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Posted by Markus Wals

KI-Verordnung für KMU: Was gilt, wenn du KI nur nutzt?

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KI-generierte Illustration: Zeitstrahl mit vier Markierungen, zwei bereits gültig und zwei später, davor ein Ordner mit Haken und ein Hinweisschild. Überschrift: KI-Verordnung für KMU

Kurz gesagt: Wenn dein Unternehmen KI nur nutzt, etwa ChatGPT für Angebotsentwürfe oder Copilot im Büro, bist du nach der KI-Verordnung Betreiber. Für dich gelten heute vor allem Maßnahmen zur KI-Kompetenz, die verbotenen Praktiken und seit 02.08.2026 Transparenzpflichten; Hochrisiko-Pflichten folgen erst ab 02.12.2027 und nur bei Einsätzen wie Bewerberauswahl oder Kreditprüfung.

Dieser Artikel ist für Geschäftsführung und IT-Leitung kleiner und mittlerer Unternehmen, die KI-Werkzeuge einsetzen, aber keine eigene KI entwickeln. Er zeigt, welche Rolle du nach der KI-Verordnung hast, welche Pflichten heute gelten, was der Digital Omnibus 2026 verschoben hat und wer dir in Deutschland und Österreich weiterhilft. Alle Fristen stehen in einer Tabelle mit Quelle.

Das Wichtigste in Kürze

  • Du bist Betreiber, nicht Anbieter. Die meisten Pflichten der Verordnung treffen die Hersteller der KI-Systeme, für Betreiber bleibt deutlich weniger.
  • Seit 02.02.2025 gelten KI-Kompetenz und Verbote. Du ergreifst Maßnahmen, um die KI-Kompetenz deines Teams zu fördern, und du setzt keine der verbotenen Praktiken ein.
  • Der Digital Omnibus hat die Pflichten entschärft und verschoben. Die KI-Kompetenz-Pflicht aus Art. 4 verlangt seit Juli 2026 nur noch Maßnahmen zur Unterstützung, kein garantiertes Niveau, und die Hochrisiko-Regeln starten später.
  • Hochrisiko ist die Ausnahme im Büro. Ein Angebotsentwurf oder eine Ticketantwort mit KI ist kein Hochrisiko-Einsatz, ein KI-Filter für Bewerbungen schon.
  • In Deutschland ist die Bundesnetzagentur zuständig. Die Bundesnetzagentur betreibt einen KI-Service Desk, der sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen richtet.

Fazit: Als reiner Nutzer hast du überschaubare Pflichten, aber sie gelten schon.

Anbieter oder Betreiber: Welche Rolle hast du?

Die KI-Verordnung, auf Englisch AI Act, verteilt Pflichten nach Rollen. Anbieter ist, wer ein KI-System oder ein KI-Modell entwickelt oder entwickeln lässt und unter eigenem Namen in Verkehr bringt, also etwa OpenAI, Anthropic oder Microsoft. Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, ausgenommen rein private Nutzung (Art. 3 Nr. 3 und Nr. 4).

Ein Unternehmen, dessen Vertrieb Angebote mit ChatGPT entwirft oder dessen Support Antworten mit Copilot formuliert, ist damit Betreiber. Das gilt auch, wenn die KI an dein ERP angebunden ist und dort liest oder nach Freigabe schreibt. Zum Anbieter wirst du vor allem, wenn du ein KI-System unter eigenem Namen anderen zur Verfügung stellst. Bei Hochrisiko-Systemen auch dann, wenn du ein vorhandenes System mit deinem Namen versiehst, es wesentlich veränderst oder ein System so umwidmest, dass es hochriskant wird (Art. 25). Wer das tut, sollte die Anbieterpflichten gesondert prüfen, dieser Artikel behandelt sie nicht.

Und wenn ein Modell auf eigener Hardware läuft? Die Begriffe in Artikel 3 stellen darauf ab, ob du ein System in eigener Verantwortung verwendest oder unter eigenem Namen bereitstellst; den Standort der Technik nennen sie nicht. Wie das für deinen Einsatz zu bewerten ist, klärst du mit deiner Rechtsberatung. Mehr zur Entscheidung zwischen Cloud und eigener Hardware findest du auf der Seite zur lokalen KI im Unternehmen.

Fazit: Wer KI nur im eigenen Betrieb verwendet, ist Betreiber.

