In der dynamischen Geschäftswelt von heute stehen Effizienz und Automatisierung ganz oben auf der Liste der Unternehmensziele. Ein Bereich, in dem du diese beiden Elemente nicht vernachlässigen solltest, ist die Erfassung deiner Eingangsbelege.
Mit der Hilfe von Power Automate und Künstlicher Intelligenz (KI) kannst du den Rechnungsverwaltungs-prozess spielend leicht optimieren, anfangen nützliche Features wie den Zahllauf und die Sammelüberweisungen in weclapp zu nutzen und so mehr als 20h im Monat an wertvoller Arbeitszeit einsparen.
Firmen wie die hema rack GmbH, hebert systems GmbH und die M IT-Systemhaus GmbH zählen bereits auf die KI-gesteuerte Rechnungs-Inbox.
Ein Blick auf die KI Rechnungs-Inbox
Das Hauptziel der KI Rechnungs-Inbox ist es, den Transfer von Einkaufsrechnungen in dein weclapp ERP-System zu automatisieren. Mit fortschrittlicher KI-Technologie werden Rechnungen und ihre Positionen präzise erfasst und zugeordnet – sogar PO-Nummern für Bestellrechnungen.
Der Prozess zur Automatisierung
Der gesamte Ablauf lässt sich je nach Bedarf in einen oder zwei zentrale Flows gliedern:
Ein Flow, direkt von der E-Mail zur Eingangsrechnung:
- Automatische Verarbeitung: Sobald ein Rechnungsdokument im Rechnungs-E-Mail-Postfach ankommt, wird ein automatisierter Flow ausgelöst, der die weitere Bearbeitung der Rechnung übernimmt und sie in weclapp ablegt.
Zwei Flows (empfohlen), über ein Ablageverzeichnis zur Eingangsrechnung:
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Rechnungen Ablegen: Die Rechnungsdokumente landen automatisch in einem speziellen SharePoint-Ordner, sei es durch eine ankommende E-Mail mit Rechnungsanhang in deinem Postfach oder durch das direkte Einscannen von Rechnungen mit der OneDrive-App in den vorgesehenen Ordner.
- Automatische Verarbeitung: Sobald ein neues Dokument im SharePoint-Ordner auftaucht, wird ein automatisierter Flow ausgelöst, der die weitere Bearbeitung der Rechnung übernimmt.
Bei der automatischen Verarbeitung ordnet das System die Belege anhand der UID des Lieferanten, der PO-Nummer und des Lieferanten Namen zu. Der Flow erkennt die Positionen und lädt die Daten und das Dokument als PDF hoch. Auch eine Umbenennung des PDF-Dokuments ist möglich, sowie eine zusätzliche Ablage von weiteren Dokumenten zur Rechnung wie z.B. Gelangensbestätigungen, Lieferscheinen, etc. 
Flexibilität und Transparenz
Wir setzen auf den bewährten Microsoft AI Builder, der als KI-Modell as a Service auf zuverlässige KI-Modelle von Microsoft zurückgreift. Das bedeutet für dich: sofortige Einsatzbereitschaft ohne Komplikationen.
Ein weiteres Highlight unserer KI Rechnungs-Inbox ist ihre Anpassbarkeit. Es handelt sich nicht um eine starre Standard-Lösung, sondern um ein flexibles System, das sich wie ein Template versteht und sich nach deinen individuellen Bedürfnissen schnell und einfach formen lässt. So behältst du stets die volle Kontrolle über den Prozess und kannst ihn nach deinen speziellen Anforderungen gestalten.
Auch das Trainieren eines angepassten KI-Modells ist mit wenigen Klicks möglich, um die Erkennungsraten bei speziellen Belegformaten auf das höchste Niveau zu bringen.
Kosten und Ersparnis
Für nur 15 € im Monat erhältst du Zugriff auf Microsoft Power Automate und den KI Builder. Dabei können monatlich bis zu 150 Belege verarbeitet werden. Einmalige Kosten für Connector, Installation, Flow Template und Anpassungen belaufen sich auf ca. € 1.299, -.
Das Ergebnis? Eine Zeitersparnis von rund 20 Stunden pro Monat, schon mit dem allerersten Power Automate Flow Template.
Abschließende Gedanken
Die KI-gesteuerte Rechnungs-Inbox steht für einen strukturierten und effizienten Ansatz in der Rechnungsverwaltung. Mit der Kombination aus KI, automatisierten Flows und der OneDrive-App hast du die Möglichkeit, deine Rechnungsverwaltung zu optimieren, ohne dabei auf Kontrolle und Transparenz zu verzichten.
Wenn auch du deinen Eingangsrechnungs-Workflow revolutionieren willst, buche direkt deinen Power Automate 4 weclapp Workshop.