Wie sehe ich in weclapp, wer was per KI geändert hat? Mit persönlichen API-Schlüsseln

Du gibst deinem Team KI-Zugriff auf weclapp. Zwei Wochen später steht in der Änderungshistorie eines Auftrags ein Name, und es ist immer derselbe. Das liegt nicht an einer einzelnen Person, sondern am gemeinsamen API-Schlüssel, über den alle arbeiten.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Schlüssel für alle verwischt die Spur. weclapp schreibt jede Änderung dem Benutzer zu, dem der Schlüssel gehört, und nicht der Person, die sie veranlasst hat.
• Jede Person hinterlegt ihren eigenen Schlüssel. Mit wals.pro AI 4 weclapp geht das selbst und ohne Ticket, auf der Kontoseite unter „Meine ERP-Schlüssel“.
• Es gelten die weclapp-Rechte der Person. Die KI kann nicht mehr, als die Person selbst darf, und Vorschau plus Freigabe bleiben zusätzlich.
• Pflicht per Schalter. Im Mandantenprofil lässt sich der persönliche Schlüssel verlangen, dann gibt es keinen stillen Rückfall auf den gemeinsamen.

Das Problem: ein Schlüssel für alle

Alle arbeiten über denselben API-Schlüssel. weclapp schreibt jede Änderung dem Benutzer zu, dem dieser Schlüssel gehört. Aus „Jana hat den Preis geändert“ wird „der Integrationsbenutzer hat den Preis geändert“, und die Frage „wer war das?“ lässt sich im ERP selbst nicht mehr beantworten.

Das ist nicht nur eine Frage der Nachvollziehbarkeit, sondern auch der Berechtigung: Ein gemeinsamer Schlüssel hat genau eine Rechtestufe. Wer nur Angebote lesen soll, bekommt technisch dieselbe Reichweite wie die Einkaufsleitung. Die Einschränkung passiert dann irgendwo außerhalb von weclapp statt in weclapp.

Fazit: Ein gemeinsamer Schlüssel kostet dich Nachvollziehbarkeit in der Historie und feine Rechte in weclapp.

Die Lösung: jede Person mit eigenem Schlüssel

Mit wals.pro AI 4 weclapp hinterlegt jedes Teammitglied seinen eigenen weclapp-API-Schlüssel, selbst und ohne Ticket. Auf der Kontoseite gibt es den Abschnitt „Meine ERP-Schlüssel“: je Mandant setzen, ersetzen und testen. Entfernen kann einen Schlüssel nur ein Admin, damit niemand die Pflicht zum eigenen Schlüssel still aushebelt.

Ab dem Moment arbeitet die KI unter dem weclapp-Benutzer, dem der Schlüssel gehört. Die Historie im ERP zeigt wieder echte Namen, und die nativen weclapp-Berechtigungen dieses Benutzers gelten. Die KI kann nicht mehr, als die Person selbst darf. Vor jeder Änderung kommen zusätzlich Vorschau und deine Freigabe; mehr dazu steht auf der Seite schreibende KI in weclapp.

Drei Dinge waren uns dabei wichtig:

Kein Schlüssel wird ungeprüft gespeichert. Jeder Schlüssel wird vor dem Speichern gegen genau das weclapp-System deines Mandanten getestet. Ein Tippfehler fällt im Formular auf und nicht erst in der nächsten KI-Sitzung. Schlägt die Probe fehl, wird nichts gespeichert.

Du siehst den Schlüssel nie wieder, und wir zeigen ihn nirgends. Die Kontoseite zeigt dir, ob ein Schlüssel hinterlegt ist, zu welchem weclapp-Benutzer er gehört, wann er zuletzt erfolgreich geprüft und wann er zuletzt benutzt wurde. Dazu kommt ein Fingerabdruck als Kurzkennung zum Wiedererkennen, nie der Schlüssel selbst. Das genügt, um zu erkennen, ob man den richtigen erwischt hat.

Du kannst persönliche Schlüssel verpflichtend machen. Im Mandantenprofil gibt es einen Schalter: „Persönlichen weclapp-Schlüssel verlangen“. Ist er an, verbindet sich niemand mehr über den gemeinsamen Schlüssel, es gibt keinen stillen Rückfall. Wer keinen eigenen hinterlegt hat, bekommt eine klare Meldung mit dem Weg zur Kontoseite statt einer rätselhaften Fehlermeldung.

Fazit: Jeder Schlüssel wird vor dem Speichern geprüft und nie angezeigt. Mit dem Pflicht-Schalter gibt es keinen Rückfall auf den gemeinsamen Schlüssel.

