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Veröffentlicht von Markus Wals

E-Rechnung in weclapp einrichten: Voraussetzungen, Formate und typische Fehler

E-Rechnung Einrichtung weclapp XRechnung ZUGFeRD

KI-generierte Illustration: Rechnungsbeleg mit eingebettetem Code-Symbol neben einer Checkliste mit roten Haken, dazu Zahnrad und Schraubenschlüssel für die Einrichtung. Überschrift: E-Rechnung in weclapp einrichten

Kurz gesagt: Eine E-Rechnung in weclapp entsteht als ZUGFeRD über eine globale Einstellung oder als XRechnung über eine Workflow-Aktion. Ob deine Kund:in sie annimmt, entscheiden die Stammdaten dahinter: Einheiten-Codes, Bankverbindung, Kontaktdaten und die Daten, die im XML landen.

Die E-Rechnung in weclapp ist in allen Paketen enthalten, aber du musst sie einrichten: ZUGFeRD per Einstellung, XRechnung per Workflow-Aktion. Ablehnungen können an Stammdaten liegen, die im PDF stimmen und im XML fehlen oder anders stehen. Ab wann du E-Rechnungen ausstellen musst, steht im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.

Das Wichtigste in Kürze

  • ZUGFeRD ist eine Einstellung. weclapp hängt die ZUGFeRD-Daten an jedes PDF-Rechnungsdokument, Profil EN16931 Comfort nach Spezifikation 2.3.1.
  • XRechnung ist eine Workflow-Aktion. Sie braucht unter anderem Leitweg-ID (die Kennung einer Behörde als Rechnungsempfänger) und E-Mail bei der Kund:in, eine Standard-Hausbank und die Kontaktdaten des Verkäufers.
  • Das XML zählt, nicht das PDF. Die Software deiner Abnehmer:in liest die Daten, die weclapp ins XML schreibt, und die kommen aus den Stammdaten.
  • Erst testen, dann umstellen. Eine Testrechnung je wichtigem Firmenkunden, geprüft mit einem Viewer oder Validator (Prüfprogramm), verringert das Risiko von Ablehnungen nach dem Stichtag.
  • Für den Eingang gibt es zwei Wege. Den allgemeinen Upload „E-Rechnung / OCR“ und für Rechnungen zu Bestellungen eine eigene Workflow-Aktion an der Bestellung.

XRechnung oder ZUGFeRD: Was erzeugt weclapp?

Grafik: XRechnung oder ZUGFeRD in weclapp. ZUGFeRD aktivierst du als Option in den Rechnungs-Einstellungen, danach ist jede Rechnung ein PDF mit eingebettetem XML im Profil EN16931 Comfort. Die XRechnung aktivierst du als optionale Workflow-Aktion, die XML-Datei entsteht dann an der Rechnung und braucht mehr Stammdaten.

weclapp erzeugt beide Formate, auf zwei verschiedenen Wegen. Laut weclapp-Preisseite ist die E-Rechnung in allen Paketen enthalten; eine eigene E-Rechnung-Software brauchst du für diese beiden Formate nicht.

  • ZUGFeRD: Unter Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Verkauf > Rechnungen aktivierst du die Option „ZUGFeRD-Daten immer zu PDF-Rechnungsdokumenten hinzufügen“. Die Hilfe zum ZUGFeRD-Format nennt das Profil EN16931 Comfort, Spezifikation 2.3.1. Danach ist jede Rechnung ein PDF mit eingebettetem XML.
  • XRechnung: Unter Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Workflow-Aktionen > Optionale Workflow-Aktionen Rechnungen aktivierst du die XRechnung; die XML-Datei entsteht dann an der Rechnung. So beschreibt es die Anleitung zur XRechnung.

Welches Format zu welchen Kund:innen passt, erklärt XRechnung oder ZUGFeRD. Ob ein PDF eine E-Rechnung ist, erkennst du am eingebetteten XML in der Anlagen-Ansicht deines PDF-Programms; die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen laut BMF nicht als E-Rechnung. Welche XRechnung-Version und welche Syntax weclapp erzeugt, nennt die Hilfe nicht. Verlangt eine Abnehmer:in eine bestimmte Version, prüf sie an einer Testrechnung.

Fazit: weclapp kann beide Formate, du schaltest frei, was deine Kund:innen brauchen.

Welche Stammdaten müssen stimmen?

Grafik: Diese Stammdaten müssen stimmen. Der Einheiten-Code je Mengeneinheit in den Grundeinheiten ist für ZUGFeRD und XRechnung nötig. Leitweg-ID und E-Mail-Adresse der Kund:in in den Stammdaten, die Standard-Hausbank in den globalen Einstellungen und der Kontakt des Verkäufers in den Formulargrundeinstellungen sind für die XRechnung nötig.

