Wie automatisiere ich das Mahnwesen für Abo-Rechnungen mit Zahlungsziel?

Der Mahnlauf arbeitet auf offenen Posten, nicht auf Zahlungsversuchen. Er greift bei Rechnungen mit Zahlungsziel, etwa Jahresabos auf Rechnung. Einen Wiederholmechanismus für fehlgeschlagene Kartenzahlungen beschreiben die geprüften Hilfeseiten nicht. weclapp mahnt erst, wenn eine Rechnung über das Zahlungsziel (plus Karenztage) hinaus offen ist.

Voraussetzungen laut Hilfe: initialisierte Buchhaltung inklusive Mahntexten und eine überfällige Rechnung in der OP-Liste, die Rechnungen im Status „Abgeschlossen“ zeigt. Unsere Ableitung: Legst du Abo-Rechnungen per REST-API an, schließt du sie ab, bevor sie mahnfähig sind. Die REST-API gibt es ab ERP Dienstleistung; für reinen API-Betrieb reicht eine Lizenz ERP Dienstleistung, eine Mindestanzahl gibt es nicht. Das Add-on Vertragsmanagement (55 € pro Person und Monat, Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026) brauchst du nur, wenn weclapp wiederkehrende Rechnungen selbst erzeugt. Überblick: Buchhaltung für SaaS, Apps und Abo-Geschäft.

Laut weclapp-Hilfe (Stand der Seiten: 2021 bis 2026) kannst du einstellen:

• Stufen und Texte: unter Globale Einstellungen > Finanzen > Mahnstufen, mit Mahntext und Vorlage je Stufe. Die Stufen legst du selbst an; eine Obergrenze nennt die Hilfe nicht. In einem Testmandanten geprüft: Neben drei vorhandenen Stufen ließ sich eine vierte anlegen.
• Fristen: Karenztage zwischen Fälligkeit und Stufe 1 (global) und Toleranztage zwischen den Stufen. Die API führt die Tage je Mahnstufe (Details unten).
• Gebühren und Zinsen: Die Mahngebühr hinterlegst du je Stufe, die Verzugszinsberechnung ist eine eigene Einstellung.
• Sperren und Filter: Mahnsperre pro Kund:in oder Rechnung, Mindestbetrag, Filter auf Kund:in, Vertriebsweg und Stufe. Gutschriften mahnt weclapp nicht, Vorkasse-Rechnungen nur mit der Option „Vorkassenrechnungen berücksichtigen“. Bei Lastschrift schaltest du „Lastschriften ignorieren“ aus; Rücklastschriften erkennt weclapp mit Zahlungsdienstleister und aktivierter automatischer Verarbeitung.
• Versand und Empfänger:innen: Der Mailversand setzt ein verbundenes E-Mail-Konto voraus. Pro Kund:in kannst du eine „Primäre Mahnungs-E-Mail-Adresse“ hinterlegen.
• Ablauf: Du startest den Lauf von Hand. Oder du legst Startdatum und Benutzer fest, dann erzeugt weclapp die Mahnungen jede Nacht. Der automatische Versand ist ein eigenes Häkchen.

Ein fiktives Beispiel: Ein SaaS-Anbieter stellt am 02.11.2026 eine Jahresrechnung an eine Firmenkund:in, Zahlungsziel 14 Tage, fällig am 16.11.2026. Beispielwerte: drei Karenztage, sieben Toleranztage je Stufe, Verzugszinsen aktiv.

• Nach den Karenztagen (frühestens 19.11.2026): Stufe 1. Der nächtliche Lauf erzeugt die Mahnung (Finanzen > Mahnungen). Mit dem Häkchen „Mahnungen automatisch versenden“ versendet weclapp sie automatisch, sonst versendest du sie von Hand.
• Nach Ablauf der Toleranztage: Stufe 2. Das Dokument weist jetzt Verzugszinsen aus, laut Hilfe vom Datum der ersten bis zur zweiten Mahnung. Ob die Toleranzfrist ab Fälligkeit oder ab der ersten Mahnung läuft, beschreibt die Hilfe nicht.
• Die Kund:in zahlt, nachdem die zweite Mahnung raus ist. Unsere Ableitung: Sobald die Zahlung zugeordnet ist, ist der Posten nicht mehr überfällig; Stufe 3 entsteht nicht, denn der Mahnlauf greift nur überfällige Posten auf.

