Gibt es in Österreich eine B2B-Pflicht zur E-Rechnung?

Nein. Das Umsatzsteuerrecht kennt keine Pflicht, elektronische Rechnungen auszustellen. Elektronische Rechnungen, auch ein PDF per E-Mail, gelten mit Zustimmung deiner Kund:in als Rechnung. Eine Pflicht zur strukturierten E-Rechnung besteht nur gegenüber dem Bund.

Muss ich als Lieferant:in des Bundes eine E-Rechnung stellen?

Im Regelfall ja, seit dem 01.01.2014. Vertragspartner:innen des Bundes bringen Rechnungen strukturiert als ebInterface oder UBL ein: über das Unternehmensserviceportal per Online-Formular, Upload oder Web-Service, oder über Peppol. Für den direkten Weg über das USP brauchst du eine USP-Registrierung. Der Leitfaden von e-Rechnung.gv.at nennt Ausnahmen, etwa Barzahlung oder Mietrechnungen. Länder, Städte und Gemeinden verlangen keine E-Rechnung, müssen sie aber annehmen können.

Was ist ebInterface und brauche ich es?

ebInterface ist der österreichische XML-Rechnungsstandard von WKÖ und AUSTRIAPRO. Du brauchst ihn, wenn du an den Bund lieferst (alternativ UBL) oder wenn eine Kund:in ihn verlangt. Zwischen Unternehmen ist das Format frei wählbar: Es zählt, was deine Kund:in annimmt. Für einzelne Rechnungen bietet die WKO ein kostenloses Online-Formular.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

In Österreich in der Regel sieben Jahre (§ 11 Abs. 2 UStG, § 132 BAO), ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Rechnung bezieht. Die Frist verlängert sich, solange die Unterlagen für ein laufendes Abgabenverfahren wichtig sind. Für Unterlagen zu bestimmten Grundstücken gelten 22 Jahre. In Deutschland sind es acht Jahre.

Was ändert sich 2030?

Ab dem 01.07.2030 gilt für innergemeinschaftliche B2B-Lieferungen und -Leistungen mit Meldepflicht die E-Rechnung nach EN 16931, ohne Papier und PDF (Richtlinie (EU) 2025/516). Österreich setzt das bis 30.06.2030 um. Seit 14.04.2025 dürfen die Mitgliedstaaten außerdem eine nationale Pflicht für Inlandsrechnungen einführen.

Gilt in Österreich 2027 oder 2028 eine Pflicht wie in Deutschland?

Nein. Die Stufen 2027 und 2028 stammen aus dem deutschen Umsatzsteuerrecht und gelten für Umsätze zwischen Unternehmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder beteiligter Betriebsstätte in Deutschland. In Österreich bleibt es bei der strukturierten E-Rechnung gegenüber dem Bund und der elektronischen Rechnung mit Zustimmung. Deine deutschen Kund:innen müssen E-Rechnungen seit 2025 empfangen können, eine Pflicht zum Ausstellen folgt daraus für dich nicht.

E-invoicing in Austria | Figures checked on October 11, 2026

E-invoicing (E-Rechnung) in Austria: Is there a B2B mandate, what is ebInterface, what's coming in 2030?

Q: Reicht ein PDF per E-Mail?

In Österreich ja, wenn deine Kund:in zustimmt. Das geht auch stillschweigend, indem ihr es beide so handhabt. Schickst du dieselbe Rechnung als PDF und als XML-Datei, gehört ein Hinweis darauf in die Rechnung, sonst droht eine Steuerschuld kraft Rechnungslegung. In Deutschland ist ein einfaches PDF seit 2025 nur noch eine sonstige Rechnung mit befristeter Übergangszeit.