Was gilt schon heute?

Grafik: Was für Betreiber schon heute gilt. Seit 02.02.2025 gelten zwei Punkte: Maßnahmen für KI-Kompetenz nach Art. 4, dabei genügen interne Aufzeichnungen, und die Verbote nach Art. 5 wie unterschwellige Manipulation, Social Scoring und Emotionserkennung am Arbeitsplatz.

Seit 02.02.2025 gelten die allgemeinen Bestimmungen und die Verbote (Art. 113). Für Betreiber im Büro sind das zwei Punkte.

KI-Kompetenz. Art. 4 gilt seit 02.02.2025 und wurde im Juli 2026 abgeschwächt: Anbieter und Betreiber ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit KI arbeiten. Dabei zählen technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung und der Einsatzkontext. Ein bestimmtes Niveau musst du nicht garantieren.

Ein Zertifikat verlangt die Verordnung nicht, interne Aufzeichnungen genügen laut EU-Kommission. Wie du das mit Richtlinie und Schulung je Rolle umsetzt, beschreibt der Artikel zu KI-Kompetenz und Schatten-KI.

Verbotene Praktiken. Art. 5 verbietet bestimmte Einsätze ganz, unabhängig davon, wer sie betreibt. Dazu gehören unterschwellige Manipulation, die Menschen zu schädlichen Entscheidungen bringt, die Bewertung von Personen nach ihrem sozialen Verhalten (Social Scoring) und die Erkennung von Emotionen am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen, außer aus medizinischen oder Sicherheitsgründen. Ein Werkzeug, das in Videocalls die Stimmung deiner Mitarbeitenden auswertet, fällt darunter. Im üblichen Büroalltag mit Textentwürfen, Zusammenfassungen und Auswertungen kommen diese Praktiken nicht vor.

Fazit: Heute zählen Maßnahmen für KI-Kompetenz und der Verzicht auf verbotene Einsätze.

Was hat der Digital Omnibus geändert?

Grafik: Was der Digital Omnibus ändert. Bei der KI-Kompetenz stehen jetzt Maßnahmen statt eines ausreichenden Maßes. Die Hochrisiko-Pflichten nach Anhang III gelten ab 02.12.2027 statt ab 02.08.2026. Neue Verbote gelten ab 02.12.2026, für den Büroeinsatz ändert sich dadurch nichts.

Mit der Verordnung (EU) 2026/1744, dem „Digital Omnibus zur KI“, hat die EU die KI-Verordnung im Juli 2026 geändert. Sie gilt seit 27.07.2026. Für Betreiber sind drei Änderungen wichtig:

  • KI-Kompetenz als Pflicht zu Maßnahmen. Die ursprüngliche Fassung verlangte, ein „ausreichendes Maß“ an KI-Kompetenz sicherzustellen. Jetzt unterstützt du die Entwicklung der KI-Kompetenz mit Maßnahmen, ein bestimmtes Niveau garantierst du nicht.
  • Hochrisiko später. Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III, etwa im Personalwesen, gelten ab 02.12.2027 statt ab 02.08.2026. Für KI in Produkten, die unter EU-Produktvorschriften nach Anhang I fallen, gilt der 02.08.2028.
  • Neue Verbote ab 02.12.2026. Art. 5 erfasst dann auch KI, die ohne Einwilligung intime Bilder echter Personen erzeugt, und Material über sexuellen Kindesmissbrauch. Für den Büroeinsatz ändert sich dadurch nichts.

Was gleich geblieben ist: Die Verordnung gilt im Übrigen seit 02.08.2026, einschließlich der Transparenzpflichten. Eine allgemeine Ausnahme für kleine Unternehmen gibt es nicht.

Fazit: Der Omnibus verschiebt die Hochrisiko-Pflichten und mildert Art. 4, ändert aber nichts an den Transparenzpflichten.

Hochrisiko-KI: Betrifft dich das?

Grafik: Hochrisiko-KI, betrifft dich das. Hochrisiko nach Anhang III sind Personal, etwa Bewerbungen sichten und Leistung überwachen, und die Kreditwürdigkeit natürlicher Personen, dafür gelten Betreiberpflichten nach Art. 26. Angebotsentwurf, Ticketantwort und Auswertung aus dem ERP fallen nicht darunter.