Die E-Rechnung zieht ihre Pflichtangaben aus den Stammdaten in weclapp, nicht aus Freitexten auf dem Beleg. Diese Punkte nennt die weclapp-Hilfe, abgerufen am 07.11.2026:

Stammdatum Wo in weclapp Nötig für
Einheiten-Code je Mengeneinheit, etwa H87 für Stück Grundeinheiten, Feld „ZUGFeRD-Daten Mengeneinheits-Code“; eigene Einheiten mit eigenem Code ZUGFeRD und XRechnung
Leitweg-ID und E-Mail-Adresse der Kund:in Finanzdaten und Stammdaten der Kund:in XRechnung
Standard-Hausbank Globale Einstellungen > Finanzen > Hausbanken, bei Zahlung per Überweisung XRechnung
Kontaktdaten des Verkäufers: Vor- und Nachname, Telefon, E-Mail Formulargrundeinstellungen XRechnung
Zahlungsart: keine Barzahlung, bei Lastschrift ein SEPA-Mandat Zahlungsbedingungen, SEPA-Mandate XRechnung

Den Einheiten-Code solltest du auch dann prüfen, wenn du nur ZUGFeRD nutzt: Die ZUGFeRD-Hilfe weist ausdrücklich darauf hin, eigene Einheiten legst du laut Anleitung zu Einheiten mit Code an. Für Lastschriften verwaltest du die Mandate wie in SEPA-Mandate mit weclapp verwalten beschrieben.

In weclapp-Projekten von wals.pro kamen drei weitere Punkte dazu, die in der Tabelle nicht stehen:

  • Einheiten gleich beim Start codieren. Einheiten, die aus einem Altsystem übernommen oder selbst erfunden wurden, waren in unseren Projekten eine häufige Ursache für abgelehnte E-Rechnungen. Leg alle Einheiten mit gültigem Code an und trenn sauber, etwa Gramm und Kilogramm.
  • Eigene USt-IdNr. im Unternehmensdatensatz. Fehlt sie dort, fehlt sie auch im XML. Ergänze sie vor der ersten E-Rechnung.
  • Standard-Hausbank. Ohne Standard-Hausbank fehlt die Bankverbindung im XML; die XRechnung-Anleitung nennt sie als Voraussetzung.

Fazit: Arbeite die Tabelle und diese drei Punkte einmal durch, bevor du die erste E-Rechnung verschickst.

Ablehnung oder Rückfrage: Wo prüfst du in weclapp?

Dass weclapp eine Rechnung als E-Rechnung erkennt, heißt nur, dass das XML da und lesbar ist. Lehnt deine Kund:in trotzdem ab, findest du die Ursache meist in den Stammdaten. Die Tabelle zeigt, wo du je Symptom nachsiehst:

Symptom Wo in weclapp prüfen
Einheitencode unbekannt oder fehlt Grundeinheiten, Feld „ZUGFeRD-Daten Mengeneinheits-Code“
Menge oder Einheit im PDF weicht vom XML ab Einheit und Verpackungseinheit am Artikel
Datum im XML weicht vom PDF ab Datumsfelder an der Rechnung und Rechnungseinstellungen
Steuerkategorie passt nicht zur Lieferart Steuer an der Position und Steuereinstellungen
Pflichthinweis fehlt im XML, etwa bei Reverse Charge Hinweistext als Eigenschaft der Steuer statt nur im Druckformular
USt-IdNr. fehlt oder ist falsch Unternehmensdatensatz und Stammdaten der Kund:in
Bankverbindung fehlt Globale Einstellungen > Finanzen > Hausbanken
Zusatzangaben fehlen, etwa Lieferscheinnummer, GLN oder deine Lieferantennummer Stammdaten der Kund:in; die Vorgaben stehen in eurer Vereinbarung, nicht im Gesetz

Was eine Meldung im Prüfbericht bedeutet, etwa eine Regel-ID wie BR-DE-15, und wie du sie behebst, zeigt Prüfbericht zur E-Rechnung verstehen. Hintergründe zu Einheiten und Lieferdatum stehen in XRechnung oder ZUGFeRD.

Fazit: Vergleich bei einer Ablehnung zuerst das XML mit dem PDF, nicht das PDF mit der Bestellung.

Schlussrechnung, Korrektur, alte Rechnungen: die Sonderfälle

Grafik: Sonderfälle der E-Rechnung. Bei der Schlussrechnung nach Anzahlungen prüfst du mit einer Test-Schlussrechnung, wie die Anzahlungen ins XML kommen. Eine Korrektur einer Pflicht-E-Rechnung muss wieder eine E-Rechnung sein, auch Gutschriften. Rechnungen, die vor dem Einschalten erzeugt wurden, enthalten kein XML.

