Deine KI kennt jetzt eure Hausregeln – in jedem Tarif

Jeder Betrieb hat Regeln, die nirgends im ERP stehen und trotzdem jeden Tag gelten. Angebote gehen netto raus. Rabatte gibt es nur auf die Position, nie über einen überschriebenen Einzelpreis. Neue Firmenkunden brauchen eine Umsatzsteuer-ID. Aufträge verlassen das Hauptlager, nie das Retourenlager. Ab einem bestimmten Betrag muss die Einkaufsleitung eine Bestellung freigeben.

Wer neu im Team ist, lernt diese Regeln in den ersten Wochen. Eine KI, die in weclapp mitarbeitet, sollte sie vom ersten Tag an kennen.

Problem

Eine KI, die Angebote, Kunden oder Bestellungen in weclapp vorbereitet, kann technisch alles richtig machen und trotzdem am Betrieb vorbei arbeiten. Sie setzt einen Rabatt als neuen Einzelpreis, legt einen Kunden ohne Umsatzsteuer-ID an oder schlägt das falsche Lager vor. Nichts davon ist ein Fehler im System. Es fehlt nur das Wissen, wie ihr es macht.

Lösung

Mit Hausregeln hinterlegst du eure Regeln einmal im Dashboard von wals.pro AI 4 weclapp unter „Workflow-Regeln“. Hausregeln gibt es in jedem Tarif, auch in Free. Bevor die KI in einem Bereich schreibt, bekommt sie die aktuellen Regeln dafür zu sehen. Erst dann stellt der Server die Freigabe aus, und die Vorschau zeigt dir, woran sich die KI halten soll.

Damit der Start leichtfällt, gibt es sechs Vorlagen:

• Nummernschema: Belegnummern vergibt weclapp, die Bestellnummer des Kunden landet unverändert in der Kundenreferenz.
• Preislogik: Preise netto, Rabatte nur als Positionsrabatt, Rückfrage bei hohen Rabatten.
• Pflichtfelder bei Kunden: vollständige Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse und bei Firmenkunden in der EU die Umsatzsteuer-ID.
• Lagerorte: aus welchem Lager ausgeliefert wird und welches Lager tabu ist.
• Ticket-Tonalität: freundlich, sachlich, keine Zusagen ohne Rücksprache.
• Freigabegrenzen: große Bestellungen nur als Entwurf, mit Hinweis auf die nötige Freigabe.

Du wählst eine Vorlage, passt die Beispielwerte an euren Betrieb an und speicherst. Die Vorlagen sind Beispiele; Beträge wie die Grenze für Bestellungen oder den Rabatt für die Rückfrage setzt du so, wie sie bei euch gelten.

Was gleich bleibt

Hausregeln steuern die KI, sie ersetzen keine Sicherheitsprüfung. Jeder Schreibvorgang in weclapp läuft weiter über Vorschau und deine ausdrückliche Freigabe. Lesen darf Regeln jede Rolle, anlegen und ändern dürfen nur Administrator:innen deines Arbeitsbereichs, und jede Änderung wird protokolliert. Regeln sind reiner Text, ohne Links oder Formatierungen.

Ergebnis

Die KI arbeitet nicht mehr nur korrekt, sondern so, wie ihr arbeitet. Du hast weniger Nachfragen, weniger Korrekturen vor der Freigabe, und neue Kolleg:innen sehen an einer Stelle, welche Regeln gelten.

Was es nicht ist

• Die Prüfung stellt sicher, dass die KI die aktuellen Regeln gesehen hat. Ob sich der Vorschlag daran hält, siehst du in der Vorschau, und du entscheidest bei der Freigabe.
• Hausregeln gelten für Schreibvorgänge bei Leads, Opportunities, Kunden und Lieferanten, Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Bestellungen, Tickets, Aufgaben, Zeitbuchungen und Leistungsnachweisen. Für Artikel und Lieferungen sowie einzelne Spezialaktionen wie „Rechnung aus Angebot erstellen“ greifen sie noch nicht.
• Es gibt höchstens 20 Regeln je Arbeitsbereich, jede mit bis zu 2.000 Zeichen.
• Regeln löschen kannst du nur im Dashboard, nicht über den Assistenten.

Wie du Hausregeln im Alltag nutzt, steht im Hilfe-Artikel Skills und Hausregeln nutzen; die wichtigsten Begriffe erklärt Begriffe kurz erklärt. Was wals.pro AI 4 weclapp sonst kann, findest du auf der Produktseite. Verbinde wals.pro AI mit deinem weclapp unter ai.wals.pro oder buch dir einen Termin unter wals.pro/termin.