Wie wird aus Abo-Rechnungen eine E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD)?

Das BMF unterscheidet seit 01.01.2025 zwei Arten. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Alles andere, auch ein einfaches PDF per E-Mail, ist eine „sonstige Rechnung“ (BMF-FAQ, Stand März 2026, Frage 2). Eine PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Prüf in der Dokumentation deines Billing- oder Zahlungstools, welches Format herauskommt.

weclapp erstellt Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-Profil EN 16931 (Comfort); in den globalen Einstellungen schaltest du ZUGFeRD-Daten für alle PDF-Rechnungsdokumente zu. XRechnung erzeugst du über eine optionale Workflow-Aktion. Bei Abweichungen zählt bei ZUGFeRD der strukturierte Teil.

Das ersetzt keine Steuerberatung.

Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (BMF-FAQ, Stand März 2026, Frage 3). Für Abo-Anbieter heißt das:

• Empfang: seit 01.01.2025 für alle, ein E-Mail-Postfach genügt.
• Ausstellung ab 01.01.2027: bei über 800.000 € Vorjahresumsatz. Bis 800.000 € gilt die Übergangsfrist bis Ende 2027, danach die Pflicht für alle.
• Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres (§ 27 Abs. 38 UStG in Verbindung mit § 19 Abs. 2 UStG), für die Frist 2027 also des Jahres 2026. Wie du ihn rechnest, klärt deine Steuerberatung.

Für Abos zählt vor allem der Kleinbetrag: Rechnungen bis 250 € Bruttobetrag brauchen keine E-Rechnung; für Leistungen an Firmen in anderen EU-Ländern mit Steuerschuldnerschaft des Empfängers gilt diese Erleichterung nicht, das klärst du mit deiner Steuerberatung. Ausgenommen sind außerdem B2C-Rechnungen, Leistungen von Kleinunternehmern, Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind und viele steuerfreie Umsätze.

Das ersetzt keine Steuerberatung.

E-Rechnung und API. E-Rechnung schreiben und erfassen ist in allen weclapp-Paketen enthalten, die REST-API ab ERP Dienstleistung. ERP Dienstleistung kostet laut Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026, 86 € (jährliche Zahlung) bzw. 95 € (monatliche Zahlung) je Nutzer:in und Monat, netto. Beleg- oder Transaktionsgebühren gibt es bei weclapp nicht.

Einzelrechnungen per API. Mit der REST-API legst du Rechnungen aus deinem Abrechnungssystem in weclapp an. Deine Kundschaft soll pro Leistung nur eine Rechnung erhalten: Stellt weclapp sie, schaltest du den Rechnungsversand im Billing- oder Zahlungstool ab. Wie sich die Format-Erzeugung in einem großen API-Lauf verhält, klären wir vorab mit dir.

Wiederkehrende Rechnungen aus weclapp selbst brauchen das Add-on Vertragsmanagement. Soll weclapp Abo-Rechnungen selbst nach festem Rhythmus erzeugen, setzt das das Add-on voraus. Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026: 55 € pro Person und Monat. Je Vertrag wählst du, ob weclapp einen Auftrag oder eine Rechnung erzeugt, und ob die Rechnung vor oder nach der Abrechnungsperiode entsteht (im ersten Fall zum Zeitpunkt der Abrechnung, im zweiten einen Tag danach).

weclapp liest Transaktionen von Zahlungsdienstleistern wie PayPal, finAPI und Tink ein, Stripe und Klarna nur auf Anfrage, und ordnet Zahlungen offenen Posten zu. Für Sammelauszahlungen eines Zahlungsanbieters gibt es keinen nativen weclapp-Standard. wals.pro setzt dafür Zahlungsabgleich 4 weclapp ein: Es löst Sammelavise, etwa von Stripe, Mollie, PayPal oder American Express, in Einzelzahlungen und Gebühren auf, ordnet sie den Rechnungen zu und lässt sich um weitere Avis-Quellen erweitern; ein fünfstufiger Scoring-Abgleich bewertet jeden Treffer. Eindeutige Treffer werden gebucht, unsichere Fälle gehen in die Prüfung.