Das BMF hat am 15.10.2026 ergänzende Regeln veröffentlicht; wir geben sie laut Zusammenfassung von Haufe wieder. Für die Einrichtung in weclapp sind diese Punkte wichtig:

  • Schlussrechnung nach Anzahlungen. Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2026, in der Zusammenfassung von Haufe, darfst du bis 30.06.2030 die abgezogenen Anzahlungen als Summe ausweisen (BT-113) und die Einzelheiten in einem weiteren Feld (BT-22) oder in einer Anlage angeben, auf die das XML ausdrücklich verweist. Prüf an einer Test-Schlussrechnung, wie weclapp die Anzahlungen ins XML schreibt.
  • Korrektur als E-Rechnung. Berichtigst du eine Pflicht-E-Rechnung, muss auch die Berichtigung eine E-Rechnung sein. Prüf deshalb, ob Gutschriften und Korrekturbelege aus weclapp ebenfalls mit XML rausgehen.
  • Leistungsbeschreibung. Ein Verweis auf den Vertrag oder eine unstrukturierte Anlage genügt nicht als Beschreibung der Leistung. Positionstexte wie „Pauschale laut Vertrag“ solltest du deshalb konkreter fassen.
  • Rechnungen, die vor dem Einschalten entstanden sind. Rechnungsdokumente, die vor dem Aktivieren der ZUGFeRD-Einstellung erzeugt wurden, enthalten kein XML. Prüf das, bevor du ältere Rechnungen erneut verschickst.

Für E-Rechnungen, die bis 31.12.2026 nach den bisherigen BMF-Schreiben ausgestellt werden, beanstandet die Finanzverwaltung laut Anwendungsregelung nicht, wenn sie die neuen Vorgaben noch nicht erfüllen, auch nicht beim Vorsteuerabzug.

Fazit: Teste nicht nur die normale Rechnung, sondern auch Schlussrechnung und Gutschrift.

Versand: Warum kommt die Rechnung falsch oder gar nicht an?

Prüf zuerst Versandregel und Adresse, dann die E-Rechnung selbst. Drei häufige Fehlerbilder, mit dem, was du zuerst prüfst:

  • Die Rechnung geht an die Hauptadresse statt an den Belegempfänger. Prüf, welche Adresse dein Shop-Abgleich bei jeder Bestellung neu setzt, bevor du die Versandregel änderst.
  • Rechnungen gehen nicht mehr automatisch raus. Prüf, ob die Versandregel noch aktiv ist und ob der Workflow-Schritt, der den Versand auslöst, an der Rechnung noch ausgeführt wird.

Woran ein Shop B2B-Bestellungen erkennt und warum der Abgleich die Rechnungsadresse überschreiben kann, beschreibt E-Rechnung im Onlinehandel.

Fazit: Teste den Versand mit einer Rechnung an eine eigene Adresse, bevor du an Kund:innen umstellst.

Wie importierst du E-Rechnungen von Lieferant:innen?

Grafik: Drei Wege für Lieferantenrechnungen. Über den Upload E-Rechnung / OCR validiert weclapp die Datei beim Hochladen und verarbeitet ungültige E-Rechnungen nicht. Mail2Invoice liest PDF- und XML-Anhänge automatisch aus dem Postfach. Für Rechnungen zu einer Bestellung nutzt du die Workflow-Aktion an der Bestellung, das ist der beste Weg.

Über den Upload „E-Rechnung / OCR“, automatisch über Mail2Invoice oder, für Rechnungen zu einer Bestellung, über die Workflow-Aktion „E-Rechnung für Bestellungen importieren“ an der Bestellung (Import-Anleitung). weclapp validiert beim Upload, zeigt das Ergebnis in der Spalte „E-Rechnung Validierung“ und verarbeitet ungültige E-Rechnungen nicht (weclapp-Hilfe). Laut ZUGFeRD-Hilfe nimmt der allgemeine Import nur Standardrechnungen und Gutschriften ohne Bestellbezug an, Rechnungen mit mehreren Auf- oder Abschlägen derzeit nicht.

Den ganzen Eingang mit den vier Prüfstufen beschreibt E-Rechnungen empfangen und prüfen, wiederkehrende Rechnungen aus Verträgen E-Rechnung für Abo-Anbieter.

Fazit: Rechnungen zu Bestellungen lädst du am besten direkt an der Bestellung hoch.

Und die Buchhaltung?

Für die Kanzlei ändert sich der Beleg, nicht der Weg: Prüf mit derselben Testrechnung, ob die Übergabe das XML oder nur das PDF mitnimmt, denn aufbewahrt werden muss der strukturierte Teil. Wie die Übergabe aus weclapp läuft, beschreibt DATEV-Übergabe aus weclapp.

