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Posted by Markus Wals

Billbee-Regeln in weclapp nachbauen: Was wohin umzieht

Automatisierung Billbee ERP-Wechsel n8n Regeln weclapp Workflows

KI-generierte technische Illustration: Eine Regelliste führt zu Prozessmodulen und einem optionalen Automatisierungszweig mit Test und Freigabe. Überschrift: Regeln gezielt neu aufbauen

Kurz gesagt: Billbee-Regeln bestehen aus Auslöser, optionalen Bedingungen und Aktionen. In weclapp übernimmst du sie nicht eins zu eins, sondern verteilst sie auf feste Bausteine wie Mahnlauf, Beleg-E-Mail-Versandregel und Workflows. Was dort nicht abgebildet ist, lässt sich über Webhooks und die API mit einer Automatisierung wie n8n lösen.

Dieser Artikel ist für Händler:innen, die von Billbee zu weclapp wechseln und ihre eingespielten Regeln nicht verlieren wollen. Er zeigt, wie Billbee-Regeln aufgebaut sind, welcher weclapp-Baustein welche typische Regel übernimmt und wie du die Umstellung testest.

Transparenz: wals.pro ist weclapp-Partner. Wir richten weclapp ein, verkaufen ein Versand-Plugin für weclapp und bauen Automatisierungen mit n8n. An einem Wechsel zu weclapp und an Automatisierungsprojekten verdienen wir also mit. Die Angaben zu Billbee und weclapp stammen aus den Hilfeseiten der Anbieter, die Hinweise zur Umsetzung verbinden unsere Empfehlungen mit Erfahrungen aus unseren eigenen Projekten.

Das Wichtigste in Kürze

  • Erst aufschreiben, dann umbauen. Liste alle aktiven Billbee-Regeln mit Auslöser, Bedingungen, Aktionen und Priorität auf, bevor du in weclapp etwas einrichtest.
  • Viele Standardregeln haben einen festen Platz in weclapp. Zahlungserinnerungen übernimmt der Mahnlauf, den automatischen Belegversand die Beleg-E-Mail-Versandregel, Versandschritte die Workflows.
  • Sonderregeln brauchen eine Automatisierung. Ein Geschenk beilegen oder Stammkund:innen markieren lösen wir in unseren Projekten über Webhooks und die API, zum Beispiel mit n8n.
  • Nicht jede Regel muss mit. Manche Regeln stützen einen Ablauf, den es in weclapp so nicht mehr gibt, und werden überflüssig.
  • Doppelte Mails vermeiden. Schalte eine Billbee-Regel erst ab, wenn ihr Gegenstück in weclapp getestet ist, und nie beide gleichzeitig für dieselben Aufträge.

So sind Billbee-Regeln aufgebaut

Laut Billbee-Hilfe besteht eine Regel aus einem Auslöser, optionalen Bedingungen und einer oder mehreren Aktionen. Jede Regel lässt sich aktivieren und deaktivieren, bekommt eine Priorität (Regeln mit demselben Auslöser laufen in dieser Reihenfolge) und kann mit der Einstellung „Regelverarbeitung nach dieser Regel beenden“ verhindern, dass weitere Regeln greifen. Die Hilfe nennt Beispiele wie ein Goodie hinzufügen, die Rechnung zeitverzögert versenden, an die Zahlung erinnern, die Sendungsnummer mitteilen, den Versandweg automatisch festlegen oder Stammkund:innen markieren.

Gerade Priorität und Abbruch sind beim Umzug wichtig: Sie bestimmen, in welcher Reihenfolge Regeln wirken. Diese Logik steckt nicht in der einzelnen Regel, sondern im Zusammenspiel, und muss beim Nachbau mitgedacht werden.

Fazit: Eine Billbee-Regel ist ein frei kombinierbarer Baustein, ihr Verhalten hängt aber auch von ihrer Position in der Liste ab.