Anbindung. Die Einrichtung begleiten wir als Projekt. wals.pro AI 4 weclapp hilft mit dem Setup Center bei Verbindung, Skills und erstem Lesezugriff; die Buchhaltungseinrichtung selbst übernimmt die KI nicht.

Ein fiktives Beispiel. Ein SaaS-Unternehmen mit Sitz in Deutschland stellt 1.200 Abo-Rechnungen im Monat aus: 840 an Privatkund:innen, 300 an Firmenkund:innen in Deutschland als Monatsabo zu 29 € netto, 60 an Firmenkund:innen in Deutschland als Jahresabo zu 480 € netto.

• Privatkundschaft: 840 Rechnungen. B2C ist von der Pflicht ausgenommen.
• Monatsabos an Firmen: 300 Rechnungen zu 34,51 € brutto. Das sind Kleinbeträge bis 250 € brutto, die Pflicht entfällt.
• Jahresabos an Firmen: 60 Rechnungen im Monat zu 571,20 € brutto. Nur diese liegen über 250 € brutto und fallen unter die Pflicht, sobald sie gilt.
• Frist: Für 2027 zählt der Umsatz 2026. Vereinfachte Annahme (fakturierte Nettobeträge): (840 × 29 € + 300 × 29 € + 60 × 480 €) × 12 = 742.320 €. Das liegt unter 800.000 €; ob dein Gesamtumsatz tatsächlich darunter liegt, klärt deine Steuerberatung. Setz deine Werte ein.
• Laufende Kosten: ERP Dienstleistung plus Add-on. Beispiel mit einer Nutzer:in und jährlich gebuchter Lizenz: 86 € + 55 € = 141 € netto im Monat, Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026.

Das ersetzt keine Steuerberatung.

Eine Abo-Rechnung über 250 € brutto braucht die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Dazu gehören unter anderem vollständige Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt samt vereinbarter Minderungen sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Bei einer E-Rechnung müssen alle Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen; ein Verweis auf ein PDF im Anhang genügt nicht (BMF-FAQ, Stand März 2026, Frage 7a).

Für Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag genügen erleichterte Angaben (§ 33 UStDV): Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Steuersatz oder Befreiungshinweis. Für die Monatsabos im Beispiel gilt das.

Bei Abos ist der Leistungszeitraum der Knackpunkt. Das Gesetz verlangt den Zeitpunkt der Leistung (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG). Bei einem Monatsabo nennst du den Kalendermonat; das genügt laut BMF auch in einer E-Rechnung (Frage 7b, dort für die Sammelrechnung). Bei Vorauszahlungen nennt die Rechnung den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts, sofern er feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 i. V. m. Abs. 5 UStG). Bei Quartals- und Jahresabos klärst du mit deiner Steuerberatung den Zeitraum und wann die Umsatzsteuer entsteht.

Das ersetzt keine Steuerberatung.

Berichtigung: Wer eine Rechnung berichtigt, muss das bei bestehender Pflicht ebenfalls als E-Rechnung tun, mit dem Rechnungstyp für eine Berichtigung (BMF-FAQ, Stand März 2026, Frage 7b). In den Übergangsfristen geht das noch ohne E-Rechnung. Einzelne Positionen darfst du in einer Folge-E-Rechnung berichtigen, wenn sie sich eindeutig auf die ursprüngliche bezieht.

Erstattung und Gutschrift: Im Umsatzsteuerrecht ist eine „Gutschrift“ eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt und die diese Angabe trägt (§ 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG). Eine Erstattung oder Preisminderung an deine Kundschaft ist etwas anderes. Wie du sie belegst, stimmst du mit deiner Steuerberatung ab; die BMF-FAQ verweist für Einzelheiten auf die BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025.

Aufbewahrung: acht Jahre, mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form (Frage 13).

Das ersetzt keine Steuerberatung.

• E-Rechnung in Österreich: Ob es in Österreich eine B2B-Pflicht gibt, was ebInterface ist und was die EU ab 2030 verlangt.
• DATEV-Übergabe aus weclapp: Rechnungsdatenservice, Buchungsdatenservice oder CSV: welcher Weg zur Kanzlei zu dir passt.