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Veröffentlicht von Markus Wals

Wie passe ich Vertragspreise bei Bestandskund:innen gesammelt an?

Preisanpassung Systemhaus Verträge wals.pro AI weclapp

Bereite alle Verträge gemeinsam vor und ändere sie dann auf einem von drei Wegen: mit der Massenbearbeitung in weclapp, einzeln mit wals.pro AI 4 weclapp per Vorschau und Freigabe oder von Hand. wals.pro AI hilft vor und nach der Änderung: Verträge lesen und auswerten, einen Vorschlag nach deinem Satz rechnen, die Mitteilung als Text entwerfen und das Ergebnis kontrollieren. Eine automatische Indexierung haben wir in der weclapp-Dokumentation nicht gefunden (geprüft am 11.10.2026).

Dies ist eine Unterseite von ERP und Helpdesk für Systemhäuser.

Gibt es in weclapp eine automatische Preisanpassung für Verträge?

Eine Regel, die weclapp selbst nach Index auf Verträge anwendet, haben wir weder in der Dokumentation noch auf der Produktseite gefunden. Das Vertragsmodul bietet laut Produktseite Vorlagen, Verlängerung und Erinnerungen. Dazu beschreibt die Dokumentation in der Übersicht der Vertragspositionen eine Massenbearbeitung.

Viele Systemhäuser erhöhen Preise heute von Hand (unsere Beobachtung, keine Erhebung). Satz, Stichtag und Auswahl der Verträge legst du nach der Klauselprüfung selbst fest.

Auslöser gibt es viele: eigene Kosten, Werkzeuge, Löhne und Preisänderungen eines Herstellers wie Microsoft 365. Wie du Lizenzen als Vertragsposition führst und Herstellerpreise nachziehst, steht im Artikel Microsoft-365-Lizenzen und Hardware weiterverrechnen.

Drei Wege nebeneinander

  1. Massenbearbeitung in weclapp. Laut weclapp-Dokumentation lassen sich Vertragspositionen in der Übersicht per Massenbearbeitung ändern. Welche Felder, prüfst du in deinem Mandanten. Reicht sie für das Preisfeld, brauchst du für die Änderung selbst keinen anderen Weg.
  2. Einzeln mit wals.pro AI. Du lässt die Verträge lesen und auswerten und änderst jeden Vertrag mit Vorschau und Freigabe. Die KI arbeitet mit den Rechten der API-Schlüssel-Nutzer:in, die du verbunden hast.
  3. Von Hand. Vertrag öffnen, Position ändern, speichern.

Eine automatische Indexierung bieten wir mit wals.pro AI nicht an.

Der Ablauf in sechs Schritten

Schritt Werkzeug Freigabe nötig
1. Klausel prüfen lassen, dann Stichtag und Anpassungssatz festlegen Du, Geschäftsführung, Rechtsberatung nein (deine Entscheidung)
2. Vertragspositionen lesen und auswerten wals.pro AI (Positionen und Vertragsdaten) oder Excel-Export aus der Übersicht Vertragspositionen (Spalten prüfst du in deinem Mandanten) nein (nur Lesen)
3. Vorschlag berechnen wals.pro AI rechnet nach deinem Satz, du prüfst Stichproben und Rundung nein (es wird nichts geschrieben)
4. Mitteilung an die Kund:innen als Entwurf formulieren wals.pro AI liefert den Text, du versendest selbst nein (Text im Chat)
5. Verträge ändern Massenbearbeitung in weclapp, wals.pro AI mit Vorschau oder von Hand bei wals.pro AI: ja, je Vertrag
6. Erste Abrechnung prüfen weclapp-Abrechnung, Kontrolle mit wals.pro AI nein (nur Lesen)

Die Rechtsprüfung steht am Anfang, weil sie Stichtag und Satz bestimmt. Schritt 5 kommt erst, wenn Schritt 1 bis 4 stehen.

Beispiel: 60 Verträge zum 01.01.

Ein fiktives Systemhaus hat 60 Wartungs- und Lizenzverträge. Der Stichtag ist der 01.01., die angenommene Anpassung beträgt 4 Prozent (Beispielwert, keine Empfehlung). Der Stichtag ist das Datum, ab dem der neue Preis gilt, nicht der Tag, an dem du freigibst. Wähle ihn am Beginn einer Abrechnungsperiode, damit kein Zeitraum geteilt wird.