Welcher weclapp-Baustein welche Regel übernimmt

weclapp beschreibt in seiner Hilfe feste Funktionen für typische Abläufe. Einen freien Regelbaukasten nach dem Muster Auslöser, Bedingung, Aktion haben wir in der weclapp-Hilfe nicht gefunden (Stand 01.11.2026). Die Tabelle ordnet die Beispielregeln aus der Billbee-Hilfe und weitere typische Abläufe den weclapp-Bausteinen zu und gibt Empfehlungen für die Umsetzung.

Regel in Billbee Baustein in weclapp Worauf du achten solltest
An die Zahlung erinnern Automatischer Mahnlauf. Laut weclapp-Hilfe werden Mahnungen nächtlich erzeugt und können automatisch versendet werden. Mahnstufen, Fristen und Texte neu festlegen. Prüfe, ob offene Rechnungen aus der Zeit vor dem Stichtag in weclapp gemahnt werden sollen.
Rechnung versenden Beleg-E-Mail-Versandregel. Für automatisierten Versand braucht weclapp laut Hilfe ein System-E-Mail-Konto (Globale Einstellungen > Grundeinstellungen). Welche Belegarten und Ereignisse du auswählen kannst, prüfst du in deinem System. Prüfe bei zeitversetztem Versand, ob du eine zusätzliche Automatisierung brauchst.
Empfänger:in der Belege (typischer Ablauf) E-Mail-Adressen für den Belegversand am Kunden, mit Häkchen je Belegart, zum Beispiel Rechnung oder Mahnung. Laut weclapp-Hilfe hat die primäre Adresse Vorrang vor der allgemeinen. Ist weder eine primäre noch eine allgemeine Adresse hinterlegt, übernimmt weclapp keine Adresse in den Beleg. Prüfe das beim Import der Kundendaten.
Versand vorbereiten, Etikett drucken (typischer Ablauf) Komplett-Workflows und optionale Workflow-Aktionen. Prüfe, welche Schritte du damit für deinen Versand abbilden kannst. Ob die Sendungsnummer an Shop oder Marktplatz zurückgeht, hängt von der jeweiligen Anbindung ab. Teste das je Kanal vor dem Stichtag.
Lieferant:innen informieren (typischer Ablauf) Dropshipping-Automatisierung, laut weclapp-Hilfe je Auftragsart einstellbar. Die Beleg-E-Mail-Versandregel für die Bestellung gilt dagegen für alle Bestellarten; getrennte Versandregeln je Bestellart sind laut Hilfe derzeit nicht konfigurierbar. Brauchen deine Lieferant:innen je Bestellart unterschiedliche Mails, plane dafür einen eigenen Weg ein, zum Beispiel über n8n.
Goodie beilegen, Versandweg nach Bedingungen, Stammkund:innen markieren Kein fester Baustein in der weclapp-Hilfe. In unseren Projekten über Webhooks und die API, zum Beispiel mit n8n. Die API gibt es laut weclapp-Preisseite ab dem Paket Dienstleistung, nicht im ERP Starter.

weclapp bringt außerdem eigene Abläufe mit, zum Beispiel das automatische Nachfassen offener Angebote.

Fazit: Für die häufigsten Regeln gibt es in weclapp einen festen Platz. Für Bedingungen, die die vorhandenen weclapp-Funktionen nicht abbilden, prüfst du eine zusätzliche Automatisierung, zum Beispiel über die API mit n8n.

Wann eine Automatisierung mit n8n sinnvoll ist

weclapp bietet Webhooks und eine API. Für Regeln mit eigenen Bedingungen empfehlen wir, eine Automatisierung wie n8n zu prüfen, etwa für Regeln, die von der Artikelzahl oder der Bestellhäufigkeit abhängen.

