ERP-Wechsel von Billbee oder Wawi zu weclapp: Daten, Ablauf, FAQ
Kurz gesagt: Du wechselst von Billbee, einer Wawi oder einem anderen Shop-Tool in vier Schritten zu weclapp: Datenumfang klären, Daten exportieren, Probeimport mit Abgleich, Stichtag; dein Shop bleibt online, weil das Altsystem bis zum Stichtag weiterläuft. Kommst du von Billbee, planst du zusätzlich die Kündigung, die Freigabe deiner Versandetiketten und deine Billbee-Regeln ein.
Dieser Artikel ist für dich, wenn du einen Onlineshop mit Billbee, JTL-Wawi oder einem ähnlichen Tool betreibst und auf weclapp umsteigen willst. Du erfährst, welche Daten wie umziehen, wie der Wechsel abläuft und wo du aufpassen musst. Die Abschnitte zu Billbee brauchst du nur, wenn du Billbee nutzt.
Transparenz: wals.pro ist weclapp-Partner. Wir richten weclapp ein, verkaufen ein Versand-Plugin für weclapp und bauen Automatisierungen mit n8n. An einem Wechsel zu weclapp verdienen wir also mit. Angaben zu Billbee stammen von dessen öffentlichen Seiten, die Angabe zur Billbee-Anbindung vom weclapp-Store, die Hinweise zu Versand, Parallelbetrieb und Regeln aus unseren eigenen Projekten.
Das Wichtigste in Kürze
- Dein Shop bleibt online. Die Shop-Anbindung stellst du erst am Stichtag um, bis dahin läuft das Altsystem weiter.
- Stamm- und Belegdaten kommen per Import. Artikel, Kontakte, Aufträge und Rechnungen übernimmst du über den Import-Wizard von weclapp.
- Bestände kommen per Inventur. Lagerbestände übernimmst du über eine Stichtagsinventur, nicht per Datei.
- Der Probeimport entscheidet. Du importierst und gleichst ab, bis die Zahlen stimmen, und stellst erst dann um.
Welche Daten wie umziehen
Die Tabelle zeigt, wie sich die typischen Datenbereiche eines Shops nach weclapp übernehmen lassen. Grundlage ist die Dokumentation von weclapp zum Datenimport (Stand 01.11.2026).
| Bereich | So kommt er nach weclapp | Worauf du achtest |
|---|---|---|
| Artikel | Import-Wizard, Importtyp Verkaufsartikel (inklusive Preise), per Vorlage als Datei. | Artikelnummern aus Shop und Altsystem vorher abgleichen, damit Bestellungen später dem richtigen Artikel zugeordnet werden. |
| Kunden | Import-Wizard, Importtyp Kontakte (Kunden, Lieferanten, Interessenten). | Doppelte Kontakte im Altsystem vor dem Export bereinigen. |
| Offene Aufträge | Import-Wizard, Importtyp Aufträge. Alternativ führst du offene Aufträge im Altsystem zu Ende und startest ab dem Stichtag neu in weclapp. | Entscheide vorher, welcher Weg zu deinem Auftragsvolumen passt. Teillieferungen und Zahlungsstatus im Probeimport prüfen. |
| Bestände | Stichtagsinventur in weclapp. | Das Lager ist während der Inventur gesperrt. Du brauchst einen Bewertungspreis je Artikel, die Buchungspreise stehen danach fest. |
| Belege | Verkaufs- und Einkaufsrechnungen sind als Importtypen vorhanden. Alte Belege kannst du alternativ im Altsystem oder Archiv belassen. | Aufbewahrungspflichten gelten weiter. Kläre mit deiner Steuerberatung, was du im Altsystem behältst. |
| Shop-Anbindung | Du richtest die Anbindung deines Shops an weclapp vor dem Stichtag ein und testest sie. Die alte Anbindung bleibt bis zum Stichtag aktiv. | Zum Stichtag nur eine Anbindung aktiv lassen, damit keine Bestellung doppelt ankommt. |
Insgesamt unterstützt der Import-Wizard von weclapp rund 30 Datentypen, darunter Zusatzattribute, Verträge und Rechnungen. Für jeden Typ gibt es eine Vorlage und eine PDF-Anleitung.
Die Datei muss in ISO-8859-1 vorliegen. Bei falscher Vorlage kommt eine Fehlermeldung.
Fazit: Artikel, Kontakte, Aufträge und Belege importierst du, Bestände zählst du am Stichtag.
Der Ablauf in vier Schritten
- Datenumfang klären. Lege fest, was umzieht und was im Archiv bleibt. Artikel und Kontakte meist komplett, Belege oft nur teilweise.