No: as of October 11, 2026, Austria has no general B2B obligation to use e-invoicing. A structured e-invoice is mandatory only toward the federal government, since January 1, 2014, in ebInterface (the Austrian XML standard) or UBL format. Between businesses, any electronic invoice is sufficient if the recipient consents, including a PDF by email. From July 1, 2030, Directive (EU) 2025/516 provides for structured e-invoices for intra-Community B2B transactions subject to reporting obligations; Austria must implement it by June 30, 2030.

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Timeline on e-invoicing in Austria: mandatory toward the federal government since January 1, 2014, today B2B only with consent under § 11 para. 2 UStG, from July 1, 2030 EU-wide obligation for intra-community B2B transactions; retention 7 years in Austria, 8 years in Germany.

Rechnungen an den Bund

Seit 01.01.2014 bringen Vertragspartner:innen des Bundes ihre Rechnungen nur noch strukturiert ein, als ebInterface oder UBL. Du bringst sie über das Unternehmensserviceportal ein, per Online-Formular, Upload oder Web-Service, oder über Peppol. Für Länder, Städte und Gemeinden gilt diese Pflicht nicht.

Rechnungen an Unternehmen

Jede elektronische Rechnung zählt, auch ein PDF per E-Mail, wenn deine Kund:in zustimmt (§ 11 Abs. 2 UStG). Die Zustimmung braucht keine Form: Es reicht, dass ihr es so handhabt. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit stellst du sicher.

Rechnungen nach Deutschland

Deine deutschen Firmenkund:innen müssen E-Rechnungen seit 01.01.2025 empfangen können. Ausstellen musst du sie nach deutschem Recht nur mit Sitz, Geschäftsleitung oder beteiligter Betriebsstätte in Deutschland.

Ab 01.07.2030 in der EU

Für meldepflichtige B2B-Umsätze in andere EU-Länder verlangt die Richtlinie (EU) 2025/516 eine E-Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931. Papier und PDF reichen dafür dann nicht mehr. Österreich setzt die Richtlinie bis 30.06.2030 um.

Deutschland und Österreich im Vergleich

Thema	Deutschland	Österreich
Empfang	Pflicht seit 01.01.2025	Nur mit Zustimmung des Empfängers
Ausstellung B2B im Inland	Ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz), ab 2028 für alle	Freiwillig, keine allgemeine Pflicht
Ausnahmen von der Pflicht	B2C, Kleinbeträge bis 250 €	Entfällt mangels Pflicht
Öffentliche Hand	XRechnung, bei Behörden mit Leitweg-ID	Pflicht gegenüber dem Bund seit 01.01.2014
Formate	XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1	ebInterface, UBL (Bund); ZUGFeRD kaum verbreitet
PDF per E-Mail	Sonstige Rechnung, befristet zulässig	Zulässig bei Zustimmung
Aufbewahrung	8 Jahre	7 Jahre (Regelfrist)
Kontenpläne in weclapp	u. a. SKR03, SKR04	u. a. Einheitskontenrahmen AT
Kanzlei-Export aus weclapp	DATEV	BMD-Export

ebInterface

Der österreichische XML-Standard, spezifiziert von WKÖ und AUSTRIAPRO. Für den Bund nennt e-Rechnung.gv.at die Versionen 4.3 bis 6.1, empfohlen ist 6.1.

UBL und Peppol

UBL ist das europäische Format, das der Bund neben ebInterface annimmt. Peppol ist das europäische Netzwerk, über das solche Rechnungen laufen. Die Teilnahme läuft meist über einen Service Provider.

ZUGFeRD und XRechnung

Die deutschen Formate. ZUGFeRD verbindet PDF und XML in einer Datei und ist in Österreich bisher kaum verbreitet. Für Rechnungen an deine deutschen Kund:innen sind beide der Standard.

01

Zustimmung festhalten

Vereinbare mit deinen Kund:innen, dass du Rechnungen elektronisch schickst, etwa in den AGB oder in der Auftragsbestätigung. Dann ist dein PDF per E-Mail eine Rechnung nach § 11 UStG.

