Welches ERP deckt Verträge, Tickets, Zeiten und Rechnungen für ein IT-Systemhaus oder einen MSP ab?

Ein Systemhaus verkauft wiederkehrende Leistungen und Stunden. Es braucht Wartungsverträge, ein Ticketsystem, Zeitbuchung, Stundenkontingente und am Monatsende eine Rechnung mit Leistungsnachweis, dazu Angebote, CRM und Buchhaltung.

Das Branchenwerkzeug dafür heißt PSA (Professional Services Automation): Tickets, Zeiten und Abrechnung in einem Werkzeug. Remote-Monitoring (RMM) läuft häufig als eigenes Werkzeug daneben. In Einführungen bei Systemhäusern sehen wir, dass zum Monatsbeginn Zeiten pro Kunde zusammengesucht werden, bevor Rechnungen entstehen. weclapp führt diese Kette in einem System; wo es Grenzen gibt, zeigt die Matrix sie offen.

Die Add-ons Helpdesk und Vertragsmanagement gibt es nur zu ERP Dienstleistung oder ERP Handel, ERP Starter scheidet aus. Alle Preise sind netto.

Dieser Ablauf ist unsere Praxis aus Einführungen bei Systemhäusern. Wir richten ihn mit dir ein, bevor der erste Vertrag automatisch abrechnet:

1. Angebot erstellen.
2. Daraus entstehen ein Vertrag nur mit den wiederkehrenden Positionen und für Kunden mit Zeit und Material ein Projektauftrag. Den Abrechnungsmodus stellst du am Artikel ein.
3. Mail-to-Ticket erkennt den Kunden über die Absenderadresse (bei Freemail oder gleicher Domain mehrerer Firmen nicht eindeutig). Bei Zeit-und-Material-Kunden verknüpft ein kleiner Automatisierungs-Flow (n8n oder Power Automate), den wir einrichten, das Ticket mit dem Projektauftrag; Kunden mit Kontingent bleiben ohne Projektauftrag. Wie viele Anfragen der Flow absetzen darf, steht unter Hat die weclapp API ein Rate Limit?.
4. Alle Zeiten werden gebucht, abrechenbar oder mit 0 €. Wegzeit ist ein eigener Artikel.
5. Kunden mit Kontingent bekommen es als Produkt; der Vertrag erzeugt monatlich einen Auftrag mit Kontingentartikel. Sie buchen aufs Kontingent, Zeit-und-Material-Kunden auf Aufgaben ihres Projektauftrags. Wie du Mehrstunden berechnest, steht in Wie rechne ich Wartungsverträge, Lizenzen und Managed Services wiederkehrend ab?
6. Der Vertrag rechnet am Monatsanfang, die Stunden der Zeit-und-Material-Kunden folgen am Monatsende über deren Projektauftrag.
7. Zu jeder Periode gehört ein Leistungsnachweis. Bei Fixsumme-Kunden erzeugen wir einen Leistungsnachweis, damit der Aufwand sichtbar bleibt. Ob zusätzlich ein Beleg über 0 € sinnvoll ist, klärst du mit deiner Steuerberatung. Das ersetzt keine Steuerberatung.
8. wals.pro AI 4 weclapp hilft bei Angeboten, Vertragsänderungen und Tickets, immer mit Vorschau und Freigabe.

Im ersten Abrechnungsmonat gleichen wir Projektauftrag und Ticketzeiten ab, bevor der Vertragslauf automatisch rechnet. Rechnungen aus einem eigenen Abrechnungssystem: Abo-Rechnungen per API.

Ein fiktives Systemhaus hat 15 Mitarbeitende mit weclapp-Zugang, davon neun im Büro, und 60 Wartungsverträge. Zum Monatsanfang rechnet der Vertragslauf deren wiederkehrende Positionen ab. Kunden mit Kontingent buchen aufs Kontingent, Zeit-und-Material-Kunden auf Aufgaben ihres Projektauftrags. Zum Monatsende entscheidet eine feste Routine, welche Stunden abgerechnet werden. Das Beispiel ist erfunden und zeigt die Reihenfolge.

Stand 11.10.2026. „kann“ ist in Doku oder Produktseiten von weclapp belegt; bei „teilweise“ steht dabei, was wir mit einem Flow ergänzen. „Lücke“ heißt: dort nicht gefunden.

Ob ein Kontingentverfall vertraglich wirksam ist, klärst du mit deiner Rechtsberatung. Das ersetzt keine Rechtsberatung.

Das Rechenschema nutzt die öffentliche Preisliste von weclapp, keine vermittelten Konditionen (wals.pro ist weclapp-Partner). Monatskosten in Euro, netto, Listenpreis weclapp, Stand Oktober 2026. Setz deine Zahlen daneben.

Annahmen des Rechenschemas:

• Alle Mitarbeitenden haben weclapp-Zugang auf ERP Dienstleistung.
• Die Add-ons kosten 55 € pro Person und Monat; gerechnet sind sie für die Personen, die damit arbeiten (Technik: Helpdesk, Büro: Vertragsmanagement).
• Ohne Mengenrabatt: Bei mehr als zehn Lizenzen erstellt weclapp ein individuelles Angebot; ob Add-ons dabei mitzählen, lassen wir offen. Das Rechenschema nutzt durchgehend Listenpreise.
• Ohne Einführung, Monitoring-Werkzeug und Automatisierungswerkzeug für den Flow in Schritt 3.

weclapp bildet ERP, Buchhaltung, CRM, Helpdesk und Verträge in einem System ab; Monitoring bleibt ein eigenes Werkzeug. Setz die Summe deiner heutigen Werkzeuge daneben, dann siehst du den Unterschied für deinen Fall.

