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Veröffentlicht von Markus Wals

Wie verrechne ich Microsoft-365-Lizenzen und Hardware an Kund:innen weiter?

Hardware ITscope Microsoft 365 MSP Systemhaus Verträge weclapp

Microsoft-365-Lizenzen verrechnest du in weclapp als Vertragsposition (Menge × Preis), die der nächtliche Vertragslauf abrechnet. Für Hardware mit Einkauf, Lager oder Seriennummern brauchst du das Paket ERP Handel: 163 € statt 86 € je Nutzer:in und Monat bei jährlicher Buchung, also 77 € Aufpreis (Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026). Die Anbindung an das Microsoft Partner Center haben wir bei weclapp nicht gefunden; den Abgleich mit der monatlichen Distributor-Rechnung machst du heute von Hand oder mit einem eigenen Automatisierungsprojekt.

Für den Einkauf von Hardware gibt es dagegen eine dokumentierte Schnittstelle zu ITscope, einer Produkt- und Preisdatenbank mit laut weclapp-Dokumentation (Stand 2023) mehr als 370 Distributoren. Dieser Artikel gehört zum Überblick ERP und Helpdesk für Systemhäuser. Er zeigt den Weg an einem fiktiven Beispiel und benennt die Lücken.

Lizenzen als Vertragsposition abbilden

Pro Kund:in gibt es einen Vertrag, jede Lizenzart ist eine Position darauf, zum Beispiel "Microsoft 365 Business Standard" mit Menge und Verkaufspreis. Damit eine Position abgerechnet wird, muss sie in der Kategorie "Einnahmen" stehen. Den Abrechnungslauf ab 3 Uhr, die Abrechnungstypen und die Voraussetzungen beschreiben wir in Wartungsverträge wiederkehrend abrechnen.

Für Lizenzen kommt das Add-on Vertragsmanagement dazu. Es kostet 55 € pro Person und Monat (Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026) und wird zu ERP Dienstleistung oder ERP Handel gebucht.

Mengen monatlich anpassen: 48 Lizenzen, +3 und −1

Beispiel (fiktiv): Eine Kund:in hat 48 Lizenzen Business Standard. Du verkaufst sie für angenommen 15 € je Lizenz und Monat (reiner Beispielwert, ohne Bezug zur Microsoft-Preisliste und zu den Beispielen in anderen Artikeln), das sind 720 € im Monat. Im Folgemonat kommen drei neue Mitarbeitende, eine Person geht. Die Menge steigt auf 50, der Vertrag bringt 750 € im Monat. Der Einkaufspreis fehlt bewusst: Die Zahlen zeigen die Abrechnung, nicht die Marge.

  1. Die Kund:in meldet die Änderung per Mail oder Ticket.
  2. Du änderst die Menge der Vertragsposition. Wann die Änderung wirkt, hängt von Abrechnungstyp, Abrechnungstag und "Abrechnen bis" ab. Lies im Vertrag das "Nächste Abrechnungsdatum" und ändere die Menge davor. Ändere nichts, während der Abrechnungslauf läuft.
  3. Der nächtliche Lauf erzeugt Rechnung oder Auftrag mit der neuen Menge.

Hast du die Rechnung für den Monat schon im Voraus gestellt und sinkt die Menge danach, brauchst du eine Rechnungskorrektur. Wie du sie abbildest und buchhalterisch behandelst, klärst du mit weclapp und deiner Steuerberatung. Das ersetzt keine Steuerberatung.

Mit wals.pro AI 4 weclapp kannst du Verträge lesen und auswerten und einzelne Positionen, Mengen und Preise ändern: jede Änderung mit eigener Vorschau, Freigabe und Protokoll. Die KI schreibt nie ungefragt.

Herstellerpreis steigt: Verträge nachziehen

Microsoft hat zum 01.07.2026 die Listenpreise für ausgewählte Pakete angehoben. Auf der US-Preisliste (Stand Oktober 2026) steigt Business Basic von 6 auf 7 US-Dollar, Business Standard von 12,50 auf 14 US-Dollar und Microsoft 365 E3 von 36 auf 39 US-Dollar. Laut Microsoft bleiben Bestandskund:innen bis zur Verlängerung beim bisherigen Preis; Preise können je nach Land und Währung abweichen. Euro- und CSP-Preise haben wir nicht gegengeprüft. Ab wann dein Einkauf teurer wird, steht in deiner Distributor-Preisliste.

Zur Größenordnung: Auf der US-Liste beträgt der Aufschlag 1,50 US-Dollar je Business-Standard-Lizenz. Setzt du denselben Betrag in Euro an (nur zur Illustration), steigt der Preis im fiktiven Beispiel von 15 € auf 16,50 €, und der Vertrag mit 50 Lizenzen bringt 825 € statt 750 € im Monat.

