Wie schicke ich meinem Kunden ein Angebot als Link statt als PDF-Anhang?

Das Angebot ist fertig. Die Positionen stimmen, die Konditionen auch, und dein Kunde wartet auf eine Antwort. Jetzt fehlt nur der letzte Schritt: Das Angebot muss zu ihm. Du kannst ein PDF an eine Mail hängen. Oder du schickst ihm einen Link, über den er das Angebot direkt im Browser öffnet.

Das Wichtigste in Kürze

• weclapp kann für ein Angebot eine öffentliche Webseite bereitstellen. Dein Kunde öffnet sie über einen Link, ohne Anhang und ohne Anmeldung in weclapp.
• Ein vorhandener Link kommt sofort zurück. Ohne neue Freigabe und ohne dass sich am Angebot etwas ändert.
• Ein neuer Link entsteht erst nach Vorschau und Freigabe. Nichts geht ungefragt an deinen Kunden raus.
• Einen vorhandenen Link ersetzt der Assistent nie ohne deine ausdrückliche Bitte. So führt kein geteilter Link plötzlich ins Leere.

Warum ist der Weg über den Anhang Handarbeit?

weclapp kann für ein Angebot eine öffentliche Webseite bereitstellen. Dein Kunde öffnet sie über einen Link, ohne Anhang und ohne Anmeldung in weclapp. Das ist praktisch, denn er braucht dafür nichts außer einem Browser.

Zwischen dem fertigen Angebot und dem Link beim Kunden stehen trotzdem ein paar kleine Fragen, die im Alltag Aufmerksamkeit kosten:

• Hat dieses Angebot schon einen Link, den der Kunde vielleicht längst in seinem Postfach hat?
• Was passiert mit diesem Link, wenn ein neuer entsteht?
• Ist das Angebot überhaupt so weit, dass der Kunde es sehen soll?
• Und wer schickt am Ende was an wen?

Der Weg über den Anhang ist vertraut: PDF erzeugen, herunterladen, an die Mail hängen, Betreff schreiben. Er funktioniert, aber er ist Handarbeit für jedes einzelne Angebot.

Arbeitest du mit einem KI-Assistenten in deinem ERP, kommt eine berechtigte Frage dazu: Schickt die KI womöglich etwas an meinen Kunden, das ich noch nicht gesehen habe? Bei einem Angebot ist das keine Kleinigkeit. Es trägt deine Preise und deinen Namen.

Fazit: Der Link spart die Handarbeit des Anhangs, wirft aber Fragen nach Kontrolle auf, die du vor dem Teilen klären willst.

Wie läuft es mit wals.pro AI 4 weclapp ab?

Mit wals.pro AI 4 weclapp bittest du deinen KI-Assistenten in Claude oder ChatGPT einfach um den Link. So läuft das ab:

• Du fragst. Zum Beispiel: „Erstell mir einen Link zu Angebot A-1001, den ich meinem Kunden schicken kann.“ Oder: „Hat Angebot A-1001 schon einen Link?“
• Gibt es schon einen Link, bekommst du genau diesen sofort zurück. Ohne neue Freigabe und ohne dass sich am Angebot etwas ändert. Du findest also auch den Link zu einem Angebot wieder, das du schon geteilt hast.
• Gibt es noch keinen, siehst du zuerst eine Vorschau. Darin prüfst du Angebotsnummer und Kunde, bevor irgendetwas in weclapp passiert.
• Du gibst frei. Erst dann entsteht der Link. Der Assistent liest das Angebot danach erneut und nennt dir den gespeicherten Link.
• Du prüfst und teilst. Öffne den Link selbst, schau über das Angebot und gib ihn dann weiter, per Mail, im Chat oder wie es bei euch üblich ist.

Das ist derselbe Grundsatz, nach dem wals.pro AI 4 weclapp überall arbeitet: Jeder Schreibvorgang läuft über Vorschau und Freigabe. Die KI schlägt vor. Du entscheidest.

Fazit: Ein Satz an den Assistenten genügt. Ein neuer Link entsteht erst nach Vorschau und deiner Freigabe.

Was gilt, wenn der alte Link nicht mehr gelten soll?

Manchmal soll ein Link, den du schon geteilt hast, nicht weiter gelten. Dann bittest du ausdrücklich um einen neuen: „Erzeuge für Angebot A-1001 einen neuen Link.“ Die Vorschau sagt dir vorher, dass der alte Link danach womöglich nicht mehr funktioniert.

Ohne deine ausdrückliche Bitte ersetzt der Assistent einen vorhandenen Link nie. So landet dein Kunde nicht plötzlich auf einer Seite, die nicht mehr geht, nur weil jemand im Team noch einmal nach dem Link gefragt hat.

