DATEV-Übergabe aus weclapp: Rechnungsdatenservice, Buchungsdatenservice oder CSV?

Es gibt drei Hauptwege. Dazu kommen der Belegbilderservice, der nur PDF-Belege überträgt, und der Stammdaten-Export; die Preisseite zählt zusammen sechs Exportarten, weil die CSV in zwei Varianten gezählt wird. Welcher Weg passt, entscheidet das Setup deiner Kanzlei, nicht das ERP.

Rechnungsdatenservice 1.0. Die Schnittstelle überträgt strukturierte Belegdaten und digitale Belege nach DATEV Unternehmen online (DATEV nennt als Ziel die Rechnungswesen-Programme der Kanzlei) und macht daraus Buchungsvorschläge (DATEV-Marktplatz, Eintrag weclapp). Technische Basis ist die XML-Schnittstelle online. Aus weclapp gehen Verkaufs- und Einkaufsrechnungen, Gutschriften und Kassentransaktionen raus. Stammdaten überträgt dieser Weg nicht. Die Kanzlei prüft die Vorschläge und bucht sie.

Buchungsdatenservice. Hier landen strukturierte Buchungsdaten und die zugehörigen digitalen Belege als Buchungssätze, die die Kanzlei ins DATEV-Rechnungswesen übernimmt. Technische Basis ist das DATEV-Format. weclapp überträgt laut Hilfe auch Banktransaktionen und Sachbuchungen, jeweils mit Belegbild.

CSV im DATEV-Format. weclapp erzeugt eine ZIP-Datei mit CSV-Dateien, die deine Kanzlei auspackt und importiert. Es gibt zwei Varianten. Die journalbasierte Variante enthält Buchungsjournal, Sachkontenstammdaten und Debitoren- und Kreditorenstammdaten und nimmt auch Buchungen auf, die du per Stapelbuchung erfasst. Die belegbasierte Variante exportiert nur die in weclapp erzeugten Belege mit den hinterlegten Standardkonten, die Rechnungen müssen dafür nicht vorher gebucht sein.

Für beide Datenservices gilt in weclapp: Die Buchhaltung ist eingerichtet, und die Belege haben im Journal den Status „Gebucht“ und sind festgeschrieben. Kund:innen und Lieferant:innen brauchen laut weclapp-Hilfe fünfstellige Personenkonten: Debitoren von 10000 bis 69999, Kreditoren von 70000 bis 99999. Beim Buchungsdatenservice muss außerdem der Wirtschaftsjahresbeginn in weclapp und DATEV übereinstimmen.

Mandantennummer, Beraternummer und die Länge der Sachkontennummern bekommst du von deiner Kanzlei. Lege mit ihr auch fest, welchen Kontenrahmen sie nutzt: weclapp führt die Standard-Kontenpläne SKR03 und SKR04. Die Verbindung zu DATEV läuft über Anmeldung, zum Beispiel mit SmartLogin. Sie läuft aus Sicherheitsgründen regelmäßig ab, spätestens beim Abmelden aus weclapp, und du stellst sie bei Bedarf neu her.

Die Einrichtung selbst beschreiben weclapp und DATEV Schritt für Schritt. Bestellung und Freischaltung der Datenservices laufen bei DATEV; wer bestellt, klärst du mit deiner Kanzlei.

Eine Kanzlei will am Monatsende vier Dinge, egal welchen Weg du wählst:

1. Belege. Jede Rechnung und Gutschrift als Beleg, sauber dem Buchungssatz zugeordnet.
2. Buchungsstapel. Alle Buchungssätze des Monats, mit Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel und Belegverknüpfung, in einem Format, das die Kanzlei ohne Handarbeit einliest.
3. Zahlungszuordnung. Welche Zahlung zu welcher offenen Rechnung gehört. In weclapp ergibt sich das aus dem Abgleich der offenen Posten und dem automatisierten Buchen von Banktransaktionen. In DATEV kommt es nur beim Buchungsdatenservice mit; beim Rechnungsdatenservice ordnet die Kanzlei über ihre eigenen Bankdaten zu, die Rechnungsnummer im Verwendungszweck hilft ihr dabei. Ergänzend gibt es Zahlungsabgleich 4 weclapp von wals.pro: Er verbucht erkannte Banktransaktionen auf offene Posten. Zahlungsabgleich 4 weclapp löst Sammelauszahlungen und Zahlungsavise von Zahlungsdienstleistern wie PayPal oder American Express in Einzelzahlungen und Gebühren auf und ordnet sie den Rechnungen zu; ein fünfstufiger Scoring-Abgleich bewertet jeden Treffer. Weitere Zahlungsdienstleister binden wir auf Anfrage an.
4. Sammelauszahlungen als Umbuchung. Eine Auszahlung von Shopify Payments, PayPal oder Klarna ist kein Umsatz, sondern der Zahlungsfluss für viele Bestellungen. Sie gehört als Umbuchung zwischen Zahlungsdienstleister-Konto und Bank, je nach Kanzlei über ein Transit- oder Verrechnungskonto. Gebühren und Erstattungen stehen getrennt. Die umsatzsteuerliche Behandlung der Gebühren klärst du mit deiner Kanzlei.

Das ersetzt keine Steuerberatung; Konten und Buchungsregeln legt deine Kanzlei fest.

Steuerberater:innen können auf Wunsch der Mandant:innen einen kostenlosen Zugang zum weclapp-System bekommen (Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026). Die Preisseite führt den Zugang in der Funktionsliste der Buchhaltung und als Einzellizenz mit 0 €. Den Steuerberater-Zugang gibt es in jedem Paket, auch in ERP Starter.

Der Zugang ersetzt die DATEV-Übergabe nicht. Er kann sie aber ergänzen, wenn die Kanzlei selbst ins System schaut. Welche Rechte der Zugang umfasst, regelst du in weclapp; kläre das vorher mit deiner Kanzlei.

Ein fiktives Beispiel: Ein Shop mit 3.000 Bestellungen im Monat und einer Kanzlei, die DATEV Unternehmen online nutzt. Am Monatsende schreibt das Team die Journalentwürfe fest, prüft die Zähler „Neue Belege“ und „Nicht abgeschlossene Belege“, überträgt gesammelt und kontrolliert das Protokoll. Fehlerhafte Belege, etwa mit ungültigem Personenkonto, überspringt die Übertragung; bei einer ungültigen IBAN meldet sie einen Fehler. Das Team korrigiert den Stammsatz und überträgt nach.

Für wen ist das relevant? Für Online-Händler:innen und Großhändler:innen mit Volumen (ERP für Online-Händler:innen), für SaaS-, App- und Abo-Anbieter (Buchhaltung für SaaS und Abo-Geschäft) und für IT-Systemhäuser und MSPs.

Zur E-Rechnungspflicht, die ebenfalls in der Buchhaltung ankommt: Ob bei einer E-Rechnung das strukturierte Original oder die PDF-Darstellung übertragen wird, ist in der weclapp-Hilfe nicht beschrieben; kläre das vor Beginn der E-Rechnungs-Ausstellungspflicht (Stufen 2027 und 2028) mit weclapp und deiner Kanzlei.

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