Der Preis steht auf der Vertragsposition. Den Ablauf mit Stichtag, Mitteilung an die Kund:innen und Freigabe je Vertrag zeigt Vertragspreise gesammelt anpassen. Ob deine Klausel die Weitergabe trägt, prüfst du mit deiner Rechtsberatung. Das ersetzt keine Rechtsberatung.

Wiederkehrende Rechnungen sind etwas anderes

Wiederkehrende Rechnungen sind ein eigenes Objekt neben den Verträgen. Dort wirkt eine Preisänderung im Artikelstamm laut weclapp-Dokumentation nicht auf angelegte Rechnungen; Abhilfe ist die Aktion "Verkaufspreise aktualisieren". Für Verträge haben wir keine solche Aussage gefunden. Prüfe an einem Testvertrag, ob sich eine Änderung am Artikel auf die Vertragsposition auswirkt.

Hardware: Was Dienstleistung kann und was Handel braucht

Im Paket Dienstleistung hast du laut Preisseite Aufträge, Rechnungen und Dienstleistungsartikel. Bestandsartikel, Lieferungen, Wareneingang, Bestellwesen, Seriennummern und automatisierbares Dropshipping gibt es nur im Paket Handel. Verkaufst du Hardware nur selten und führst Einkauf und Lieferschein außerhalb von weclapp, kannst du sie als Position auf Auftrag und Rechnung abbilden. Ob das für deinen Buchungsfall sauber funktioniert, klärst du vorab mit weclapp und deiner Steuerberatung.

Was Paket Vertragsposition oder Auftrag Lücke
Microsoft-365-Lizenz ERP Dienstleistung (oder Handel) plus Add-on Vertragsmanagement Vertragsposition, Menge × Preis Kein Abgleich mit Partner Center oder Distributor-Lizenzrechnung
Hardware, selten, ohne Lager ERP Dienstleistung Position auf Auftrag und Rechnung (Dienstleistungsartikel) Keine Lieferung, keine Bestandsführung; Buchungsfall vorab mit weclapp klären
Hardware, Distributor liefert direkt (Dropshipping) ERP Handel Auftrag, Bestellung beim Distributor, optional ITscope Abgleich von Distributor-Rechnung und Auftrag: nicht belegt, hängt vom Distributor ab
Hardware mit Lager und Seriennummern ERP Handel (77 € Aufpreis je Nutzer:in) Auftrag, Lagerartikel mit Seriennummer Kein Gerätestamm mit Vertragsbezug belegt

Bestandsgeführte Hardware als Vertragsposition, zum Beispiel ein Mietgerät, rechnest du mit dem Abrechnungstyp "Auftrag erzeugen" ab; die Rechnungstypen verändern den Bestand nicht.

Was der Handel-Aufpreis kostet

Der Aufpreis von 77 € gilt je Nutzer:in und Monat bei jährlicher Buchung (163 € minus 86 €). Rechnest du ihn nur für die Nutzer:innen, die mit Einkauf und Lager arbeiten, sind es zum Beispiel bei zwei Personen 154 € im Monat. Ob sich die Pakete in dieser Mischung buchen lassen und welche Funktionen eine Dienstleistungs-Nutzer:in bei Lagerartikeln sieht, klärst du vorab mit weclapp.

Distributoren: ITscope für Hardware

Eine Schnittstelle zum Microsoft Partner Center haben wir bei weclapp nicht gefunden (Suchlauf am 11.10.2026). Für die Beschaffung von Hardware gibt es dagegen die dokumentierte ITscope-Schnittstelle. Laut Dokumentation (Stand 2023) bietet sie Zugriff auf über 3 Millionen ITK-Artikel von mehr als 370 Distributoren, Abgleich von Artikeln und Einkaufspreisen, Import von Bestellungen und Export von Aufträgen als Warenkorb. Für den Auftragsimport nennt die Dokumentation die Lizenz "ITscope Sales Advanced"; welches weclapp-Paket Voraussetzung ist, nennt sie nicht. Die Schnittstelle ersetzt keinen Abgleich der monatlichen Lizenzrechnung, denn eine Übernahme der CSP-Lizenzabrechnung ist nicht belegt.

Wo der Lizenzabgleich Handarbeit bleibt

Das Beispiel zeigt nur die Verkaufsseite. Ob die gekündigte Lizenz beim Distributor im selben Monat entfällt, hängt von der Laufzeit der Lizenz ab. Genau dort entstehen Abweichungen: Der Vertrag sagt 50, die Distributor-Rechnung 51 (fiktiv). Eine Abgleichsliste zeigt dir das pro Kund:in, bevor du die Rechnung schreibst.

