für Schritt, mit Pflichtfeldern und typischen Fehlern, beschreibt weclapp mit Shopware verbinden: Einrichtung Schritt für Schritt. Transparenz: wals.pro ist weclapp-Partner und richtet weclapp ein; an einem Wechsel zu weclapp verdienen wir mit.

Fazit: Mit weclapp bekommst du eine Standard-Anbindung für einen Shopware-Shop im Standardumfang, ohne Zusatzkosten für die Schnittstelle.

Worauf es in der Praxis ankommt

In unseren Projekten mit Shopware 6 und einer externen Warenwirtschaft entstehen Fehler an drei Stellen: an Erweiterungen, die Bestellungen anders aufbauen als der Standard-Shop, an den Zuordnungen von Steuern und Zahlarten und an der offenen Frage, welches System welche Daten führt. Im Testshop mit wenigen Artikeln fällt davon vieles nicht auf.

Zwei Beispiele aus Projekten: Eine Bundle-Erweiterung gab im Auftrag den Preis des Pakets und zusätzlich die Preise der enthaltenen Artikel weiter. Die Positionen ergaben damit mehr als die Auftragssumme, und der Import stoppte. Die Standard-Anbindung lässt sich dafür nicht umbauen; gelöst wurde es im Shop, der seitdem nur die enthaltenen Artikel übergibt. In einem anderen Projekt kamen nach einem Wechsel des Zahlungsanbieters keine Aufträge mehr an, bis die neuen Zahlarten zugeordnet waren.

Diese Prüfliste arbeitest du vor der Entscheidung ab, spätestens vor dem Start, egal welchen Weg du wählst:

  1. Liste alle Shopware-Erweiterungen auf, die Artikel, Preise, Warenkorb, Gutscheine oder Bestellungen verändern, und markiere die, ohne die dein Shop nicht funktioniert.
  2. Leg für Kundennummern, Artikeltexte, Preise, Bestand und Bestellstatus fest, welches System führt. Bei weclapp kommen Kunden- und Auftragsnummern laut Fehlerliste der weclapp-Hilfe immer aus dem Shop.
  3. Gleich die Steuersätze in beiden Systemen ab, auch die ermäßigten Sätze der Länder, in die du lieferst. In Shopware findest du sie laut Shopware-Dokumentation zu Steuern unter Einstellungen, Regional, Steuern.
  4. Ordne jede Zahlungsart genau einmal zu und prüf nach jedem Wechsel des Zahlungsanbieters, ob Aufträge weiter ankommen.
  5. Leg fest, welche Bestell- und Zahlstatus die Warenwirtschaft abholt, zum Beispiel nur bezahlte oder autorisierte Bestellungen.
  6. Spiel echte Testbestellungen durch: ein Einzelartikel, eine Variante, ein Bundle, ein Gutschein, ein Versandkostengutschein und eine B2B-Bestellung mit zwei Steuersätzen und Versandkosten. Prüf jedes Mal, ob die Positionen plus Versand die Auftragssumme ergeben.
  7. Benenn eine Person, die die Fehlerprotokolle der Schnittstelle täglich prüft: bei weclapp Aufträge im E-Commerce Center, Artikel, Kund:innen und Bestand an der Ampel im jeweiligen Bereich. Leg außerdem fest, wer bei Fehlern benachrichtigt wird.
  8. Stell Sonderabläufe im Lager erst um, wenn der normale Auftragsfluss läuft, und lass das Lagerteam vorher einige Probe-Lieferungen buchen.

Fazit: Erweiterungen, Steuern, Zahlarten und klare Zuständigkeiten für die Daten entscheiden über einen ruhigen Start, gleich welchen Weg du wählst.

Wann passt das nicht

  • Ein externes ERP lohnt sich noch nicht, wenn Shopware dein einziger Kanal bleibt, du ein Lager hast und allein oder zu zweit im Shop-Admin arbeitest.
  • Eine Standard-Anbindung passt schlecht, wenn dein Shop von Erweiterungen mit eigenen Artikeltypen, besonderen Gutscheinen oder Sonderlogik lebt.
  • Ein ERP im Shop-Admin stößt an Grenzen, wenn Marktplätze oder ein zweiter Shop dazukommen oder du den Shop wechseln willst, ohne die Warenwirtschaft mitzuwechseln.
  • Eine Middleware passt nicht, wenn niemand sie betreibt und überwacht; ein Zwischensystem ohne Zuständige fällt erst auf, wenn Aufträge fehlen.
  • Eigenbau passt nicht, wenn eine Standard-Anbindung deinen Ablauf schon abdeckt; dann zahlst du dauerhaft für Wartung, die du nicht brauchst.