Viele Anbieter rechnen KI getrennt ab, etwa nach Credits, Aktion, Auflösung, Agent oder Aufruf; die Modelle werden laufend weiterentwickelt. Die Modelle erklärt die Seite Pro Beleg oder pro Nutzer:in. Bei wals.pro AI gilt: Einstieg dauerhaft kostenlos, keine Credits, bis 31.12.2026 alle Funktionen kostenlos, danach Bezahlstufen nach Umfang. Über 125 Unternehmen haben sich für wals.pro AI 4 weclapp registriert.

Angebote entstehen als Vorschau und werden nach deiner Freigabe angelegt. Verträge liest die KI und wertet sie aus; Änderungen an Positionen, Preisen, Zeiträumen oder Abrechnungsmodus gehen einzeln durch Vorschau und Freigabe. Bei Tickets liest sie sofort; Anlegen, Status setzen, Kommentieren und Zeiten buchen laufen mit Vorschau und Freigabe. Zeiten bucht sie auf genau ein Ziel (Ticket, Auftrag oder Aufgabe), auf Wunsch gegen ein Kontingent; nur bei einem Auftrag muss dieser bestätigt sein.

Die KI schreibt nie ungefragt: Vorschau, Freigabe, Protokoll. Jede Freigabe gilt für genau eine Änderung und ist an deren Inhalt gebunden. Sie arbeitet mit den Rechten der weclapp-Nutzer:in, deren API-Schlüssel du hinterlegst. Im eigenen Helpdesk entwirft ein KI-Agent die Antwort und bucht die Zeit; ein Mensch gibt frei. Die Technik und den Funktionsumfang beschreibt die Seite wals.pro AI 4 weclapp.

Zahlen geprüft am 12.10.2026, Zertifizierung am 13.10.2026. Alle Preise netto pro Monat. Die Rechnungen sind Rechenbeispiele unter den genannten Annahmen und kein Angebot, das Systemhaus mit 15 Mitarbeitenden ist erfunden. Steuer- und Rechtsfragen klärst du mit deiner Beratung; diese Seite ersetzt sie nicht.

• weclapp, Preise (Pakete, Add-ons, Einzellizenzen, Funktionstabelle, Enterprise): https://www.weclapp.com/de/preise/ → Preise und Pakete, Add-on-Preis 55 € im Monat, Funktionsumfang inkl. Ressourcenauslastung, Handel gegenüber Dienstleistung, Rechnung
• weclapp, Vertragsabrechnung: https://doc.weclapp.com/documentation/vertraege/1-vertraege/1-2-vertraege-abrechnen/ und https://doc.weclapp.com/knowledgebase/abrechnungseinstellungen-bei-vertraegen (weclapp-Dokumentation) → Lauf ab 3 Uhr, Abrechnungstyp; Sammelabrechnung: https://doc.weclapp.com/documentation/vertraege/1-vertraege/1-5-sammelabrechnung-funktioniert-nicht/
• weclapp, Vertragsmanagement: https://www.weclapp.com/de/vertragsmanagement/ → Vorlagen, Verlängerung, Erinnerung; Vertragspositionen: https://doc.weclapp.com/documentation/vertraege/1-vertraege/1-6-vertragspositionen/ → Massenbearbeitung, Feldumfang ungeprüft
• weclapp, Helpdesk: https://www.weclapp.com/de/helpdesk/ und https://www.weclapp.com/de/ticketsystem/ → Funktionen, Kundenerkennung, App
• weclapp, Ticketabrechnung und Kontingente: https://doc.weclapp.com/knowledgebase/wie-funktioniert-die-ticketabrechnung/ , https://doc.weclapp.com/knowledgebase/wie-kann-ein-kontingent-angelegt-werden/ , https://doc.weclapp.com/knowledgebase/wie-verwende-ich-das-dienstleistungskontingent/ → Zeit am Ticket, Abrechnung, Kontingente
• weclapp, SLA: https://doc.weclapp.com/knowledgebase/kann-eine-individuelle-sla-aus-dem-vertrag-ins-ticket-uebertragen-werden/ → SLA aus Vertrag, Eskalation je Ziel
• weclapp, ITscope: https://doc.weclapp.com/knowledgebase/was-ist-itscope-wie-binde-ich-itscope-mit-weclapp-an/ (Stand der Doku-Seite: 2023) → Distributoren für Hardware
• Eigener Suchlauf in weclapp-Dokumentation und Produktseiten am 11.10.2026 → von uns nicht gefunden: Indexierung, RMM, Gerätestamm, Partner Center, Einsatzplanung für Techniker:innen
• Eigene Praxis von wals.pro aus Einführungen bei Systemhäusern, ohne Kundennamen: Ablauf, Monatsreset, eigener Helpdesk. Produktdokumentation wals.pro AI 4 weclapp, geprüft am 11.10.2026: Fähigkeiten und Freigabe
• KI-Abrechnung: öffentliche Preisseiten von Anbietern aus ERP, CRM, Helpdesk, PSA und ITSM, Stand 11.10.2026, ohne Namen
• weclapp, Zertifizierung: https://www.weclapp.com/de/sicherheit/zertifizierung/ (abgerufen 13.10.2026) → ISO/IEC 27001:2022 über die Exact Group, Daten in der AWS-Region Frankfurt
• Rezensionen: öffentliche Google-Rezensionen von BQM GmbH und M IT-Systemhaus, wortgleich (BQM zusätzlich auf OMR)
• Berechnung der Add-ons pro Person: Partnerwissen wals.pro, bestätigt am 12.10.2026
• Die nächste Prüfung ist am 10.01.2027