Fazit: Richte erst die E-Rechnung ein, dann prüfe die Übergabe an die Kanzlei mit denselben Testbelegen.

Wann passt das nicht

  • Du brauchst UBL, Peppol oder ebInterface. Diese Wege beschreibt die weclapp-Hilfe nicht; kläre sie vorher mit weclapp oder einem Dienstleister.
  • Du stellst Rechnungen nur an Privatkund:innen. Dann musst du keine E-Rechnung ausstellen, nur empfangen können. Das ersetzt keine Steuerberatung.
  • Deine Abnehmer:in verlangt ein eigenes Portal oder EDI. Dann gelten deren Vorgaben zusätzlich zum Format.

Fazit: Für XRechnung und ZUGFeRD an Firmen und Behörden in Deutschland ist weclapp gerüstet, für alles andere fragst du vorher nach.

Quellen und Grenzen

Transparenz: wals.pro ist weclapp-Partner und richtet weclapp für Händler ein. Die weclapp-Angaben stammen aus der weclapp-Hilfe und von weclapp.com, die rechtlichen aus dem Umsatzsteuergesetz und vom Bundesfinanzministerium, die Praxisfälle aus weclapp-Projekten von wals.pro (Stand November 2026). Stand: 07.11.2026.

Der Artikel beschreibt die Einrichtung in weclapp für Rechnungen in Deutschland. Menüpfade und Bezeichnungen folgen der weclapp-Hilfe und können sich mit neuen Releases ändern. Die Praxisfälle sind Prüfpunkte, keine garantierten Ursachen; die Lösung hing jeweils vom Projekt ab.

Häufige Fragen

Wie erstelle ich eine XRechnung in weclapp?

Über eine optionale Workflow-Aktion für Rechnungen, die du einmal unter Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Workflow-Aktionen aktivierst. Vorher brauchst du laut weclapp-Hilfe die Leitweg-ID und E-Mail-Adresse der Kund:in, eine Standard-Hausbank bei Überweisung und die Kontaktdaten des Verkäufers in den Formulargrundeinstellungen. Barzahlung ist nicht möglich, bei Lastschrift braucht es ein SEPA-Mandat.

Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung in weclapp?

Unter Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Verkauf > Rechnungen aktivierst du die Option „ZUGFeRD-Daten immer zu PDF-Rechnungsdokumenten hinzufügen“. Danach trägt jede Rechnung ein XML im Profil EN16931 Comfort. Prüf vorher die Einheiten-Codes in den Grundeinheiten, etwa H87 für Stück, und trag bei eigenen Einheiten den Code selbst ein.

Warum steht im XML ein anderes Datum als auf dem PDF?

Weil PDF und XML das Datum nicht immer aus demselben Feld ziehen, etwa Auftragsdatum statt Lieferdatum. Vergleich beide an einer Testrechnung und prüf die Rechnungseinstellungen. Welches Datum steuerlich maßgeblich ist, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Wie prüfe ich, ob meine E-Rechnung gültig ist?

Mit einer Testrechnung, bevor du umstellst. Eine XRechnung kannst du im ELSTER-E-Rechnungsviewer lesbar machen; prüfen lässt du sie mit einem Validator, etwa dem kostenlosen KoSIT-Validator. Wie das geht, steht in unserem Ratgeber E-Rechnungen empfangen und prüfen. Erst wenn die Testrechnung fehlerfrei ist und deine Abnehmer:in sie annimmt, schaltest du den Versand für alle um.

Wie stelle ich eine Schlussrechnung nach Anzahlungen als E-Rechnung aus?

Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2026, in der Zusammenfassung von Haufe, darfst du bis 30.06.2030 die abgezogenen Anzahlungen als Summe ausweisen (BT-113), mit den Einzelheiten in einem weiteren Feld (BT-22) oder in einer Anlage, auf die das XML ausdrücklich verweist. Erzeug in weclapp eine Test-Schlussrechnung und prüf im XML, ob Anzahlungen und Restbetrag stimmen, bevor du sie an Kund:innen schickst.

Kann weclapp E-Rechnungen über Peppol verschicken?

Einen Versand über Peppol beschreibt die weclapp-Hilfe nicht. Dokumentiert sind XRechnung und ZUGFeRD. Verlangt eine Kund:in Peppol, klärst du vorher mit weclapp oder einem Peppol-Dienstleister, ob und wie die Rechnung dorthin kommt. Peppol ist ein internationales Netzwerk, über das Rechnungen zwischen angeschlossenen Teilnehmer:innen laufen; mehr dazu in Peppol einfach erklärt.