KI-Governance im ERP: Rollen, Rechte und Freigaben für den KI-Assistenten

KI-Governance klingt nach Richtlinien-Dokument und Gremium. Im ERP-Alltag beginnt sie mit einer schlichten Frage: Was darf der KI-Assistent für wen tun? Wer im Vertrieb arbeitet, braucht andere Aktionen als die Buchhaltung, und eine Aushilfe andere als die Geschäftsführung. Dieser Beitrag zeigt, wie Rollen und Rechte für KI im ERP aufgebaut sein sollten und wie das in weclapp aussieht.

Das Wichtigste in Kürze

• Governance ist Selbststeuerung. Im ERP bedeutet das Rollen, Freigaben und ein Protokoll.
• Ein Sammelschlüssel verwischt die Verantwortung. Alle dürfen alles, und niemand weiß, wer es war.
• Erlaubt ist, was ausdrücklich erlaubt ist. Die KI handelt als die Person, und Rechte ändern sich nur außerhalb des Chats.
• In wals.pro AI 4 weclapp gibt es drei Systemrollen und sieben Rollenvorlagen. Dazu kommen höchstens 20 eigene Rollen.
• Vorschau, Freigabe, Protokoll. Die Rolle entscheidet, was nach der Freigabe überhaupt ausgeführt werden darf.

Was ist der Unterschied zwischen Compliance und Governance?

Compliance heißt, Regeln von außen einzuhalten: Gesetze, Normen, Verträge. Governance beschreibt, wie ein Unternehmen sich selbst steuert: wer was entscheiden darf, wer wofür verantwortlich ist und wie das kontrolliert wird. Für KI im ERP heißt Governance ganz praktisch: Rollen, Freigaben und ein Protokoll, das zeigt, wer was ausgelöst hat.

Fazit: Compliance kommt von außen, Governance steuerst du selbst, und im ERP besteht sie aus Rollen, Freigaben und Protokoll.

Wo liegt das Problem?

Viele KI-Anbindungen an ein ERP arbeiten mit einem einzigen technischen Schlüssel. Wer den Assistenten nutzt, bekommt damit, was der Schlüssel darf, meist sehr viel. Das ist bequem eingerichtet und schwer zu kontrollieren:

• Alle dürfen alles. Die Rechte, die in weclapp sauber nach Personen getrennt sind, verschwinden hinter einem Sammelzugang.
• Niemand weiß, wer es war. Im ERP steht bei jeder Änderung derselbe technische Nutzer.
• Rechte wachsen im Gespräch. Wenn eine Bestätigung im Chat genügt, um eine Aktion freizuschalten, ist die Rolle nur eine Empfehlung.

Die OWASP-Liste der Risiken für Anwendungen mit Sprachmodellen beschreibt genau das als übermäßige Handlungsfreiheit und empfiehlt, Werkzeuge und Rechte auf das Nötige zu begrenzen und im Kontext der jeweiligen Person auszuführen.

Fazit: Ein Sammelschlüssel macht aus personenbezogenen Rechten einen Zugang für alle und lässt keine Spur, wer etwas ausgelöst hat.

Wie sehen gute Rechte für KI im ERP aus?

Gute Rechte für KI im ERP folgen drei Grundsätzen:

• Erlaubt ist, was ausdrücklich erlaubt ist. Rollen legen fest, welche Schreibaktionen eine Person über die KI auslösen darf. Alles andere ist gesperrt.
• Die KI handelt als die Person. Mit einem persönlichen ERP-Zugang, je nach Tarif und Konfiguration, gelten die Rechte, die das ERP für diese Person ohnehin kennt, und jede Änderung steht unter ihrem Namen.
• Rechte ändern sich nur außerhalb des Chats. Eine Freigabe im Gespräch gibt frei, was die Rolle erlaubt, und nie mehr.

Fazit: Erlaubt ist nur, was die Rolle ausdrücklich erlaubt, und die Rolle ändert sich nie im Gespräch.

Beispiel: Vertrieb und Buchhaltung

Ein Team mit Vertrieb und Buchhaltung richtet den KI-Zugriff ein.

• Vertrieb. Die Rolle liest überall und schreibt im eigenen Bereich: Angebote und Aufträge, daraus Rechnungsentwürfe. Eine Rechnung abschließen oder eine Zahlung buchen kann der Vertrieb über die KI nicht, auch wenn er im Chat darum bittet.
• Buchhaltung. Die Rolle darf zusätzlich Rechnungen abschließen, Zahlungen zuordnen und Korrekturen vorbereiten, jeweils mit Vorschau und Freigabe.
• Persönliche Schlüssel. Beide arbeiten mit eigenem weclapp-API-Schlüssel. In weclapp steht bei jeder Änderung, wer sie ausgelöst hat, und die weclapp-Rechte der Person gelten zusätzlich. Eine Rolle kann nichts erlauben, was der weclapp-Benutzer nicht darf.
• Administration. Die Rollen verwaltet eine Person mit Administrator-Rolle im Dashboard. Die eigene Rolle kann niemand ändern, und wer die Administrator-Rolle vergibt oder entzieht, muss sich vorher neu anmelden.

Fazit: Der Vertrieb bereitet vor, die Buchhaltung schließt ab, und beide arbeiten unter ihrem eigenen Namen.