• Zuordnung: Welche Zahlungsdienstleister die Automatik tragen, steht auf der Seite Abo-Zahlungen den offenen Rechnungen zuordnen. Der Zahlungsabgleich 4 weclapp von wals.pro ordnet Zahlungen von Stripe und Mollie zu, weitere Anbieter auf Anfrage.
• Mit Mahngebühr: Zahlt die Kund:in Rechnungsbetrag samt Gebühr, trägst du beim Ausziffern Zahlbetrag und Gebühr getrennt ein, bei der manuellen Zahlung und bei der Zuordnung aus dem Kontoauszug. Ein Hinweis auf Mahnstufe und Gebühr ist für die manuelle Zahlungserfassung beschrieben.
• Noch nicht zugeordnet: Bis zur Zuordnung bleibt der Posten überfällig. Bei einer Teilzahlung bleibt der Rest als offener Posten stehen, die Rechnung gilt weiter als offen (in einem Testmandanten geprüft: 100 € Rechnung, 60 € Zahlung, 40 € offen). Läuft der Mahnlauf nachts mit automatischem Versand, kann die nächste Stufe auch an eine Kund:in gehen, die schon gezahlt hat. Ordne Zahlungen vor dem nächsten Lauf zu oder setze bei Rückfragen eine Mahnsperre.
• Zinsen und Gebühren verbuchen: Für erhaltene Mahngebühren legt weclapp ein Standardkonto an, das du laut Hilfe bei Bedarf in Abstimmung mit deiner Steuerberatung ändern kannst. Verzugszinsen und die umsatzsteuerliche Behandlung beider Positionen beschreibt die Hilfe nicht; kläre das vorab mit deiner Steuerberatung. Zur Übergabe: DATEV-Übergabe aus weclapp.

Das ersetzt keine Steuerberatung.

Wenn du Abo-Rechnungen per REST-API abrechnest, helfen diese Befunde aus einem Testmandanten, geprüft:

• Mahnlauf und Mahnstufe: Die API startet keinen Mahnlauf und legt keine Mahnung an. Rechnung und offener Posten zeigen weder Mahnstufe noch Mahndatum, Gebühr oder Zinsen. Mahnen bleibt Sache der Oberfläche und des Nachtlaufs; dein System kann die Stufe nicht abfragen.
• Mahnsperre: An der Kund:in lässt sie sich per API nicht setzen. Die Sperre einer Rechnung kannst du lesen, aber ebenfalls nicht setzen; Sperren setzt du in der Oberfläche. weclapp plant, Mahnlauf, Mahnstufe und Mahnsperre per API zugänglich zu machen; einen Termin gibt es derzeit nicht.
• Stufen und Tage: Mahnstufen mit Gebühr, Text und Tagen (dunningLevel) pflegst du auch per API. Karenz- und Toleranztage hängen dort je Stufe an der Mahnstufe.

Die Wirkung siehst du nur in der Oberfläche. Teste diese Fälle mit einer Test-Kund:in, deren Mahnungsadresse bei dir liegt, bevor Nachtlauf und Versand laufen:

• Karenz- und Toleranztage: ab Fälligkeit oder ab der vorigen Mahnung?
• Teilzahlung: Der Rest bleibt offen (siehe oben). In welcher Stufe und über welchen Betrag mahnt weclapp?
• Zahlung samt Gebühr: Ordnet die Automatik sie zu?
• Mahnsperre: Nimmt die Sperre an der Kund:in oder an der Rechnung sie aus dem Lauf?
• Nach der letzten Stufe: Was tut der nächste Lauf?

