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Veröffentlicht von Markus Wals

Wie buchen Techniker:innen Zeiten ohne Nachtragen?

Helpdesk Kontingent Leistungsnachweis Systemhaus wals.pro AI 4 weclapp weclapp Zeiterfassung

Techniker:innen buchen ohne Nachtragen, wenn sie jede Zeit direkt nach dem Einsatz im Ticket oder am Auftrag erfassen und Arbeit, Anfahrt und Kulanz von Anfang an getrennt buchen. In weclapp führt die Preisseite Projektmanagement mit Leistungsnachweis ab dem Paket ERP Dienstleistung (Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026: 86 € je Nutzer:in und Monat bei jährlicher Buchung); das Add-on Helpdesk kostet 55 € im Monat pro Person (alle Preise netto, Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026).

Wir zeigen das an einem erfundenen Tag von Nora, Technikerin in einem Systemhaus, mit drei Einsätzen. Der Aufbau ist unsere eigene Praxis aus Einführungen bei Systemhäusern, keine weclapp-Dokumentation. Es geht um Zeiten, die du Kund:innen nachweist. Die Arbeitszeiterfassung deiner Mitarbeitenden ist eine eigene Funktion in weclapp und nicht Thema dieses Artikels. Das ganze Ablaufmodell steht auf der Dachseite für Systemhäuser.

08:30, Einsatz 1: Remote-Ticket bei einer Kund:in mit Kontingent

Eine Kund:in meldet per E-Mail, dass der Drucker nichts mehr druckt. Das Ticket entsteht aus der Mail. weclapp erkennt die Kund:in über die Absenderadresse, bei Freemail-Adressen oder gleicher Domain mehrerer Firmen nicht zuverlässig. Nora löst das Problem per Fernzugriff. Nach 25 Minuten klickt sie im Ticket auf „Zeit erfassen“, trägt die Dauer ein und wählt Artikel und Leistungsort. Das war der ganze Vorgang, direkt nach dem Einsatz und nicht am Freitagabend.

Diese Kund:in hat ein Stundenkontingent. Im Buchungsbericht gibt es dafür das Feld „Dienstleistungskontingent“. Es nimmt Zeiten auf, die zu Kund:in, Zeitraum und Dienstleistung des Kontingents passen. Nora wählt deshalb den Artikel, den das Kontingent abdeckt, und danach das Kontingent. Diese Zeit hängt an keiner Auftragsaufgabe und wird nicht noch einmal einzeln berechnet, denn das Kontingent wurde separat abgerechnet. weclapp erlaubt Überbuchung; Mehraufwände werden laut weclapp extra berechnet. Ein Kontingent endet mit seinem Zeitraum. Ob ungenutzte Stunden vertraglich verfallen, regelt dein Vertrag mit der Kundschaft. Das ersetzt keine Rechtsberatung. Wie ein Vertrag das Kontingent jeden Monat neu anlegt, zeigt Wartungsverträge wiederkehrend abrechnen.

10:30, Einsatz 2: Vor-Ort-Termin mit Anfahrt

Bei einer anderen Kund:in ohne Kontingent tauscht Nora einen Switch aus. Das Ticket dieser Kund:in ist mit ihrem Projektauftrag verknüpft, die Zeiten gehen deshalb auf Aufgaben dieses Auftrags. Wie das Verknüpfen und das Abrechnen im Detail laufen, steht in Ticket, Zeit und Rechnung im Helpdesk.

Hier entstehen drei Buchungen: 35 Minuten Arbeit als abrechenbare Zeit, 20 Minuten Anfahrt mit dem Wegzeit-Artikel und 15 Minuten Kulanz, weil die Kund:in nach dem Austausch noch eine Frage zum WLAN hat. Die Kulanz bucht Nora als nicht abrechenbare Zeit zu 0 €. Als Leistungsort wählt sie Vor-Ort. Wie du die Aufgaben für die Anfahrt anlegst, hängt von deinem Aufbau ab.

14:00, Einsatz 3: Projektarbeit am Nachmittag

Am Nachmittag richtet Nora für ein laufendes Projekt einen Server ein. Es gibt kein Ticket, aber es ist bezahlte Arbeit. Sie bucht die Zeit auf die Dienstleistungsaufgabe im Projektauftrag der Kund:in aus Einsatz 2. In unserem Aufbau hat jede Kund:in einen Projektauftrag, der über das Jahr offen bleibt. Bei Kund:innen ohne Kontingent landen Ticketzeit und Projektzeit so im selben Auftrag, und niemand führt sie am Monatsende aus zwei Töpfen zusammen. Bei Kund:innen mit Kontingent zählt die Ticketzeit gegen das Kontingent.