Die Auswertung in Schritt 2 liefert pro Vertragsposition eine Zeile, soweit die Felder gepflegt sind: Kund:in, Position, Preis, Laufzeit, Verlängerung, Kündigungsfrist und der nächste Kündigungstermin, den weclapp berechnet. Drei Zeilen aus dem Beispiel (alle Werte fiktiv, ohne Bezug zu Beispielen in anderen Artikeln):

Kund:in (fiktiv) Position Preis heute Laufzeit / Kündigungsfrist Vorschlag +4 %
Kund:in A Arbeitsplatz-Pauschale, 20 × 25,00 € 500,00 € bis 31.12., 3 Monate 520,00 €
Kund:in B Server-Wartung 180,00 € läuft fest bis 30.06. zuerst klären
Kund:in C Lizenzposition, 48 Stück 48 × 15,00 € unbefristet, 1 Monat 48 × 15,60 €

Aus der Liste entstehen zwei Gruppen: Verträge, die du zum Stichtag zur Anpassung vorschlägst, und Verträge, die du vorher mit deiner Rechtsberatung klärst, zum Beispiel wegen einer Festlaufzeit oder einer langen Kündigungsfrist. Ob eine Anpassung zulässig ist, entscheidet deine Klausel, nicht die Laufzeit allein. Im Beispiel sind es 53 und 7.

Was "einzeln mit Vorschau und Freigabe" bedeutet

Für jeden Vertrag erzeugt wals.pro AI zuerst eine Vorschau: Du siehst, welche Position welchen neuen Preis bekommt. Erst nach deiner Freigabe schreibt die KI in weclapp. Die Freigabe gilt nur für genau diese Änderung und nur einmal. Jede Aktion wird protokolliert. Die Kurzformel: Die KI schreibt nie ungefragt: Vorschau, Freigabe, Protokoll. Mehr zur Technik: wals.pro AI 4 weclapp.

Bei 60 Verträgen sind das mindestens 60 Freigaben. Ändern sich bei einem Vertrag mehrere Positionslisten oder auch der Vertragskopf, gibt es mehrere Vorschauen. Dafür ändert sich kein Vertrag, den du nicht freigegeben hast.

Zeitraum statt Überschreiben

Nach unserem Verständnis der Dokumentation gilt ein neuer Preis in der bestehenden Position für jeden Beleg, den weclapp nach der Änderung erzeugt, auch für einen Zeitraum vor dem Stichtag. Wann ein Beleg entsteht, hängt von Abrechnungstyp und Abrechnungstag ab: Eine Rechnung "nach der Periode" trägt das Datum des letzten Periodentags, eine Rechnung "vor der Periode" kann schon im Vormonat entstehen. Lies deshalb je Vertrag das "Nächste Abrechnungsdatum" und führe Änderungen vor diesem Datum durch.

Weg 2, Einzeländerung mit wals.pro AI: Unsere Empfehlung: Beende die alte Position zum 31.12. ("gültig bis") und lege die neue ab 01.01. an ("gültig von"). Nach unserem Stand lässt sich beides in einer gemeinsamen Vorschau freigeben (im Test noch nicht bestätigt). Das ist eine Empfehlung, keine Vorgabe von weclapp; probiere sie an einem Testvertrag aus.

Weg 1 und 3, Massenbearbeitung oder von Hand: Änderst du nur den Preis der bestehenden Position, achte auf den Zeitpunkt: Führe die Änderung erst durch, nachdem der letzte Beleg mit dem alten Preis erzeugt wurde, und vor dem Lauf, der den neuen Preis tragen soll. Das "Vorherige" und "Nächste Abrechnungsdatum" kannst du im Tab Positionen einblenden. Alternativ legst du auch dort eine neue Position mit "gültig von" an.

Vor dem ersten Lauf prüfen, nicht danach

Steht der gewünschte Rechnungsstatus in den Abrechnungseinstellungen auf "Buchhaltung gebucht", ist die Rechnung nach dem Lauf schon verbucht; ein falscher Preis braucht dann einen Storno- oder Gutschriftsbeleg. Setze den Status für den ersten Lauf nach der Erhöhung auf "Neu" (gilt bei Abrechnungstyp "Rechnung erzeugen") und lies die Belege vor der Weiterverarbeitung aus. Stelle den Status bei allen Verträgen eines Kund:innen gleich ein: Die Sammelabrechnung fasst Verträge nur zusammen, wenn unter anderem der gewünschte Status übereinstimmt. Die Statusänderung betrifft den Vertragskopf; mit wals.pro AI ist sie eine eigene Vorschau mit eigener Freigabe.

Gib Änderungen nicht während des nächtlichen Laufs ab 3 Uhr frei: weclapp rät, in dieser Zeit keine abrechnungsrelevanten Änderungen an Verträgen vorzunehmen. Sag den Kolleg:innen, dass bis zum Ende deiner Freigaben niemand "Alle Verträge abrechnen" drückt.

Nach dem ersten Lauf vergleichst du Position und Preis der Belege mit der Liste aus Schritt 3. Die Regel zu Artikelpreisen aus der Hilfe zu wiederkehrenden Rechnungen gilt dort, nicht automatisch für Verträge; ändere den Preis deshalb in der Vertragsposition. Grundlagen zum Abrechnungslauf stehen im Artikel Wartungsverträge wiederkehrend abrechnen.