02

Rechnungsvorlage prüfen

Deine Vorlage trägt alle Angaben nach § 11 UStG, dazu bei Eintragung im Firmenbuch Firmensitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht. Die Übersicht dazu steht weiter unten.

03

Rechnungen an den Bund testen

Mit dem Test-Upload von e-Rechnung.gv.at siehst du vorab, ob deine Datei angenommen wird. Auftragsreferenz und Lieferantennummer müssen mitkommen. Einzelne Rechnungen erfasst du im Online-Formular des USP.

04

Doppelversand kennzeichnen

Schickst du dieselbe Rechnung als PDF und als XML-Datei, gehört ein Hinweis darauf in die Rechnung. Sonst droht eine Steuerschuld kraft Rechnungslegung.

05

2030 einplanen

Zähl, wie viele deiner Rechnungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern gehen. Für sie brauchst du ab 01.07.2030 eine E-Rechnung nach EN 16931. weclapp erzeugt ZUGFeRD im Profil EN16931 und XRechnung schon heute.

Deine Kund:innen verlangen sie

Großunternehmen fordern von ihren Lieferant:innen aktiv standardisierte E-Rechnungen ein. Das ist Vertragssache, kein Gesetz.

Deine Kund:innen sparen Handarbeit

PDF-Rechnungen müssen beim Empfänger meist noch einmal händisch erfasst werden. Eine strukturierte Rechnung liest ihr System direkt ein.

Du lieferst in andere EU-Länder

Ab 01.07.2030 ist die E-Rechnung für diese Umsätze Pflicht. Wer jetzt umstellt, testet in Ruhe statt unter Fristdruck.

E-Rechnung in allen Paketen

weclapp erstellt Rechnungen als XRechnung, ZUGFeRD und UBL. Verkaufsrechnungen gehen als ZUGFeRD im Profil EN16931 (Version 2.3.1) raus, XRechnungen auch an Behörden mit Leitweg-ID.

Eingangsrechnungen einlesen

Rechnungen deiner Lieferant:innen als ZUGFeRD 2.x oder XRechnung liest weclapp direkt ein. Wie Erfassung, Prüfung und Zahllauf zusammenspielen, zeigt Eingangsrechnungen automatisch verbuchen.

BMD-Export und Kontenrahmen AT

Für österreichische Kanzleien gibt es den BMD-Export, dazu den Einheitskontenrahmen AT als Standard-Kontenplan. Die Monatsroutine beschreibt BMD-Übergabe aus weclapp.

Zugang für deine Steuerberatung

Deine Steuerberatung bekommt auf deinen Wunsch einen kostenlosen Zugang zu weclapp. So arbeitet sie mit denselben Daten wie du.

Details on an invoice under § 11 UStG at a glance

Not a complete list: companies in the commercial register add registered office, commercial register number and commercial register court (§ 14 UGB). The invoice must be issued to other entrepreneurs and legal entities within six months after the supply is made (§ 11 para. 1 no. 1); for other services in the rest of the Community for which the recipient owes the tax, the 15th day of the calendar month following the month of the service applies (no. 2). The basis is § 11 UStG 1994 (RIS). This does not replace tax advice.

Who and what

Name and address of supplier and recipient; quantity and description, or type and scope of the service; date or period of the service.

Amount and tax

Consideration, tax rate (for tax-exempt supplies, a note to that effect) and tax amount; for foreign currency, the tax amount additionally in euros.

Identification

Issue date; sequential, uniquely assigned number; VAT ID of the issuer, insofar as they supply services in Austria with the right to deduct input tax; VAT ID of the recipient for invoices over €10,000 (supplier based in Austria, recipient a business).

Small-amount invoice

For a total amount of up to €400, the following are sufficient alongside the issue date: name and address of the supplier, description of the service, date of the service, consideration and tax amount in one sum, and the tax rate. The same simplification applies to small businesses with a tax exemption under § 6 para. 1 no. 27 UStG regardless of the amount, but not to supplies in the rest of the Community for which you must issue an invoice under § 11 para. 1 UStG.