Fazit: Einen neuen Link gibt es nur auf deine ausdrückliche Bitte, und die Vorschau warnt dich vor dem Effekt auf den alten.

Was sieht dein Kunde?

Dein Kunde öffnet die öffentliche Angebotsseite deines weclapp-Systems im Browser. Er braucht dafür keinen Zugang zu eurem weclapp. Der Assistent gibt dabei nur Links aus, die auf die öffentliche Angebotsseite deines eigenen weclapp-Systems führen.

Fazit: Dein Kunde braucht nur einen Browser, keinen weclapp-Zugang.

Wer darf Angebotslinks erzeugen?

Angebotslinks gibt es ab dem Tarif Starter. Wer in deinem Team Links erzeugen darf, legst du über die Rollen fest. In weclapp braucht es zusätzlich das passende Recht für Angebote.

Fazit: Tarif, Rolle und weclapp-Recht entscheiden, wer Links erzeugen darf.

Was bringt dir der Angebotslink?

Du bleibst im Gespräch mit deinem Assistenten, vom fertigen Angebot bis zum teilbaren Link. Dein Kunde bekommt einen Link statt eines Anhangs und öffnet das Angebot im Browser, ohne weclapp-Zugang.

Du weißt jederzeit, ob ein Angebot schon einen Link hat, denn eine kurze Frage genügt. Der Assistent ersetzt einen vorhandenen Link nie ohne deine ausdrückliche Bitte. Und nichts geht ungefragt raus: Du entscheidest, wann und auf welchem Weg der Link bei deinem Kunden ankommt.

Für dich heißt das weniger Kleinarbeit zwischen Angebot und Antwort. Für deinen Kunden heißt es: ein Klick, und das Angebot liegt vor ihm.

Fazit: Weniger Kleinarbeit für dich, ein Klick für deinen Kunden, und die Kontrolle bleibt bei dir.

Was ist das nicht?

Kein Versand: weclapp verschickt dabei nichts, und eine Angebotsmail aus der weclapp-Vorlage kann der Assistent nicht senden; den Link teilst du selbst oder verschickst das Angebot wie gewohnt aus weclapp. Angebote, die noch in Erfassung sind, bekommen noch keinen Link; schließ die Erfassung zuerst ab. Einen Link abschalten kann der Assistent nicht.

Wie du deinen ersten Angebotslink Schritt für Schritt erstellst, zeigt dir der Hilfe-Artikel Angebotslink für deine Kundschaft erstellen. Was wals.pro AI 4 weclapp sonst kann, findest du auf der Produktseite. Verbinde AI 4 weclapp mit deinem weclapp unter ai.wals.pro oder buch dir einen Termin unter wals.pro/termin.

Fazit: Der Assistent erzeugt und nennt den Link, versendet wird er von dir.

Quellen und Grenzen

Der Artikel beruht auf unserer Projekterfahrung mit weclapp. Er verlinkt keine externen Quellen.

Angebotslinks gibt es ab dem Tarif Starter und nur mit dem passenden weclapp-Recht für Angebote. Der Assistent versendet nichts, sendet keine Angebotsmail aus der weclapp-Vorlage und kann einen Link nicht abschalten. Angebote in Erfassung bekommen noch keinen Link.

Häufige Fragen

Wie schicke ich meinem Kunden ein Angebot als Link statt als PDF-Anhang?

Bitte deinen KI-Assistenten mit wals.pro AI 4 weclapp um den Link zum Angebot. Gibt es schon einen, bekommst du ihn sofort zurück, sonst siehst du eine Vorschau und gibst frei. Den Link teilst du danach selbst.

Braucht mein Kunde einen weclapp-Zugang?

Nein. Dein Kunde öffnet die öffentliche Angebotsseite deines weclapp-Systems im Browser und braucht dafür nur einen Browser.

Was passiert, wenn das Angebot schon einen Link hat?

Dann bekommst du genau diesen Link sofort zurück, ohne neue Freigabe und ohne Änderung am Angebot. Einen neuen Link erzeugt der Assistent nur auf deine ausdrückliche Bitte.

Versendet der Assistent das Angebot an meinen Kunden?

Nein. weclapp verschickt dabei nichts, und eine Angebotsmail aus der weclapp-Vorlage kann der Assistent nicht senden. Du teilst den Link selbst oder verschickst das Angebot wie gewohnt aus weclapp.

Wer darf Angebotslinks erzeugen?

Angebotslinks gibt es ab dem Tarif Starter. Wer in deinem Team Links erzeugen darf, legst du über die Rollen fest. In weclapp braucht es zusätzlich das passende Recht für Angebote.