Dabei solltest du zwei Dinge wissen:

  • Webhooks brauchen Überwachung. Laut weclapp-Hilfe wiederholt weclapp einen fehlgeschlagenen Aufruf nach 1, 5 und 30 Minuten, nach 5 Stunden und nach einem Tag; danach wird der Webhook deaktiviert. Ein Ausfall der Gegenstelle fällt also nicht sofort auf, wenn niemand hinschaut.
  • Reihenfolge ist deine Aufgabe. Für Priorität und „Regelverarbeitung beenden“ aus Billbee haben wir in der weclapp-Hilfe keine direkte Entsprechung gefunden. Wenn zwei Regeln denselben Auftrag ändern, musst du die Reihenfolge in der Automatisierung festlegen.

Fazit: Eine Automatisierung ist flexibler als ein fester Baustein, braucht aber Betrieb und Überwachung.

So stellst du deine Regeln um

  1. Bestand aufnehmen. Schreib jede aktive Billbee-Regel mit Auslöser, Bedingungen, Aktionen, Priorität und Abbruch-Einstellung in eine Liste. Notiere, warum es die Regel gibt.
  2. Sortieren. Ordne jede Regel einer von drei Gruppen zu: fester weclapp-Baustein, Automatisierung über die API oder entfällt.
  3. Einrichten und testen. Richte die Bausteine in weclapp ein und teste sie mit Testaufträgen, solange Billbee noch die echten Aufträge abwickelt. Prüfe besonders Mailempfänger:innen und Sendungsnummern.
  4. Gemeinsam umschalten. Schalte am Stichtag eine Billbee-Regel und ihr weclapp-Gegenstück für dieselben Aufträge nicht gleichzeitig aktiv, sonst bekommen Kund:innen Mails doppelt.
  5. Beobachten. Schau in den ersten Wochen täglich auf Mahnungen, versendete Belege und fehlgeschlagene Webhooks.

Wie der ganze Umzug abläuft, beschreiben wir in ERP-Wechsel von Billbee oder Wawi zu weclapp und auf der Seite ERP-Wechsel ohne Shop-Ausfall.

Fazit: Die Liste aus Schritt 1 bildet die Grundlage für die Umstellung deiner Regeln.

Quellen und Grenzen

Der Artikel beschreibt die Beispielregeln aus der Billbee-Hilfe, nicht jede mögliche Regel. Menüpfade und Funktionen ändern sich; maßgeblich sind die Hilfeseiten der Anbieter und dein eigenes System. Die Hinweise zu n8n verbinden unsere Empfehlungen mit Projektpraxis; n8n ist kein Teil von weclapp.

Häufige Fragen

Kann ich Billbee-Regeln in weclapp importieren?

Nicht direkt, weil weclapp Regeln anders abbildet. Du nimmst die Regeln als Liste auf und richtest ihre Wirkung in weclapp mit den passenden Bausteinen neu ein.

Gibt es in weclapp eine Regel-Engine wie in Billbee?

In der weclapp-Hilfe haben wir keinen freien Regelbaukasten nach dem Muster Auslöser, Bedingung, Aktion gefunden. weclapp arbeitet mit festen Funktionen wie Mahnlauf, Beleg-E-Mail-Versandregel und Workflows. Regeln mit eigenen Bedingungen setzen wir in Projekten über Webhooks und die API um.

Brauche ich für den Nachbau zwingend n8n?

Nein. Prüfe zuerst, welche Regeln die vorhandenen weclapp-Funktionen abbilden. Für zusätzliche Bedingungen kann eine externe Automatisierung sinnvoll sein, zum Beispiel mit n8n über die API. Die API ist laut weclapp-Preisseite ab dem Paket Dienstleistung enthalten.

Wie vermeide ich doppelte Mails beim Umstieg?

Teste die weclapp-Bausteine zuerst mit Testaufträgen. Am Stichtag schaltest du die Billbee-Regel ab, sobald weclapp die echten Aufträge übernimmt, und lässt nie beide für dieselben Aufträge gleichzeitig laufen.

Was passiert, wenn meine Automatisierung ausfällt?

weclapp versucht einen fehlgeschlagenen Webhook laut Hilfe mehrmals über einen Tag hinweg erneut und deaktiviert ihn danach. Richte deshalb eine Überwachung ein, die dich bei Fehlern benachrichtigt.