Ein KI-System gilt als hochriskant, wenn es in einem der Bereiche aus Anhang III eingesetzt wird (Art. 6 Abs. 2). Für kleine und mittlere Unternehmen sind vor allem zwei Bereiche relevant:

  • Beschäftigung und Personal (Nr. 4). KI, die Bewerbungen sichtet oder filtert und Kandidat:innen bewertet, sowie KI, die über Beförderung oder Kündigung mitentscheidet, Aufgaben nach Verhalten zuweist oder Leistung überwacht.
  • Kreditwürdigkeit (Nr. 5 Buchstabe b). KI, die die Kreditwürdigkeit natürlicher Personen bewertet oder ihre Bonität einstuft, ausgenommen die Erkennung von Betrug.

Ein Angebotsentwurf, eine Ticketantwort, eine Zusammenfassung von Lieferantenverträgen oder eine Umsatzauswertung aus dem ERP fällt nicht darunter. Setzt du dagegen ein Bewerbermanagement mit KI-Ranking ein, betreibst du ab 02.12.2027 ein Hochrisiko-System. Dann gelten für dich als Betreiber die Pflichten aus Art. 26, unter anderem:

  • das System nach der Gebrauchsanweisung des Anbieters einsetzen, mit passenden technischen und organisatorischen Maßnahmen (Abs. 1),
  • die menschliche Aufsicht Personen übertragen, die dafür kompetent, ausgebildet und befugt sind (Abs. 2),
  • die automatisch erzeugten Protokolle mindestens sechs Monate aufbewahren, soweit sie deiner Kontrolle unterliegen (Abs. 6),
  • vor dem Einsatz am Arbeitsplatz die Arbeitnehmervertretung und die betroffenen Mitarbeitenden informieren (Abs. 7).

Prüfe bei solchen Werkzeugen frühzeitig, was der Anbieter zur Konformität zusagt, und plane die Aufsicht sowie die Information der Mitarbeitenden und ihrer Vertretung rechtzeitig ein.

Fazit: Hochrisiko betrifft im Büro vor allem Personal und Kreditprüfung, nicht Texte und Auswertungen.

Transparenz: Wann musst du KI kenntlich machen?

Seit 02.08.2026 gelten die Transparenzpflichten aus Art. 50. Sie verteilen sich so:

  • Chatbots (Abs. 1): Der Anbieter gestaltet ein System, das mit Menschen spricht, so, dass sie erkennen, dass sie mit einer KI sprechen. Baust du selbst einen Chatbot für deine Website, bist du dafür der Anbieter.
  • Maschinenlesbare Kennzeichnung (Abs. 2): Anbieter markieren KI-erzeugte Inhalte maschinenlesbar. Für Systeme, die schon vor dem 02.08.2026 auf dem Markt waren, gilt dafür eine Übergangsfrist bis 02.12.2026.
  • Emotionserkennung und biometrische Kategorisierung (Abs. 3): Setzt du solche Systeme ein, informierst du als Betreiber die betroffenen Personen darüber. Am Arbeitsplatz ist Emotionserkennung ohnehin verboten, siehe oben.
  • Deepfakes und Texte für die Öffentlichkeit (Abs. 4): Als Betreiber legst du grundsätzlich offen, wenn du echt wirkende Bilder, Videos oder Tonaufnahmen mit KI erzeugst oder veränderst; Ausnahmen regelt Art. 50 Abs. 4 selbst. Das gilt auch für KI-Texte, die du veröffentlichst, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, außer ein Mensch hat sie geprüft und trägt die redaktionelle Verantwortung.

Für den Büroalltag heißt das: Ein Angebot oder eine Mail, die du mit KI entwirfst und selbst prüfst, musst du nicht kennzeichnen. Ein KI-Video, das eine reale Person täuschend echt nachbildet, musst du dagegen grundsätzlich offenlegen. Welche Daten du in Werkzeuge eingeben darfst, regelt nicht die KI-Verordnung, sondern der Datenschutz, siehe KI und Datenschutz im Unternehmen.

Fazit: Kennzeichnen musst du vor allem täuschend echte Medien, nicht jeden geprüften Textentwurf.

Welche Fristen gelten wann?