- Export aus dem Altsystem. Ziehe Artikel, Kontakte und Aufträge als Datei. Welche Exporte dein Altsystem anbietet, steht in dessen Dokumentation. Die Spalten ordnest du den weclapp-Vorlagen zu.
- Probeimport und Abgleich. Spiele die Dateien über den Import-Wizard ein und prüfe Stichproben: Artikelzahl, Preise, Kontakte, offene Aufträge. Wiederhole den Import, bis die Zahlen stimmen.
- Stichtag. Führe die Inventur durch, übernimm den Stand der offenen Aufträge, stelle die Shop-Anbindung auf weclapp um und schalte die alte Anbindung ab. Danach läuft das Tagesgeschäft in weclapp.
Mehr zum Vorgehen findest du auf der Seite ERP-Wechsel ohne Shop-Ausfall. Wie wir dich bei der Datenübernahme unterstützen, steht auf der Seite weclapp-Migration.
Fazit: Umgestellt wird erst, wenn der Probeimport stimmt.
Was du beim Umzug von Billbee zusätzlich planst
Kommst du von Billbee, gehören vier Punkte zusätzlich in deinen Plan. Die Angaben zu Billbee stammen von der Preisseite und der Hilfe von Billbee (Stand 01.11.2026). Die Hinweise zu Regeln und Etiketten beruhen auf unseren Projekten, die Angabe zur Anbindung auf dem weclapp-Store.
| Thema | Was gilt | Was du einplanst |
|---|---|---|
| Abrechnung | Billbee rechnet laut Preisseite nach der Zahl der verarbeiteten Aufträge pro Monat ab. Als Aufträge zählen auch Erstattungen, Stornorechnungen und Gutschriften. weclapp rechnet laut eigener Preisseite pro Nutzer:in ab (Stand 01.11.2026). | Lege fest, wo du Erstattungen und Gutschriften zu alten Aufträgen nach dem Stichtag bearbeitest. Wann du kündigst, steht in der Checkliste unten. |
| Regeln | Billbee-Regeln bestehen laut Billbee-Hilfe aus einem Auslöser, optionalen Bedingungen und Aktionen. | Liste deine aktiven Regeln vor dem Umzug auf. In unseren Projekten setzen wir sie in weclapp über Workflows um, Sonderfälle über eine Automatisierung. |
| Versandetiketten | In einem unserer Projekte verlangte der Versanddienstleister beim Systemwechsel eine neue Freigabe der Etiketten mit Testlabels. | Fordere die Freigabe früh an und prüfe Druckformat und Adressen, bevor der Stichtag feststeht. |
| Billbee weiter nutzen | Im weclapp-Store gibt es eine Billbee-Anbindung des Drittanbieters DS Consult. Laut Store-Eintrag überträgt sie Aufträge an weclapp (Stand 01.11.2026). | Entscheide, ob du Billbee ganz ablöst oder als Auftragsquelle behältst. Behältst du Billbee, laufen die Billbee-Kosten weiter und die Checkliste unten entfällt. |
Was sich nach dem Umstieg im Alltag ändert, beschreibt der Artikel Billbee oder weclapp: Was sich beim Umstieg im Alltag ändert.
Fazit: Kommst du von Billbee, planst du Abrechnung, Regeln, Etiketten und die Frage ein, ob Billbee bleibt.
Checkliste: Billbee kündigen
Nach dem Stichtag bleibt dein Billbee-Konto noch eine Weile aktiv, ohne Verbindung zu Shop und Marktplätzen. In dieser Zeit bearbeitest du dort nur noch Nachläufer zu alten Aufträgen. Dieser Parallelbetrieb dauerte in unseren bisherigen Umstiegsprojekten oft länger als geplant.
- Vertrag prüfen. Schau in deinem Billbee-Konto nach Laufzeit und Frist. Laut Preisseite ist Billbee monatlich kündbar (Stand 01.11.2026).
- Nachläufer klären. Lege fest, wo Erstattungen, Gutschriften und Retouren zu alten Aufträgen bearbeitet werden.
- Daten sichern. Exportiere, was du aufbewahren musst. Was das ist, klärst du mit deiner Steuerberatung.
- Verbindungen am Stichtag trennen. Trenne Shop- und Marktplatzverbindungen in Billbee, sobald weclapp übernimmt, damit keine Bestellung doppelt ankommt. Das Konto bleibt für die Nachläufer aktiv.
- Kündigung erklären. Kündige, wenn weclapp stabil läuft, deine Daten gesichert sind und keine Nachläufer mehr offen sind.
Fazit: Kündige Billbee als letzten Schritt, nach Datensicherung und Nachläufern.
