Wie wechsle ich das ERP bei laufendem Shop?

Dein Shop läuft bei Shopify, Shopware oder WooCommerce, nicht im ERP. Ausfallen kann der Weg von der Bestellung zum Paket: Kommt eine Bestellung nicht im neuen System an, wird sie nicht kommissioniert, berechnet oder gebucht. Stimmen die Bestände im ERP nicht, zeigt der Shop falsche Mengen.

Garantieren kann niemand etwas. Du kannst aber für jede Phase festlegen, woran du sie als fertig erkennst. Alle Empfehlungen auf dieser Seite sind unsere Praxisregeln, keine Vorgabe von weclapp oder Behörden.

Noch unsicher, ob du ein ERP brauchst? Kläre zuerst das Ob: Rechnungstool oder ERP? Den Überblick gibt ERP für Online-Händler.

Liste auf, was heute läuft: Shop, Marktplätze, Versand mit Label, Zahlung, Retouren, Buchhaltung und die undokumentierte Handarbeit. Lege fest, welches System welche Daten führt. Frage deine Steuerberatung, welche Stände sie zum Stichtag braucht (etwa Offene-Posten-Listen und Bestandswerte) und welche DATEV-Schnittstelle sie nutzt. Die Schnittstellen nennt der DATEV-Marktplatz.

Teste zuerst mit einem Test- oder Entwicklungsshop und wenigen Testartikeln, nicht mit dem Live-Shop. Laut weclapp-Hilfecenter gilt bei Shopify: Artikel laufen in beide Richtungen, Kunden und Aufträge kommen von Shopify nach weclapp, den Bestand überträgt weclapp nur zum Shop, nach Aktivierung alle 5 Minuten. Voraussetzung sind gleiche Produkt-ID, Varianten-ID und SKU in beiden Systemen sowie zugeordnete Lager. Den Abgleich mit Marktplätzen erklärt Bestände und Aufträge zwischen Shop und Marktplätzen synchron halten.

Welche Anbindung in welchem Paket steckt, zeigt die Preisseite: Laut Funktionstabelle stehen Online-Shops in den Paketen Dienstleistung und Handel, Marktplätze nur im Paket Handel; die Paketübersicht nennt die Shop-Anbindung beim Paket Handel. Die Shopify-App ist laut Listing nur mit Lizenz ERP Handel kostenlos; zusätzliche Gebühren können anfallen. Kläre Paket und Kosten der Anbindung vor dem Vertrag.

Spiele Testbestellungen bis zur Rechnung durch: Normalfall mit Label und Tracking, Sonderpreis, Teillieferung, Retoure mit Gutschrift, Storno, Ausland, jede Zahlungsart. Bestanden ist der Test, wenn jeder Fall bis zum Beleg durchläuft, Beträge und Bestände stimmen und das Tracking im Shop ankommt.

Jetzt kommen die Stammdaten ins ERP: Artikel, Kund:innen und Lieferant:innen. Der Import-Wizard arbeitet laut weclapp-Hilfecenter mit CSV-Vorlagen für Importtypen wie Kunden, Lieferanten, Verkaufsartikel und Artikelpreise. Bereinige Dubletten in der Importdatei, nicht im Altsystem; so bleibt der Altbestand unverändert. Wie du vorhandene Shop-Artikel mit den ERP-Artikeln verknüpfst, klärst du im Test, bevor du den Live-Shop verbindest.

Den Lagerbestand importierst du nicht über den Wizard, sondern über die Stichtagsinventur. Laut weclapp-Hilfecenter spielst du sie per CSV-Vorlage ein, das Lager ist dabei gesperrt, ein Bewertungspreis ist Pflicht, und die Buchungspreise werden festgeschrieben. Frag vorab deine Steuerberatung, mit welchem Wert der Anfangsbestand bewertet werden soll, und probiere den Ablauf mit einem Teilbestand. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Fertig ist die Phase, wenn Stichproben von Artikeln und Kund:innen mit dem Altsystem übereinstimmen und die Probe-Inventur ohne Fehler durchläuft.

Im Parallelbetrieb arbeitest du produktiv im Altsystem, während das ERP mit Testbestellungen oder Kopien echter Bestellungen mitläuft. Jede Aufgabe führt zu jedem Zeitpunkt genau ein System aus: Bestellungen abholen, Bestand melden, Belege versenden, Tracking zurückmelden. Sonst entstehen doppelte Aufträge oder zwei Rechnungen. Die Preisseite führt automatisierten Belegversand auf; kläre vorab, ob du ihn im ERP steuern kannst, und versende bis zum Stichtag nur aus dem Altsystem.