Wann Verzug eintritt, regelt § 286 BGB (gesetze-im-internet.de). Bei nach dem Kalender bestimmter oder berechenbarer Zahlungsfrist (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 und 2 BGB) braucht es keine Mahnung, sonst tritt Verzug durch Mahnung ein, bei Entgeltforderungen spätestens nach einer gesetzlichen Frist ab Fälligkeit und Rechnungszugang, gegenüber Verbrauchern nur bei besonderem Hinweis. Dass gesetzliche Verzugszinsen existieren, steht in § 288 BGB. Dass weclapp Zinsen vom Datum der ersten Mahnung rechnet, ist Werkzeuglogik, keine Aussage dazu, ab wann du sie verlangen darfst.

Den Basiszinssatz trägst du laut Hilfe selbst ein (Gültig ab/bis). Das geht auch per API (defaultInterestConfig: Startdatum, optional Enddatum, Basiszinssatz und je ein Prozentwert für Geschäfts- und Privatkund:innen; in einem Testmandanten geprüft); berechnete Zinsen liefert die API nicht. Die Bundesbank gibt den Basiszinssatz bekannt (§ 247 Abs. 2 BGB). Er ändert sich laut § 247 BGB zum 1. Januar und 1. Juli; lege dann einen neuen Gültigkeitszeitraum an. weclapp wählt den Aufschlag nach dem Vertriebsweg der Rechnung (netto: Geschäftskund:innen, brutto: Privatkund:innen). Das Gesetz fragt dagegen, ob ein Verbraucher beteiligt ist (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB). Prüfe das bei Firmenkund:innen mit Bruttopreisen.

Das ersetzt keine Rechts- und keine Steuerberatung.

Sätze und Beträge nennen wir nicht, sie hängen von Vertrag, Kundentyp und Einzelfall ab. Mahngebühren sind kein Zins: Laut Hilfe sollen sie angemessen sein und dem Aufwand entsprechen; ob deine Höhe trägt, ist eine Rechtsfrage. Für Entgeltforderungen gegen Nicht-Verbraucher kennt § 288 Abs. 5 BGB außerdem eine Pauschale, die auf Schadensersatz für Rechtsverfolgungskosten anzurechnen ist. Lass prüfen, ob beides zusammenpasst. Eine Mahnung allein hemmt die Verjährung nicht; die Hemmung durch Rechtsverfolgung regelt § 204 BGB, die regelmäßige Frist § 195 BGB.

Dieser Abschnitt beschreibt deutsches Recht (BGB). In Österreich gelten eigene Vorschriften, zum Beispiel § 456 UGB (ris.bka.gv.at). Bei Verbraucherverträgen weicht die Rechtslage ab, in Deutschland etwa nach § 286 Abs. 3 und § 288 Abs. 1 BGB. Rechtsfragen klärst du mit deiner Rechtsberatung.

Das ersetzt keine Rechts- und keine Steuerberatung.

1. Karenztage zum Zeitfenster der Wiederholungen deines Zahlungsanbieters wählen. Das Zahlungsziel legt dein Vertrag fest; es bestimmt Fälligkeit und Verzug mit (§ 286 BGB).
2. Mahnstufen, Texte und Gebühren mit der Rechtsberatung festlegen.
3. E-Mail-Konto verbinden, Mahnungsadresse bei B2B-Kund:innen hinterlegen.
4. Verzugszinsen nur aktivieren, wenn du sie verlangst; Basiszinssatz pflegen.
5. Mahnsperren für Reklamationen festlegen, Konto für Mahngebühren bei Bedarf mit der Steuerberatung abstimmen.
6. Testfälle prüfen, erst dann Nachtlauf und Versand einschalten.

Eine Sperre deines Produkt-Zugangs oder eine Inkasso-Übergabe beschreiben die geprüften Hilfeseiten nicht. Das setzt du in deinem Produkt oder Abrechnungssystem um. Eine Mahnstufe, die dein System auswerten könnte, liefert die REST-API nicht (in einem Testmandanten geprüft; weclapp plant das ohne Termin); wie du die Sperre trotzdem an den Mahnstatus koppelst, klären wir im Gespräch. Die Gegenrichtung findest du auf der Seite Wie verbuche und bezahle ich Eingangsrechnungen automatisch?.

Das ersetzt keine Steuerberatung.