Was du davon hast

Die Änderungshistorie in weclapp wird wieder aussagekräftig. Bei einer Rückfrage, intern, von der Steuerberatung oder bei einer Prüfung, steht dort, wer die Änderung veranlasst hat, und nicht der Name eines technischen Benutzers.

Die Rechtevergabe passiert dort, wo du sie ohnehin pflegst: in weclapp. Du musst nicht zwei Berechtigungswelten synchron halten.

Und beim Offboarding ist der Weg kurz: weclapp-Benutzer deaktivieren, fertig. Ein Hinweis dazu steht auch im Dialog: Das Entfernen des Schlüssels bei uns widerruft keine weclapp-Berechtigung. Es beendet nur, dass unsere Plattform ihn benutzt. Die eigentliche Entziehung ist und bleibt eine Aufgabe in deiner weclapp-Administration. Wir sagen das lieber deutlich, als dass sich jemand in Sicherheit wiegt.

Fazit: Echte Namen in der Historie und Rechte dort, wo du sie ohnehin pflegst. Rechte entziehst du weiterhin in weclapp, nicht bei uns.

Was du tun musst

Nichts, wenn alles bleiben soll, wie es ist. Der gemeinsame Mandanten-Schlüssel funktioniert unverändert weiter.

Willst du umstellen: Jede Person legt in weclapp einen API-Schlüssel für ihren eigenen Benutzer an und trägt ihn unter „Meine ERP-Schlüssel“ ein. Wenn alle durch sind, schaltet ein Admin im Mandantenprofil die Pflicht ein. Wie du weclapp verbindest, steht im Hilfe-Artikel weclapp verbinden, und was Admins im Team einstellen können, im Hilfe-Artikel Team.

Fazit: Die Umstellung ist freiwillig. Erst wenn alle ihren Schlüssel haben, schaltest du die Pflicht ein.

Was es nicht ist

Persönliche Schlüssel gibt es in jedem bezahlten Tarif, nicht im kostenlosen. Sie ersetzen keine weclapp-Administration: Rechte vergibst und entziehst du weiterhin in weclapp.

Was wals.pro AI 4 weclapp sonst kann, findest du auf der Produktseite und im Überblick zum weclapp-MCP-Server. Verbinde wals.pro AI mit deinem weclapp unter ai.wals.pro oder buch dir einen Termin unter wals.pro/termin.

Fazit: Persönliche Schlüssel sind eine Funktion bezahlter Tarife und kein Ersatz für die weclapp-Administration.

Quellen und Grenzen

Der Artikel beruht auf unserer Projekterfahrung mit weclapp und der Funktion „Meine ERP-Schlüssel“ in wals.pro AI 4 weclapp. Als Quellen nennt er unsere eigenen Hilfe-Artikel weclapp verbinden und Team (Stand der Veröffentlichung, 31.10.2026).

Persönliche Schlüssel gibt es nur in bezahlten Tarifen. Das Entfernen eines Schlüssels bei uns widerruft keine weclapp-Berechtigung, die Entziehung bleibt eine Aufgabe in deiner weclapp-Administration.

Häufige Fragen

Wie sehe ich in weclapp, wer etwas per KI geändert hat?

Hinterlegt jede Person ihren eigenen API-Schlüssel, arbeitet die KI unter dem weclapp-Benutzer, dem der Schlüssel gehört. Die Änderungshistorie zeigt dann wieder echte Namen statt eines gemeinsamen Integrationsbenutzers.

Gelten bei persönlichen Schlüsseln die weclapp-Rechte der Person?

Ja. Es gelten die nativen weclapp-Berechtigungen des Benutzers, dem der Schlüssel gehört. Die KI kann nicht mehr, als die Person selbst darf, und vor jeder Änderung kommen zusätzlich Vorschau und Freigabe.

Kann ich den persönlichen Schlüssel für alle verpflichtend machen?

Ja. Im Mandantenprofil gibt es den Schalter „Persönlichen weclapp-Schlüssel verlangen“. Ist er an, verbindet sich niemand mehr über den gemeinsamen Schlüssel, und wer keinen eigenen hinterlegt hat, bekommt eine klare Meldung mit dem Weg zur Kontoseite.

Was passiert beim Offboarding, wenn ich einen Schlüssel entferne?

Das Entfernen bei uns widerruft keine weclapp-Berechtigung, es beendet nur die Nutzung durch unsere Plattform. Zum Entziehen deaktivierst du den weclapp-Benutzer in deiner weclapp-Administration.