A fit

You invoice B2B in Austria, perhaps also to Germany, and want to know whether and when you need to act.
You are looking for primary sources and context: what is mandatory, what is a customer request?
You want to check whether your accounting can generate structured invoices and serve your tax firm via BMD or DATEV.

Not a fit

You deliver regularly to the federal government. Then you need the USP registration and ebInterface or UBL; the administration does not accept ZUGFeRD. Check in advance via test upload whether your file is accepted.
You invoice almost only private individuals. WKO considers PDF invoices more sensible than XML invoices there.
You need binding advice on your individual case, such as a permanent establishment in Germany or reverse charge. Your tax advisor clarifies that.

Frequently asked questions

Is there a B2B obligation for e-invoicing in Austria?

No, as of October 11, 2026. According to WKO, VAT law imposes no obligation on the supplier to issue electronic invoices. Electronic invoices, including a PDF by email, count as an invoice with the recipient's consent. An obligation to issue structured e-invoices exists only toward the federal government. We found no plans for a national B2B mandate in the primary sources.

Do I have to issue an e-invoice as a supplier to the federal government?

As a rule, yes, since January 1, 2014. Contractual partners of the federal government submit invoices in electronically structured form and, for the direct route via the business service portal (USP), need a USP registration (not via Peppol or a service provider, according to the guide); the e-Rechnung.gv.at guide lists exceptions, such as cash payment or rent invoices. ebInterface and UBL are accepted; as channels, the guide lists online form, upload, web service and Peppol. For federal states, cities and municipalities, there is currently no obligation for contractual partners, but according to WKO the administration must be able to accept such invoices.

What is ebInterface and do I need it?

ebInterface is the Austrian XML invoice standard that WÖK and AUSTRIAPRO specify with industry. You need it if you deliver to the federal government (alternatively UBL) or if an Austrian customer requires it. Between businesses, the format is freely selectable: what counts is what your recipient accepts. WKO offers a free online form for individual invoices.

Is a PDF by email enough?

In Austria, yes, if the recipient consents; this can also be tacit, by both of you handling it that way. If you send the same invoice in two formats, for example as a PDF and as an XML file, the invoice should include a note to that effect. Otherwise there is a risk of tax liability due to invoicing (USP). Different rules apply in Germany, where a simple PDF has since 2025 been only an "other invoice" with a limited transition period.

How long do I have to retain invoices?

In Austria, generally seven years (§ 11 para. 2 UStG, § 132 BAO). The period runs from the end of the calendar year to which the invoice relates and is extended for as long as the records are significant for a pending tax proceeding. For records relating to certain real estate, WKO states 22 years. Issuer and recipient must ensure authenticity, integrity and legibility.

What changes in 2030?

From July 1, 2030, only structured e-invoices under EN 16931 are planned for intra-Community B2B supplies and services (transactions subject to reporting obligations), according to WKO without paper and PDF (Directive (EU) 2025/516, implementation by June 30, 2030). Since April 14, 2025, member states may also introduce a national obligation. We found no Austrian implementation in the primary sources. For this, the directive requires EN 16931 together with the listed syntaxes (Art. 218 para. 3). Whether an Austrian format such as ebInterface suffices, we did not find in the primary sources.

Does an obligation like Germany's apply in Austria in 2027 or 2028?

No. The 2027 and 2028 stages come from German VAT law and concern transactions between domestic businesses in Germany, i.e. with registered office, management or a participating permanent establishment there (BMF). In Austria, according to USP and RIS (as of October 11, 2026), the rule remains: structured e-invoice only toward the federal government, otherwise electronic with consent. Your German customers have had to be able to receive e-invoices since 2025; no obligation to issue them follows for you. This does not replace tax advice; your tax advisor or the Federal Ministry of Finance can clarify this bindingly.

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