Quellen und Grenzen
- weclapp-Dokumentation: Welche Daten kann ich in weclapp importieren?, abgerufen am 01.11.2026: Importtypen, Vorlagen und Zeichensatz.
- Preisseite von weclapp, abgerufen am 01.11.2026: kostenloser Testzeitraum und Kündigungsfrist der monatlichen Lizenz.
- Preisseite von Billbee, abgerufen am 01.11.2026: Abrechnung nach verarbeiteten Aufträgen, was als Auftrag zählt, monatliche Kündbarkeit.
- Billbee-Hilfe: Abläufe mit Regeln automatisieren, abgerufen am 01.11.2026: Aufbau der Regeln.
- weclapp-Store: Billbee-Anbindung für weclapp, abgerufen am 01.11.2026: Anbieter und Umfang der Anbindung.
Der Artikel beschreibt die weclapp-Seite des Wechsels. Welche Exporte Billbee, JTL-Wawi oder dein Altsystem anbietet, steht in dessen eigener Dokumentation. Welche Belege du aufbewahren musst, klärst du mit deiner Steuerberatung. Billbee-Preise nennen wir nicht, sie stehen auf der Preisseite von Billbee. Die Hinweise zu Versandetiketten, Parallelbetrieb und Regeln beruhen auf unseren Projekten, nicht auf Angaben der Anbieter. Die Billbee-Anbindung im weclapp-Store kennen wir nur aus dem Store-Eintrag. Fremdangaben prüfen wir spätestens alle sechs Monate neu.
Häufige Fragen
Wie wechsle ich von Billbee zu weclapp, ohne dass mein Shop ausfällt?
Dein Shop selbst läuft weiter, denn du stellst die Anbindung erst am Stichtag um. Bis dahin bleibt Billbee aktiv, während du Artikel, Kontakte und Aufträge exportierst, in weclapp probeweise importierst und abgleichst. Erst wenn der Probeimport stimmt, schaltest du die Shop-Anbindung auf weclapp um.
Welche Daten kann ich nach weclapp importieren?
Der Import-Wizard von weclapp deckt rund 30 Datentypen ab, unter anderem Verkaufsartikel inklusive Preisen, Kontakte, Aufträge, Verträge, Verkaufs- und Einkaufsrechnungen sowie Zusatzattribute. Die genaue Liste steht in der weclapp-Dokumentation zum Datenimport.
Was passiert mit offenen Aufträgen beim ERP-Wechsel?
Du hast zwei Wege: Entweder importierst du die offenen Aufträge über den Importtyp Aufträge, oder du führst sie im Altsystem zu Ende und arbeitest ab dem Stichtag nur noch in weclapp. Bei wenigen offenen Aufträgen ist der zweite Weg oft einfacher, bei vielen lohnt sich der Import mit Abgleich.
Wie kommen meine Lagerbestände in weclapp?
Über eine Stichtagsinventur. Das Lager ist dabei für die Dauer der Inventur gesperrt. Du brauchst für jeden Artikel einen Bewertungspreis, die Buchungspreise stehen danach fest. Plane die Inventur deshalb auf einen ruhigen Zeitpunkt.
Gibt es eine laufende Billbee-Anbindung für weclapp?
Ja. Im weclapp-Store bietet der Drittanbieter DS Consult eine Billbee-Anbindung an. Laut Store-Eintrag überträgt sie Aufträge aus Billbee an weclapp, meldet Versandstatus und Trackingnummern zurück und gleicht Lagerbestände regelmäßig ab (Stand 01.11.2026). Wir kennen die Anbindung nur aus dem Store-Eintrag und haben sie nicht getestet. Ob sie zu deinem Setup passt, klärst du mit dem Anbieter.
Wann sollte ich Billbee kündigen?
Erst nach dem Stichtag, wenn weclapp stabil läuft, deine Daten gesichert sind und keine Nachläufer zu alten Aufträgen mehr offen sind. Die einzelnen Schritte stehen in der Checkliste oben.
Gilt der Ablauf auch für JTL-Wawi und andere Systeme?
Der Ablauf auf der weclapp-Seite bleibt gleich: Export als Datei, Probeimport in weclapp, Abgleich, Stichtag. Welche Exporte dein Altsystem anbietet und wie die Spalten heißen, steht in dessen Dokumentation. Die Spalten ordnest du dann den weclapp-Vorlagen zu.
Kann ich weclapp vorher testen?
Ja. Laut Preisseite von weclapp kannst du 30 Tage kostenlos testen, monatlich gebuchte Lizenzen sind danach mit einer Frist von einem Monat kündbar (Stand 01.11.2026). Einen Probeimport machst du am besten schon in der Testphase.