Wareneingang und Versand per KI buchen: mit Vorschau und Freigabe

Es gibt einen Punkt, an dem die Begeisterung für KI im ERP zuverlässig kippt, und er liegt ziemlich genau am Lagertor. Ein Angebot, das die KI falsch anlegt, korrigierst du in zwei Minuten. Eine Lagerbuchung nicht. Sie bewegt Bestand, sie erzeugt Belege, sie hängt an Chargen und Seriennummern, und wenn es dumm läuft, steht das Paket schon bei deinen Kund:innen, während du noch überlegst, was da eigentlich passiert ist.

Wir bauen seit 2019 weclapp-Integrationen für Handel und Produktion, als zertifizierter weclapp-Partner aus Wien, und sehen auf unserer Plattform wals.pro AI 4 weclapp inzwischen über 5.000 KI-Aktionen in 30 Tagen aus echten Kundenmandanten. Vier von fünf davon sind lesend: Bestände prüfen, Aufträge suchen, Auswertungen ziehen. Interessant wird es beim letzten Fünftel, das tatsächlich schreibt. Genau darum geht es hier, und darum, warum bei uns keine einzige Warenbewegung gebucht wird, ohne dass du sie vorher gesehen und freigegeben hast.

Der Wareneingang beginnt mit einem Satz

Der Einstieg ist unspektakulär, und das ist durchaus der Punkt. Du sagst deinem KI-Assistenten in Klartext, was angekommen ist: „Buche den Wareneingang zur Bestellung BE-2041, Position 1 komplett, Position 2 nur 40 Stück, Lieferschein 88213." Die Plattform sucht daraufhin die Bestellung, prüft ihren Status, ordnet die Positionen zu und baut daraus einen Plan, den du zu Gesicht bekommst, bevor irgendetwas geschrieben wird. Darin steht, welche Bestellung getroffen wird, welche Positionen mit welchen Mengen, welcher Lagerplatz gezogen wird, welche Chargen oder Seriennummern daran hängen, und ob am Ende eingelagert wird oder nicht.

Vieles davon musst du gar nicht ansagen. Bei chargenpflichtigen Artikeln kannst du eine Charge samt Verfallsdatum mitgeben oder eine Position auf mehrere Chargen aufteilen, bei seriennummernpflichtigen nennst du die konkreten Nummern und die Menge ergibt sich von selbst. Kommt der Rest der Bestellung erst nächste Woche, führt die Plattform denselben offenen Wareneingang weiter, statt einen zweiten daneben zu stellen. Und ohne Angabe eines Lagerplatzes greift schlicht der hinterlegte Standard.

Eine Sache passiert dagegen bewusst nicht von allein. Ist die Bestellung noch in Erfassung, kann die KI sie zwar bestätigen, aber nur, wenn du zusätzlich ausdrücklich zustimmst, dass dabei eine automatische Bestellbestätigung an deine Lieferant:innen rausgeht. Dieser Schalter ist standardmäßig aus, denn niemand soll hinterher feststellen müssen, dass eine Lagerbuchung nebenbei Post an Lieferant:innen ausgelöst hat.

Auf der Ausgangsseite wird es interessanter

Beim Versand läuft es im Prinzip genauso, nur mit deutlich mehr beweglichen Teilen. Hinter einem Satz wie „Versende Auftrag AU-3312, Position 3 mit den Seriennummern SN-9 und SN-10, Tracking DHL-4711" steckt eine ganze Kette: Die Lieferung wird angelegt oder eine bereits offene weiterverwendet, jede Position wird kommissioniert und zieht dabei ihre Seriennummern, Chargen und Lagerplätze, der Status wandert von Neu über Lieferschein gedruckt auf Versendet, und ganz am Schluss landet die Trackingnummer im Beleg.

Wie präzise du die Positionen ansprichst, bleibt dir überlassen: über die Auftragsposition, über die Positionsnummer, über Artikelnummer oder Artikelname. Wird die Zuordnung dabei mehrdeutig, bricht die Vorschau ab und fragt nach, statt sich für eine Variante zu entscheiden. Ähnlich streng ist die Datumslogik, die ein Versanddatum in der Zukunft ablehnt und ein Lieferdatum vor dem Versanddatum ebenfalls. Beides sind Fehler, die einem in der Maske erstaunlich leicht unterlaufen.

Das Problem, das den Über-Lieferungs-Schutz nötig gemacht hat

Damit kommen wir zu dem Detail, an dem dieses ganze Feature hängt.

weclapp verhält sich beim Kommissionieren auf eine Art, die man kennen sollte: Wird eine Lieferposition unterkommissioniert, hebt das System sie beim Picken stillschweigend wieder auf die volle Positionsmenge. Wer also eine Lieferung über zehn Stück anlegt und nur zwei pickt, versendet am Ende trotzdem zehn. Es gibt keine Fehlermeldung und keine Rückfrage. Der Bestand ist gebucht, der Lieferschein steht über zehn Stück, und die fehlenden acht bekommst du aus dem Auftrag heraus nicht mehr sauber nachgeliefert.