Grafik: Welche Fristen gelten wann. Bereits gültig: KI-Kompetenz und Verbote seit 02.02.2025, Transparenz seit 02.08.2026. Im Dezember 2026: maschinenlesbare Kennzeichnung und neue Verbote ab 02.12.2026. Hochrisiko: Anhang III ab 02.12.2027, Anhang I ab 02.08.2028.

Pflicht Gilt für Ab wann Quelle
KI-Kompetenz: Maßnahmen für Personal und Beauftragte Anbieter und Betreiber 02.02.2025 Art. 4, Art. 113
Verbotene Praktiken alle 02.02.2025 Art. 5, Art. 113
Pflichten für KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck Anbieter der Modelle 02.08.2025 Kapitel V, Art. 113
Transparenz: Chatbots, Deepfakes, Texte für die Öffentlichkeit Anbieter (Abs. 1), Betreiber (Abs. 3, 4) 02.08.2026 Art. 50, Art. 113
Maschinenlesbare Kennzeichnung für Systeme, die vor dem 02.08.2026 auf dem Markt waren Anbieter 02.12.2026 Art. 50 Abs. 2, Art. 111 Abs. 4
Neue Verbote: intime Bilder ohne Einwilligung, Missbrauchsdarstellungen alle 02.12.2026 Art. 5, Art. 113
Hochrisiko nach Anhang III, etwa Personal und Kreditwürdigkeit Anbieter und Betreiber 02.12.2027 Art. 6 Abs. 2, Art. 26, Art. 113
Hochrisiko in Produkten nach Anhang I Anbieter und Betreiber 02.08.2028 Art. 6 Abs. 1, Art. 113

Stand der Tabelle ist die konsolidierte Fassung vom 27.07.2026 im AI Act Service Desk der EU-Kommission.

Fazit: Mit Transparenz, Kompetenz und Verboten gilt bereits der Kern, Hochrisiko folgt 2027 und 2028.

Wer hilft, wer kontrolliert?

In Deutschland ist am 29.07.2026 das KI-Marktüberwachungs-und-Innovationsförderungs-Gesetz (KI-MIG) vom 22.07.2026 in Kraft getreten (BGBl. 2026 I Nr. 223). Die Bundesnetzagentur ist danach die allgemeine Marktüberwachungsbehörde für die KI-Verordnung, daneben bleiben für einzelne Bereiche andere Behörden zuständig, etwa die BaFin für beaufsichtigte Finanzunternehmen. Sie ist außerdem zentrale Anlaufstelle und nimmt Beschwerden entgegen. Das bestätigt die Pressemitteilung der Bundesnetzagentur vom 29.07.2026.

Die Bundesnetzagentur betreibt einen KI-Service Desk, der sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen richtet. Er bietet laut Pressemitteilung ein Online-Tool zur ersten Einschätzung der Risikoklasse sowie Hinweise zu Leitlinien und zum Aufbau von KI-Kompetenz. Auf der Themenseite nennt die Behörde dazu den KI-Compliance Kompass, der eine erste Orientierung gibt, ob und in welchem Umfang die KI-Verordnung für dich gilt. Verwechsle ihn nicht mit dem AI Act Service Desk der EU-Kommission, in dem du den Gesetzestext konsolidiert nachlesen kannst; das sind zwei getrennte Angebote.

Und in Österreich?

Die KI-Servicestelle der RTR informiert Unternehmen zur KI-Verordnung, unter anderem mit FAQ und einem Chatbot zum AI Act. Sie ist eine Informations- und Anlaufstelle, keine Aufsicht. Welche Behörde in Österreich die Marktüberwachung übernimmt, prüfst du vor einer Entscheidung beim RTR oder beim zuständigen Ministerium.

Fazit: In Deutschland führt der Weg zur Behörde über die Bundesnetzagentur und ihren KI-Service Desk.

So setzt du das um

  1. Bestandsaufnahme. Liste die KI-Werkzeuge, die dein Team nutzt, auch private Abos, und notiere je Werkzeug den Zweck. Markiere alles, was Bewerbungen, Leistung von Mitarbeitenden oder Kreditwürdigkeit berührt.
  2. KI-Kompetenz belegen. Eine kurze Richtlinie, eine Ansprechperson und eine Schulung je Rolle reichen für den Anfang. Halte fest, wer wann geschult wurde. Einen kleinen ersten Schritt bietet unser KI-Workshop für Teams.
  3. Grenzen festlegen. Lege fest, wofür KI nicht eingesetzt wird, etwa für Emotionserkennung oder automatische Personalentscheidungen, und wer Ausgaben prüft, bevor sie das Haus verlassen. Ist die KI an dein ERP angebunden, gehören Rollen, Freigaben und Protokoll dazu, siehe KI-Governance im ERP.