Fazit: Der kleinste Weg, der deine fünf Fragen beantwortet, ist meist der richtige.

Quellen und Grenzen

Die vier Wege, die fünf Prüffragen und die Prüfliste sind unsere Einordnung aus Projekten, keine Herstellerangabe. Die Praxisbeispiele stammen aus wals.pro-Projekten mit Shopware 6 und weclapp aus den Jahren 2025 und 2026, ohne Kundennamen. Die weclapp-Hilfe zu Shopware 6 ist von Juli 2024; prüf vor einer Entscheidung den aktuellen Stand.

Häufige Fragen

Brauche ich für Shopware überhaupt eine Warenwirtschaft?

Nicht von Anfang an. Solange du nur über Shopware verkaufst, ein Lager hast und allein arbeitest, kommst du mit dem Shop-Admin oft aus. Eine Warenwirtschaft lohnt sich, wenn Bestand auf mehrere Kanäle verteilt werden muss oder Einkauf, Lager und Buchhaltung eigene Abläufe brauchen.

Was ist der Unterschied zwischen einem ERP im Shop und einem externen ERP?

Ein ERP im Shopware-Admin ist eine Erweiterung des Shops mit gemeinsamer Oberfläche und Datenbasis. Ein externes ERP ist ein eigenes System, das Artikel, Bestand und Aufträge über eine Anbindung mit dem Shop abgleicht. Es bleibt bestehen, wenn du den Shop wechselst oder weitere Kanäle anbindest.

Kann ich Shopware mit weclapp verbinden?

Ja. weclapp bringt eine Standard-Anbindung für Shopware 6 mit; die Paketkarte der Preisseite nennt sie bei ERP Handel, die Funktionstabelle führt Online-Shops auch ab ERP Dienstleistung. Die weclapp-Hilfe nennt als unterstützte Versionen Shopware 6.5 und 6.6 (Stand der Hilfeseite Juli 2024) und empfiehlt, bei einem Major-Release auf die Freigabe von weclapp zu warten. Zu Shopware 6.7 sagt sie nichts; prüf vor einem Update den aktuellen Stand der Hilfe und den Kompatibilitätshinweis des weclapp-Plugins.

Was passiert mit meinen Shopware-Erweiterungen, wenn ich ein externes ERP anbinde?

Das hängt von der Anbindung ab. Standard-Anbindungen sind meist auf den Standardumfang des Shops ausgelegt; für weclapp sagt die Hilfe das ausdrücklich. Erweiterungen, die Preise, Gutscheine oder Bestellungen verändern, sind in unseren Projekten eine Fehlerquelle. Liste sie vor der Entscheidung auf und prüf sie mit echten Testbestellungen in einem Testshop.

Wann brauche ich eine Middleware wie n8n?

Wenn die Standard-Anbindung einen Ablauf nicht abdeckt, etwa Aufträge an einen Fulfillment-Dienstleister weitergeben oder Daten aus einer Shop-Erweiterung übernehmen. Die Middleware ergänzt die Standard-Anbindung meist, statt sie zu ersetzen. Plane Betrieb und Überwachung mit ein, denn ein Zwischensystem ohne Zuständige fällt erst auf, wenn Aufträge fehlen.

Wie teste ich die Anbindung vor dem Start?

Mit echten Testbestellungen statt Beispieldaten: Einzelartikel, Variante, Bundle, Gutschein, Versandkostengutschein und eine B2B-Bestellung mit zwei Steuersätzen. Prüf bei jeder, ob die Positionen plus Versand die Auftragssumme ergeben, ob die Kund:in ohne Dublette ankommt und ob der Status zurück in den Shop geht. Automatiken schaltest du erst danach ein.

Sollte ich Shopware und Warenwirtschaft gleichzeitig wechseln?

Möglichst nicht am selben Tag, denn zwei gleichzeitige Umstellungen machen Fehler schwer zuzuordnen. Wir empfehlen eine feste Reihenfolge mit Stichtag und kurzem Parallelbetrieb, in dem du Aufträge und Bestand in beiden Systemen vergleichst. Erst wenn beides stimmt, schaltest du das alte System ab.

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