Das ersetzt keine Steuerberatung.

Rechtlich: Trägt deine Klausel die Erhöhung?

Ob deine Preisanpassungsklausel die Erhöhung trägt, welche Mitteilungsfrist gilt und ob der Kund:in widersprechen oder kündigen kann, prüfst du mit deiner Rechtsberatung, bevor du Stichtag und Satz festlegst. Ob und wie du den Preis anpassen darfst, hängt von Klausel und Vertrag ab; das klärst du vorab mit deiner Rechtsberatung.

Das ersetzt keine Rechtsberatung.

Wann passt das nicht

  • Du suchst eine Regel, die sich selbst ausführt. Eine automatische Indexierung per Einstellung haben wir in weclapp nicht gefunden.
  • Du hast sehr viele Verträge. Je Vertrag liest du eine Vorschau, gibst sie frei und prüfst das Ergebnis. Bei 60 Verträgen (Beispiel) ist das ein Arbeitsblock, kein Klick. Prüfe vorher, ob die Massenbearbeitung in der weclapp-Übersicht für deinen Fall reicht.
  • Deine Vertragsdaten sind nicht gepflegt. Fehlen Laufzeit oder Kündigungsfrist, muss die Liste zuerst bereinigt werden.
  • Du erwartest, dass die Mitteilungen automatisch rausgehen. wals.pro AI formuliert den Text im Chat. Versand und Ablage übernimmst du.
  • Du willst kündigen und neu abschließen. Kündigung als eigene Funktion ist nicht belegt.
  • Du führst deine Wartungen nicht als Verträge in weclapp. Dann gibt es nichts anzupassen; die Grundlagen stehen im Artikel zu den Wartungsverträgen.

FAQ

Gibt es in weclapp eine Indexierung für Verträge? Eine automatische Indexierung, die weclapp selbst anwendet, haben wir in Dokumentation und Produktseite nicht gefunden (geprüft am 11.10.2026). Die Dokumentation beschreibt aber eine Massenbearbeitung für Vertragspositionen. Welche Felder sie ändert, prüfst du in deinem Mandanten, am besten zuerst an einem Testvertrag.

Ändert wals.pro AI viele Verträge in einem Schritt? Nein. Verträge lassen sich lesen, auswerten und einzeln per Vorschau und Freigabe anpassen. Für die Änderung vieler Positionen auf einmal gibt es die Massenbearbeitung in weclapp. Bei wals.pro AI gehört zu jeder Änderung eine eigene Freigabe mit Protokoll, bei 60 Verträgen also mindestens 60.

Wie berechne ich den Vorschlag für den neuen Preis? Zuerst liest wals.pro AI die Verträge aus: Kund:in, Position, Preis, Laufzeit, Kündigungsfrist. Dann rechnet sie die neuen Preise je Position nach deinem Satz und deiner Rundungsregel, etwa 4 Prozent als Beispielwert, auf volle Cent je Einzelpreis. Du prüfst die Liste stichprobenartig und markierst Ausnahmen. Geschrieben wird erst nach der Freigabe je Vertrag.

Gilt die Regel für wiederkehrende Rechnungen auch für Verträge? Die weclapp-Hilfe sagt das für wiederkehrende Rechnungen: Eine Änderung des Artikelpreises wirkt dort nicht auf bereits angelegte Belege, und weclapp bietet in der wiederkehrenden Rechnung die Aktion "Verkaufspreise aktualisieren". Für Verträge haben wir keine eigene Aussage gefunden. Wir ändern den Preis deshalb in der Vertragsposition und prüfen die nächste Abrechnung.

Muss ich Kund:innen vor der Preisanpassung informieren? Das hängt von deiner Klausel und deinem Vertrag ab, nicht von weclapp. Prüfe Form, Frist und Inhalt der Mitteilung mit deiner Rechtsberatung, bevor du Verträge änderst. wals.pro AI kann den Text als Entwurf formulieren; du passt ihn an deine Vorlage an und versendest ihn selbst. Das ersetzt keine Rechtsberatung.

Zahlen geprüft am 11.10.2026

Alle Beispielwerte (60 Verträge, 4 Prozent, 53 und 7 Verträge, die Zeilen der Tabelle) sind fiktiv. Die Suche nach einer Indexierungsfunktion in weclapp lief am 11.10.2026 über die Dokumentation und die Produktseite.

Quellen und Prüfdatum

Nächster Schritt

Du willst es an einem Vertrag ausprobieren, bevor du 60 anfasst? Registriere dich und lass dir deine Verträge mit Kund:in, Position, Preis, Laufzeit und Kündigungsfrist auflisten.

Der Einstieg ist dauerhaft kostenlos, ohne Credits. Bis 31.12.2026 sind alle Funktionen kostenlos, danach gibt es Bezahlstufen nach Umfang.

Mehr zum Produkt findest du auf der Seite zu wals.pro AI 4 weclapp.

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