Der Über-Lieferungs-Schutz setzt genau davor an: Bei einer Teillieferung wird die Positionsmenge der Lieferung zuerst heruntergesetzt und erst danach gepickt. Zwei von zehn bleiben zwei von zehn, die restlichen acht bleiben im Auftrag offen und lieferbar.

Darum herum liegen weitere Sperren, die alle vor dem ersten Schreibvorgang greifen. Sagst du bei einem mehrzeiligen Auftrag einfach „versende den Auftrag", passiert zunächst nichts: Dass wirklich alle offenen Positionen rausgehen sollen, musst du eigens bestätigen. Serien- und chargenpflichtige Positionen lassen sich auf diesem Weg ohnehin nicht mitversenden, weil die Plattform Seriennummern grundsätzlich nicht selbstständig aus dem Bestand auflöst, sondern verlangt, dass du die Position benennst. Und wo eine Menge über der Auftragsposition liegt, Bestand fehlt, ein Lagerplatz mehrdeutig ist oder ein Beleg längst abgeschlossen wurde, bricht der Vorgang mit einer klaren Meldung ab, statt einen halb geschriebenen Beleg zu hinterlassen. Selbst zwischen zwei Schreibschritten liest die Plattform den Beleg noch einmal autoritativ ein und vergleicht ihn mit dem freigegebenen Plan. Weicht er ab, weil parallel jemand in der Oberfläche gearbeitet hat, stoppt sie.

Wenn doch etwas schiefgeht

Für Korrekturen gibt es zwei Wege, und der Unterschied ist wichtig. Rework setzt eine Lieferung auf Neu zurück und ist der Weg für Kopfdaten: ein falsches Versanddatum, ein falsches Lieferdatum, eine fehlende Trackingnummer. War die Lieferung schon versendet, bleiben die Positionen dabei gesperrt, weil die Bestandsbewegung bereits gebucht ist. Du korrigierst also den Kopf und schickst den Beleg direkt wieder auf Versendet.

Ein Storno dagegen macht die Lieferung endgültig ungültig. Sie lässt sich danach weder reaktivieren noch nachbearbeiten, und war sie bereits versendet, wird sie dafür erst zurückgesetzt und dann storniert. Willst du anschließend doch liefern, entsteht eine neue Lieferung. Die Faustregel, die wir Kund:innen mitgeben, lautet deshalb: Kopfdaten falsch, dann Rework. Inhalt falsch, dann Storno und neu liefern. Was von beidem passiert, siehst du in der Vorschau, bevor du freigibst.

Dasselbe Prinzip gilt übrigens auch abseits von Belegen, also bei Inventurdifferenzen, Bruch, Fundbestand oder Umlagerungen zwischen Lagerplätzen und Lagern.

Zwei Schritte und ein Token

Technisch ist die Freigabe bei jedem Schreibvorgang identisch aufgebaut. Der erste Schritt ist die Vorschau, und die ändert nichts: Sie liefert den vollständigen Plan mit allen Einzelschritten, allen Warnungen und allen aufgelösten Standardwerten, dazu ein Freigabe-Token.

Der zweite Schritt ist die Ausführung, und die funktioniert ausschließlich mit genau diesem Token. Es ist an die Aktion gebunden, an den Zielbeleg und an einen SHA-256-Hash der Nutzdaten, weshalb schon ein verändertes Zeichen in der Payload zur Ablehnung führt. Das Token ist kurzlebig und einmal gültig, und wer es ein zweites Mal einlöst, bekommt das protokollierte Ergebnis des ersten Laufs zurück, statt erneut zu buchen. Doppelbuchungen durch einen hektischen zweiten Klick oder einen Netzwerk-Timeout sind damit ausgeschlossen.

Kurz gesagt, und das gilt für die gesamte Plattform: Die KI schreibt nie ungefragt. Vorschau, Freigabe, Audit-Trail.

Was Kund:innen dazu sagen

„Ein Game Changer für weclapp."

Kurt Liebenberg, Managing Partner bei BQM

„Ich verneige mich tief."

Karl Heinz Hermann, Geschäftsführer bei Das gesunde Tier

So kommst du rein

Viel brauchst du nicht: einen weclapp-Mandanten, einen KI-Assistenten deiner Wahl und einen Zugang zu wals.pro AI 4 weclapp, das derzeit in offener Beta läuft und bis 31.12.2026 kostenlos nutzbar ist.

Am schnellsten geht es über die 90-Sekunden-Demo zum Wareneingang. Danach legst du dir einen kostenlosen Beta-Zugang an und spielst die erste Buchung in deinem eigenen Testmandanten durch: ai.wals.pro

Und wenn du sehen willst, wie das in deinem Lager konkret aussieht, mit deinen Chargen, deinen Seriennummern und deinen Lagerplätzen, dann buch dir 30 Minuten mit uns: wals.pro/termin