Die Automatisierung kann besonders bei komplizierten Vorgängen, wie den Genehmigungsprozessen von Einkaufsbestellungen, einen erheblichen Vorteil bieten. Wir zeigen dir, wie mit der Hilfe von Power Automate und weclapp dein Bestellfreigabeprozess automatisiert werden kann und dir ganz einfach Zeit einspart.
Unternehmen wie die EcoG GmbH zählen bereits auf den automatisierten Bestellfreigabe-Prozess.
So funktioniert die Bestellfreigabe
Stell dir vor, du möchtest in deinem Unternehmen eine Bestellung aufgeben. Aus Sicherheitsgründen ist es jedoch nicht jedem erlaubt dies direkt zu tun. So müsstest du einen komplexen Freigabeprozess mit mehreren manuell geschriebenen E-Mails durchlaufen. Trotz dieser manuell aufgesetzten Prozesse können Nutzer dann immer noch in weclapp Bestellungen anlegen und an Lieferanten schicken, was ein Risiko darstellt.
Die automatisierte Bestellfreigabe in weclapp stützt diesen Prozess und bildet ihn in weclapp und Power Automate ab.
Der automatisierte Workflow sieht folgendermaßen aus:
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Bestellung anlegen: Zuerst legst du eine Bestellung in weclapp an (inkl. Bestell-Positionen) und beendest die Erfassung. Dabei wählst du aus, wer die Bestellung genehmigen (Genehmigende) und wer informiert (Informanten) werden soll.
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Flow starten: Nachdem du die Erfassung abgeschlossen hast, wird ein automatisierter Flow gestartet. Dieser sendet eine E-Mail mit dem Hinweis "Ihre Freigabe ist erforderlich“ an die ausgewählten Genehmigenden.
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Genehmigung: Die ausgewählten Personen können die Bestellung dann über die E-Mail prüfen und freigeben.
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Automatische Weiterverarbeitung: Nach der Genehmigung erstellt der Flow in weclapp die Bestelldokumente und überträgt die Bestellung zum Lieferanten. Die Freigaben werden als Kommentare an der Bestellung hinterlegt.
Sicherheit an erster Stelle
Ein zentrales Merkmal dieses Prozesses ist das Berechtigungssystem von weclapp. Dies gewährleistet, dass nicht jeder willkürlich Bestelldokumente erstellen kann. Jede Bestellung muss diesen spezifischen Ablauf durchlaufen, um die erforderlichen Genehmigungen sicherzustellen. Jegliche Umgehungen dieses Genehmigungsprozesses werden durch Modifikationen der weclapp-Berechtigungen verhindert.
Abschließende Gedanken
Durch weclapp und einen strukturierten Ablauf lässt sich der Genehmigungsprozess für Bestellungen erheblich verbessern. Das bringt nicht nur Zeitersparnis, sondern auch mehr Klarheit und Nachvollziehbarkeit.
Wenn du bereit bist, deinen Bestellfreigabeprozess zu revolutionieren, buche direkt deinen Power Automate 4 weclapp Workshop.