Wohin jede Buchung geht

Einsatz (fiktiv) Wo gebucht Position Landet in
08:30 Remote-Ticket, 25 Minuten, Kund:in mit Kontingent Am Ticket über „Zeit erfassen“, Kontingent gewählt Zählt gegen das Kontingent, nicht einzeln berechnet Kontingent der Kund:in; auf dem Leistungsnachweis nur, wenn „Tabelle der Kontingente andrucken“ aktiv ist
10:30 Vor-Ort, 35 Minuten Arbeit Am Ticket, auf eine Aufgabe des verknüpften Auftrags Abrechenbar Aufgabe im verknüpften Projektauftrag
10:30 Anfahrt, 20 Minuten Wegzeit-Artikel Wegzeit (je nach Vereinbarung abrechenbar oder 0 €) Projektauftrag, im Buchungsbericht getrennt von der Arbeit
10:30 Kulanz, 15 Minuten Auf eine Aufgabe des verknüpften Auftrags Nicht abrechenbar (0 €) Projektauftrag; ob sie im Leistungsnachweis steht, legst du je Kund:in fest
14:00 Projektarbeit Dienstleistungsaufgabe im Projektauftrag Abrechenbar Projektauftrag und Leistungsnachweis der Periode

Wegzeit und Kulanz: erst erfassen, dann entscheiden

Wir buchen alles, auch Zeit, die niemand bezahlt. Der eigene Wegzeit-Artikel sorgt dafür, dass die Anfahrt im Bericht getrennt von der Arbeit steht und nicht im Kopf bleibt. Ob du sie berechnest, regelt die Vereinbarung mit der Kund:in. Bei der Kulanz entscheidest du vor dem ersten Lauf, ob die Kund:in sie auf dem Leistungsnachweis sehen soll. Das hängt davon ab, wie du die Position anlegst, und das legst du je Kund:in fest. Wer nur abrechenbare Zeit bucht, sieht nie, wie viel Kulanz ein Vertrag kostet.

Zeitbuchung per Chat mit wals.pro AI 4 weclapp

Nach dem Termin ist Nora noch bei der Kund:in, bevor sie losfährt. Mit wals.pro AI 4 weclapp bucht sie Zeit auch per Chat: „Buche 30 Minuten auf Ticket 123.“ Die KI zeigt eine Vorschau, Nora gibt frei, die Buchung wird geschrieben und protokolliert. Die KI schreibt nie ungefragt: Vorschau, Freigabe, Protokoll. Die Freigabe gilt nur für genau diese Buchung und nur einmal. Die Kulanz-Position legst du in weclapp an; die KI bucht die Zeit auf das Ziel, das du nennst. Mehr dazu auf der Seite wals.pro AI 4 weclapp. Mehrere Einsätze bestätigst du Buchung für Buchung, eine Sammelbuchung in einem Schritt gibt es derzeit nicht.

Zwei Dinge musst du wissen. Die KI bucht auf genau ein Ziel: Ticket, Auftrag oder Aufgabe, auf Wunsch gegen ein Dienstleistungskontingent. Nur ein Auftrag muss dafür bestätigt sein. Und abrechenbare Zeit braucht eine Position, die nach Aufwand abgerechnet wird, sonst lehnt weclapp die Buchung ab.

In unserem eigenen Helpdesk arbeitet ein KI-Agent so: Ticket lesen, Kontext der Kund:in ziehen, Antwortentwurf und Zeitbuchung im selben Durchlauf, die Freigabe gibt ein Mensch.

Zur Preislogik von wals.pro AI: Der Einstieg ist dauerhaft kostenlos, ohne Credits. Bis 31.12.2026 sind alle Funktionen kostenlos, danach gibt es Bezahlstufen nach Umfang.

Nachtragen am Monatsende: wo es hakt

Zwei Töpfe sind der häufigste Grund fürs Nachtragen: Ticketzeit am Ticket, Projektzeit im Projekt (unsere Erfahrung aus Einführungen). Wo Nachtragen bei uns Ärger macht:

  • Zwei Töpfe. Bei Kund:innen ohne Kontingent liegt Ticketzeit am Ticket und Projektzeit im Projekt. Ohne gemeinsamen Projektauftrag führt jemand beide von Hand zusammen.
  • Rundungen im Buchungsbericht. Sie fallen erst auf, wenn die Kundschaft nachfragt.

Und wo es beim Einführen hakt: der erste Abrechnungsmonat. Der Aufbau muss einmal homogen sein: dieselben Artikel, dieselbe Verknüpfung, dieselbe Regel. Danach wird die Buchung nach dem Einsatz zur Routine.