So geht es mit weclapp

In wals.pro AI 4 weclapp gibt es drei Systemrollen: Betrachter lesen alles und ändern nichts, Bearbeiter dürfen fast jede Schreibaktion, Administratoren verwalten zusätzlich Mitglieder, Rollen und Tarif. In jedem bezahlten Tarif kommen sieben Rollenvorlagen nach Arbeitsbereich dazu, etwa für Vertrieb, Einkauf oder Buchhaltung, nach dem Grundsatz „lesen überall, schreiben im eigenen Bereich“. Passt keine genau, kopierst du eine und legst höchstens 20 eigene Rollen an. Je Rolle bestimmst du, welche Aktionen erlaubt sind, welche Datensatzarten beschreibbar sind und ob Finanzvorgänge dazugehören.

Unter „Effektive Rechte“ siehst du bei jeder Person, was sie gerade darf, und bei jeder gesperrten Aktion den Grund.

Die KI schreibt nie ungefragt — Vorschau, Freigabe, Protokoll. Die Rolle entscheidet, was nach der Freigabe überhaupt ausgeführt werden darf. Die Freigabe ist eine payload-gebundene Einmal-Freigabe per SHA-256 und an Person, Aktion und Datensatz gebunden. Für das Kontenkennzeichen und die abweichende Vorsteuer eines Lieferanten kommt eine Admin-Freigabe im Dashboard dazu, sofern sie im Mandanten aktiviert ist.

Einige Dinge erledigt die KI grundsätzlich nicht: Admin-Rechte vergeben, die eigene Rolle ändern, Mitglieder entfernen oder Tarif und Abrechnung ändern. Das Protokoll speichert dabei nur, wer wann welche Aktion mit welchem Ergebnis ausgelöst hat, nicht den Inhalt deiner Daten. Im Dashboard steht es ab dem Tarif Pro zur Verfügung.

Fazit: Drei Systemrollen, sieben Vorlagen, höchstens 20 eigene Rollen, und die Sicht „Effektive Rechte“ zeigt jederzeit, was eine Person darf.

Was ist das Ergebnis?

Die KI darf in deinem ERP genau so viel wie die Person, für die sie arbeitet, und oft weniger. Du richtest die Rechte einmal nach Arbeitsbereichen ein, statt jedem Gespräch zu vertrauen. Und wenn später jemand fragt, wer eine Änderung ausgelöst hat, steht die Antwort in weclapp und im Protokoll.

Fazit: Rechte werden einmal nach Arbeitsbereichen gesetzt, und das Protokoll beantwortet die Frage, wer es war.

Was es nicht ist

• Kein Ersatz für ein Rechtekonzept in weclapp: Die weclapp-Rechte gelten weiter, die Plattform schränkt zusätzlich ein.
• Kein Weg, Rechte per Chat zu erweitern: Was die Rolle nicht erlaubt, gibt auch keine Freigabe frei.
• Gelöscht wird nur einzeln, nach einer Vorschau mit dem Datensatz und deiner Freigabe, und jede Löschung wird protokolliert.

Fazit: Die Plattform ergänzt das Rechtekonzept in weclapp und ersetzt es nicht.

Der nächste Schritt

Je nach Setup bist du in 0,5 bis 3 Stunden startklar. Beginne mit einer lesenden Rolle für alle und schalte Schreibaktionen gezielt pro Rolle frei. Wie Rollen, Vorschau und Freigabe zusammenspielen, zeigt die Übersicht KI in weclapp schreiben lassen.

Mehr zum Produkt findest du auf der Seite wals.pro AI 4 weclapp. Registrieren kannst du dich unter ai.wals.pro, oder du buchst dir einen Termin.

Quellen und Grenzen

• OWASP Top 10 für LLM-Anwendungen: Excessive Agency (übermäßige Handlungsfreiheit) (Stand der Veröffentlichung, 01.11.2026)

Alles Übrige beruht auf unserer Projekterfahrung mit weclapp und auf dem Funktionsumfang von wals.pro AI 4 weclapp. Rollenvorlagen und das Protokoll im Dashboard hängen vom Tarif ab (das Protokoll steht ab dem Tarif Pro zur Verfügung), die Admin-Freigabe nur dort, wo sie im Mandanten aktiviert ist. Die Plattform ersetzt kein Rechtekonzept in weclapp.

Häufige Fragen

Was ist KI-Governance im ERP?

Governance beschreibt, wie ein Unternehmen sich selbst steuert. Für KI im ERP heißt das: Rollen, Freigaben und ein Protokoll, das zeigt, wer was ausgelöst hat.

Warum ist ein einziger technischer Schlüssel für die KI ein Problem?

Wer den Assistenten nutzt, bekommt damit, was der Schlüssel darf, meist sehr viel. Alle dürfen alles, im ERP steht bei jeder Änderung derselbe technische Nutzer, und Rechte können im Chat wachsen.

Welche Rollen gibt es in wals.pro AI 4 weclapp?

Drei Systemrollen (Betrachter, Bearbeiter, Administratoren), dazu in jedem bezahlten Tarif sieben Rollenvorlagen nach Arbeitsbereich. Du kannst höchstens 20 eigene Rollen anlegen.

Kann ich der KI per Chat mehr Rechte geben?

Nein. Was die Rolle nicht erlaubt, gibt auch keine Freigabe frei. Admin-Rechte vergeben, die eigene Rolle ändern, Mitglieder entfernen oder Tarif und Abrechnung ändern erledigt die KI grundsätzlich nicht.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Je nach Setup bist du in 0,5 bis 3 Stunden startklar. Beginne mit einer lesenden Rolle für alle und schalte Schreibaktionen gezielt pro Rolle frei.