In Einführungsprojekten, in denen KI an ein ERP angebunden wird, hat sich bewährt, die rechtliche Klärung vor dem Live-Zugriff abzuschließen: Datenschutzerklärung, Auftragsverarbeitung und KI-Richtlinie, bei Bedarf mit juristischer Beratung. Bis dahin lässt sich die KI an einer Testumgebung ausprobieren. Welche Fragen dabei zum Datenschutz anfallen, beschreibt KI und Datenschutz im Unternehmen.

Fazit: Drei Schritte reichen für den Anfang: Bestand erfassen, Kompetenz belegen, Grenzen festlegen.

Quellen und Grenzen

Stand: 07.11.2026. Die KI-Verordnung ist in Bewegung: Der Digital Omnibus hat sie 2026 geändert, Leitlinien der EU-Kommission und nationale Regeln kommen laufend hinzu. Prüfe die Fristen vor einer Entscheidung neu. Der Artikel behandelt die Pflichten von Betreibern im üblichen Büroeinsatz; Anbieterpflichten, Branchenregeln und den Datenschutz behandelt er nur am Rand, ausführlich in KI und Datenschutz im Unternehmen. Das ersetzt keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Welche Unternehmen sind vom AI Act betroffen?

Jedes Unternehmen, das KI-Systeme entwickelt, anbietet oder beruflich nutzt, unabhängig von der Größe. Wer KI nur nutzt, ist Betreiber und hat vor allem Pflichten zur KI-Kompetenz, zu den Verboten und in bestimmten Fällen zur Transparenz.

Sind kleine Unternehmen von der KI-Verordnung ausgenommen?

Nein, eine allgemeine Ausnahme gibt es nicht. Bei Bußgeldern gilt für kleine und mittlere Unternehmen aber jeweils der niedrigere Betrag aus Festbetrag und Umsatzanteil (Art. 99 Abs. 6).

Welche Bußgelder sieht die KI-Verordnung vor?

Verstöße gegen die Verbote nach Art. 5 können mit bis zu 35 Mio. Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden (Art. 99 Abs. 3). Für die Betreiberpflichten bei Hochrisiko-Systemen (Art. 26) und die Transparenzpflichten (Art. 50) liegt der Rahmen bei bis zu 15 Mio. Euro oder 3 Prozent (Abs. 4); bei kleinen und mittleren Unternehmen gilt jeweils der niedrigere Betrag (Abs. 6). Für Art. 4 nennt Art. 99 keinen eigenen Rahmen, die Sanktionen legen die Mitgliedstaaten fest (Abs. 1).

Ab wann gilt der EU AI Act?

Die Verordnung gilt gestaffelt: KI-Kompetenz und Verbote seit 02.02.2025, die meisten übrigen Regeln einschließlich Transparenz seit 02.08.2026. Hochrisiko-Pflichten nach Anhang III folgen ab 02.12.2027, für Produkte nach Anhang I ab 02.08.2028.

Wer muss im Unternehmen geschult werden?

Alle, die in deinem Auftrag mit KI arbeiten, auch Dienstleister und freie Mitarbeitende. Die Verordnung schreibt kein Format und kein Zertifikat vor; Maßnahmen je Rolle und eine interne Dokumentation genügen laut EU-Kommission.

Was ist ein KI-Modell mit allgemeinem Verwendungszweck?

Ein Modell, das sehr vielseitig einsetzbar ist und ein breites Spektrum unterschiedlicher Aufgaben kompetent erfüllen kann, etwa die Modelle hinter ChatGPT, Claude oder Copilot (Art. 3 Nr. 63). Die Pflichten dafür tragen die Anbieter der Modelle, nicht du als Nutzer.

Ist ChatGPT im Büro ein Hochrisiko-System?

Nein, nicht für Entwürfe, Zusammenfassungen oder Auswertungen. Hochriskant wird ein Einsatz erst in den Bereichen aus Anhang III, etwa wenn KI Bewerbungen filtert oder die Kreditwürdigkeit von Personen bewertet.