Wann passt das nicht

  • Du brauchst Einsatzplanung mit Plantafel oder Disposition. weclapp plant Aufgaben über die Dienstleistungsplanung am Ticket und zeigt Ressourcenauslastung. Eine Disposition der Einsätze von Techniker:innen mit Plantafel haben wir nicht gefunden. Ob die vorhandene Planung für dich reicht, prüfst du in der Testphase.
  • Du brauchst Remote-Monitoring oder einen Gerätestamm mit Vertragsbezug. Beides haben wir in weclapp nicht gefunden. Zeiterfassung ersetzt kein Monitoring-Werkzeug (RMM).
  • Deine Techniker:innen sollen Zeiten nur am Smartphone buchen. weclapp nennt eine mobile App, in der du Tickets einsehen und bearbeiten kannst. Ob sich dort auch Zeiten buchen lassen, prüfst du in der Testphase mit deinen Techniker:innen.
  • Deine Techniker:innen arbeiten ohne Ticket und ohne Auftrag. Ohne Dienstleistungsaufgabe hat eine Zeit kein Ziel. Dafür klärst du zuerst Aufträge und Artikel.
  • Du hast noch keine feste Regel, was abrechenbar ist. Bevor du den Aufbau einführst, brauchst du sie. Die Buchung allein löst das nicht.

FAQ

Müssen Techniker:innen jede Zeit sofort buchen? Ja, das ist die Grundregel. Je kürzer der Abstand zwischen Arbeit und Buchung, desto weniger wird gerundet oder vergessen. Praktisch heißt das: direkt nach dem Einsatz im Ticket auf „Zeit erfassen“ klicken und die Dauer eintragen. Auch Kulanz und Anfahrt gehören dazu, mit eigener Position, damit der Bericht ehrlich bleibt und der Leistungsnachweis stimmt.

Wie buche ich Wegzeit in weclapp? Als eigenen Artikel, den Techniker:innen für die Anfahrt buchen. So steht die Anfahrt getrennt von der Arbeit im Buchungsbericht. Ob du sie berechnest, entscheidest du je Kund:in: Der Artikel kann abrechenbar sein oder mit 0 € mitlaufen. Das ist unsere Praxis aus Einführungen bei Systemhäusern, keine festgelegte weclapp-Funktion.

Was ist die Dienstleistungsaufgabe? Sie ist die Einheit, an der eine Zeitbuchung hängt, entweder am Ticket oder an einer Dienstleistungsposition im Auftrag. Seit Release 22.09.1 steht in der neuen Logik hinter jedem Buchungsbericht eine Aufgabe. Sie ist für Neukund:innen Standard; in älteren Mandanten prüfst du am Ticket die Einstellung „Zeit & Material (veraltet)“. Ein Ticket lässt sich mit einem Auftrag verknüpfen, wenn die alte Logik aus ist, es keine Aufgaben hat und nicht abgerechnet ist. Danach buchst du auf Aufgaben des Auftrags.

Kann ich Zeiten per Chat buchen? Ja, mit wals.pro AI, mit Vorschau und Freigabe. Die KI schlägt die Buchung vor, du gibst sie frei, sie wird protokolliert. Sie bucht auf genau ein Ziel: Ticket, Auftrag oder Aufgabe, auf Wunsch gegen ein Dienstleistungskontingent. Nur ein Auftrag muss dafür bestätigt sein. Für abrechenbare Zeit braucht die Position Abrechnung nach Aufwand. Die KI schreibt nie ungefragt.

Plant weclapp die Einsätze meiner Techniker:innen? Eine Disposition mit Plantafel haben wir in der Dokumentation nicht gefunden. Aufgaben plant weclapp über die Dienstleistungsplanung am Ticket, Ressourcenauslastung gibt es in ERP Dienstleistung. Zeiterfassung, Tickets, Aufträge und Leistungsnachweis deckt weclapp ab. Ob die Planung für deine Einsätze reicht, zeigt ein Test mit deinen Techniker:innen. Sprich uns an, wenn du wissen willst, wie andere Systemhäuser das ergänzen.

Quellen und Prüfdatum

Zahlen geprüft am 11.10.2026. Alle Preise netto pro Nutzer:in und Monat. Der Technikertag ist ein erfundenes Beispiel, keine Kund:in und keine Messung. Aufbau, Wegzeit-Artikel, zwei Positionen und Projektauftrag je Kundschaft sind wals.pro-Praxis aus Einführungen bei Systemhäusern und kein weclapp-Dokument.

Nächster Schritt

Du willst die Zeitbuchung in deinem Helpdesk so aufsetzen? Bring einen typischen Technikertag mit. Wir gehen Tickets, Wegzeit und Kontingent mit dir durch.

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