Dieser Zeilenabgleich zwischen Distributor-Rechnung und eigenem System ist bei Rechnungen mit eigener Struktur häufig Handarbeit (unsere Einschätzung). Ein Automatisierungsprojekt kann das übernehmen: Es liest die Distributor-Rechnung, vergleicht sie mit den Vertragsmengen und liefert Abweichungen als Liste. Machbar ist das über die REST API oder mit einem Workflow-Werkzeug wie n8n. Wie aufwendig es wird, hängt vom Format jedes einzelnen Distributors ab. Ein fertiges Produkt versprechen wir dafür nicht.

Den ersten Schritt kann wals.pro AI lesend zusammenstellen (Funktion im Test, Stand Oktober 2026): Verträge auslesen und die Sollmenge je Kund:in und Lizenzart als Liste ausgeben, die du mit der Distributor-Rechnung vergleichst. Geschrieben wird nur mit Vorschau, Freigabe und Protokoll.

Wann passt das nicht

  • Du willst Lizenzen automatisch aus dem Partner Center abrechnen. Dafür haben wir bei weclapp nichts gefunden.
  • Du brauchst einen Gerätestamm mit Vertragsbezug. Seriennummern gibt es nur im Handelspaket als Lagerartikel; eine Verbindung von Gerät und Wartungsvertrag haben wir nicht gefunden.
  • Du hast viele Kund:innen mit wenigen Lizenzen und wechselnden Mengen. Die Positionsübersicht kennt eine Massenbearbeitung; welche Felder sie erlaubt, prüfst du in deinem Mandanten. Die Menge pro Kund:in meldet dir aber niemand. Wer sie aus Tickets pflegt, erlebt das als Monatsrhythmus.
  • Du brauchst Preisanpassung per Index im Vertrag. Eine automatische Indexierung, die weclapp selbst anwendet, haben wir nicht gefunden.

Häufige Fragen

Brauche ich ERP Handel, nur um Microsoft-365-Lizenzen weiterzuverrechnen? Nein. Für Lizenzen als Vertragsposition brauchst du ERP Dienstleistung oder ERP Handel plus Add-on Vertragsmanagement. Handel kommt ins Spiel, wenn du Einkauf, Bestellwesen, Lager oder Seriennummern im System führst. ERP Starter scheidet aus, weil Add-ons und REST API erst ab ERP Dienstleistung zur Verfügung stehen.

Kann weclapp Lizenzen direkt aus dem Microsoft Partner Center übernehmen? Eine Anbindung an das Microsoft Partner Center haben wir bei weclapp nicht gefunden. Für Hardware gibt es die dokumentierte ITscope-Schnittstelle zu Distributoren. Die monatliche Lizenzabrechnung eines Distributors übernimmt sie nach der Dokumentation nicht. Belegt ist die Abbildung als Vertragsposition mit Menge und Preis, von Hand oder über die REST API.

Wie ziehe ich die Preiserhöhung von Microsoft in meinen Verträgen nach? Du änderst den Preis der Vertragsposition: per Massenbearbeitung in der Positionsübersicht (welche Felder, prüfst du in deinem Mandanten) oder einzeln mit wals.pro AI per Vorschau und Freigabe. Laut Microsoft bleiben Bestandskund:innen auf der US-Preisliste bis zur Verlängerung beim bisherigen Preis. Ab wann dein Einkauf teurer wird, steht in deiner Distributor-Preisliste. Das ersetzt keine Rechtsberatung.

Was kostet mich der Hardwarehandel zusätzlich? Der Listenpreis von ERP Handel liegt bei 163 € statt 86 € für ERP Dienstleistung, jeweils je Nutzer:in und Monat bei jährlicher Buchung. Das sind 77 € Aufpreis. Wir rechnen ihn nur für die Nutzer:innen, die mit Einkauf und Lager arbeiten. Die Add-ons zählt weclapp pro Person.

Lässt sich der Abgleich mit der Distributor-Rechnung automatisieren? Per API oder Workflow-Werkzeug ist das grundsätzlich machbar. Der Aufwand hängt vom Format und von der Schnittstelle des jeweiligen Distributors ab. Wir versprechen kein fertiges Produkt. Lesend kann wals.pro AI deine Verträge auswerten. Wenn du uns anonymisierte Rechnungsbeispiele deiner Distributoren zeigst, schätzen wir den Aufwand im Gespräch ehrlich ab.

Zahlen geprüft am 11.10.2026

Alle Preise netto pro Nutzer:in und Monat, Listenpreise weclapp, Stand Oktober 2026. Das Beispiel mit 48 Lizenzen und 15 € Verkaufspreis ist fiktiv und steht für sich. 154 €, 720 €, 750 € und 825 € sind eigene Rechnungen aus den genannten Listenpreisen und der fiktiven Menge. Das ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Ob du Lizenzen und Hardware als eigenen Umsatz oder als durchlaufenden Posten abrechnest, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Quellen und Prüfdatum

Nächster Schritt: Wenn du Lizenzen und Hardware in weclapp sauber aufsetzen willst, sprechen wir deine Kund:innenverträge in einem Termin durch: wals.pro/termin.