Am Stichtag arbeitest du diese Reihenfolge ab:

1. Offene Lieferungen im Altsystem abschließen und Reservierungen im ERP prüfen.
2. Stichtagsinventur im ERP durchführen und buchen.
3. Den echten Nummernkreis für Rechnungen anlegen.
4. Live-Shop verbinden und die Artikelzuordnung stichprobenartig prüfen.
5. Auftragsübertragung aktivieren und vorher in den Shopify-Einstellungen das Datum „Aufträge ab“ auf den Stichtag setzen, damit weder Altaufträge doppelt noch neue Bestellungen übersehen werden. Dann die Bestandsübertragung aktivieren. Ab jetzt bestimmt der ERP-Bestand, was der Shop anzeigt.
6. Die übrigen Aufgaben nacheinander übergeben und die Abbruchkriterien beobachten.

Rechnungen aus dem Altsystem bleiben dort offen oder werden als offene Posten ins ERP übernommen. Entscheide das und den Umgang mit Retouren zu Altbestellungen vorab mit deiner Steuerberatung. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Lege vor dem Stichtag fest, woran du einen Abbruch erkennst und was dann passiert. Beispiele: Eine Bestellung fehlt im ERP, die Zahl der Aufträge in Shop und ERP weicht am Tagesende ab, ein Label lässt sich nicht drucken. Dann schaltest du zurück ins Altsystem.

Für den Rückfall muss das Altsystem zugänglich bleiben; kündige es erst, wenn die Abbruchkriterien nicht mehr greifen. Unabhängig davon: Wer aufbewahrungspflichtige Unterlagen auf Datenträgern aufbewahrt, muss sie nach § 147 Abs. 2 AO während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar halten, unverzüglich lesbar machen und maschinell auswerten können. Zum Systemwechsel nennen die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 14.07.2025) in den Randziffern 142 bis 144 die Voraussetzungen, unter denen das alte System nicht vorgehalten werden muss, unter anderem eine quantitativ und qualitativ gleichwertige Übernahme der Daten in ein neues System oder Archiv. Das ist Orientierung. Welcher Export für dich genügt, klärst du vor der Abschaltung mit deiner Steuerberatung. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG gehört zur Rechnung eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die der Rechnungsaussteller einmalig vergibt. Doppelte Rechnungsnummern solltest du deshalb vermeiden. Laut weclapp-Hilfecenter legst du Nummernkreise mit Präfix und letztem Wert an, optional mit Gültigkeitszeitraum; sie sollen eindeutige Nummern erzeugen. Teste Rechnungen deshalb mit einem eigenen Test-Präfix, damit keine Testnummer im echten Kreis liegt. Den echten Kreis legst du zum Stichtag an, mit neuem Präfix oder im Anschluss an die letzte Rechnung des Altsystems. Ob du die Zählung des Altsystems fortsetzt und welche Variante zu deiner Buchhaltung passt, klärst du mit deiner Steuerberatung. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Auf einen Blick: was in jeder Phase passiert, woran du ihr Ende erkennst und wo es typischerweise hakt.

Rechne vom Stichtag rückwärts: Der Parallelbetrieb liegt davor, ein Stichtag am 1. Januar bedeutet, dass der Parallelbetrieb mitten in Black Friday und Weihnachtsgeschäft liegt. Mit Herbstspitze wählst du lieber einen Quartalsbeginn danach, zum Beispiel den 1. April. Ohne Spitze liegt der Jahresbeginn nahe, weil Buchungsperioden dann sauber im neuen System beginnen. Stimme den Termin mit deiner Steuerberatung ab. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Eine belastbare Zeitangabe gibt es erst nach der Bestandsaufnahme. Die kostenlose Testphase von weclapp dauert laut Preisseite 30 Tage und läuft automatisch ab. Für Datenübernahme und Parallelbetrieb kann sie zu kurz sein; plane, ab wann du einen bezahlten Mandanten brauchst. Monatliche Lizenzen sind laut Preisseite mit einem Monat Frist kündbar, längere Laufzeiten nur zum Laufzeitende, was für deinen Rückfallplan zählt. Frag vorab, ob Anbindungen im Test möglich sind und was danach mit den Testdaten geschieht.

Ein fiktiver Händler mit 2.500 Bestellungen im Monat (Annahme) verkauft über Shopify und zwei Marktplätze; seine Aufträge laufen in einem Auftragstool, ergänzt um mehrere Apps. Er wechselt zu einem Quartalsbeginn nach seiner Spitze, testet im Entwicklungsshop und nimmt Retouren, die bisher per Hand laufen, in den Testplan auf. Vor dem Stichtag legt er fest, wer was ausführt: